Удостоверение протокола общего собрания участников ООО

Содержание

Регистрация юридического лица и необходимые действия

Открытие коммерческой организации требует обязательной регистрации юридического лица в налоговом органе и внесения сведений о нем в единый реестр юридических лиц — ЕГРЮЛ. Но для этого нужно подготовить пакет документов компании, в том числе заверить учредительные документы у нотариуса. Какие документы вам понадобятся и как правильно их заверить?

Почему нужно заверить устав?

Сразу после того, как устав общества разработан, его нужно утвердить и зарегистрировать в государственных органах для последующего занесения юридического лица в ЕГРЮЛ. Но перед этим можно заверить устав у нотариуса, а также другие документы, в частности, учредительный договор.

Устав общества — один из главных учредительных документов, определяющий порядок организации и осуществления текущей деятельности общества. Устав должен быть утвержден учредителями общества в тот момент, когда создается новое предприятие. Что должно быть указано в уставе?

общие положения компании: название (полное и сокращенное), адрес;

  • виды деятельности общества;
  • филиалы и представительства;
  • уставной капитал — его размер, сумма;
  • информация об органах управления общества;
  • полная информация о компетенции органов управления обществом — собраниях, способах выхода из общества, порядке продажи доли в уставном капитале общества;
  • права и обязанности участников общества;
  • сведения о хранении документов в обществе и предоставлении информации;
  • информация о распределении прибыли в компании;
  • положения о реорганизации или ликвидации предприятия;
  • заключительные положения.

Заверять эти документы в нотариальной конторе не обязательно, законодательные нормы не обязывают к этому, и налоговый инспектор не вправе требовать от вас нотариально заверенного устава и договора. Тем не менее, большинство организаций предпочитают все же обращаться к нотариусу.

Учредительный договор

Учредители юридического лица заключают договор, в котором определяют порядок совместной деятельности.

Суть договора, в отличие от устава, заключается в определении порядка взаимодействия учредителей при создании нового юридического лица. Устав же определяет порядок дальнейших действий общества. Еще одно отличие договора — в подписании его всеми учредителями организации (устав только утверждается всеми учредителями).

Процесс заверения документов для создания юридического лица

Процедура нотариального заверения одинакова и для устава, и для учредительного договора. Отправляясь к нотариусу, вам нужно взять с собой пакет документов:

заявление, написанное по форме Р11001;

  • устав общества;
  • учредительный договор;
  • решение учредителя (если учредитель только один);
  • протокол собрания учредителей (в случае, если учредителей общества несколько);
  • паспорта участников общества.

Нотариус внимательно изучит все документы, подтвердит подписи учредителей, а также проведет правовой анализ ваших учредительных документов для их последующего заверения в регистрирующем органе.

Если вам требуется заверить учредительные документы или их копии, звоните по номеру +7 495 767-12-77 и записывайтесь на прием к нашему нотариусу. Мы находимся в центре Москвы — на Страстном бульваре, поэтому добираться до нотариальной конторы очень удобно.

Вопрос нотариусу:

В каких случаях необходимо нотариально заверять учредительные документы?

Ответ: Нотариус удостоверяет верность копий и/или тождественность (равнозначность) учредительных документов по заявлению клиента, как правило, нотариальные копии запрашивают кредитные организации, органы государственной власти для проведения аукционов, иные органы также могут запросить копии учредительных документов в рамках своего регламента. Равнозначность/тождественность документов необходимо удостоверять в случае их получения посредством ЭЦП налогового органа, а также при необходимости отправки документов другому нотариусу (электронная отправка документов возможна нотариусу в любой регион Российской Федерации).

Вопрос нотариусу:

Какая стоимость нотариального заверения учредительных документов?

Ответ: Для удостоверения копий и/или тождественности документов заявителю необходимо предъявить паспорт и оригиналы документов. По стоимости заверения копий — 60 рублей страница документа, исключение составляет удостоверение Устава (листа изменения к Уставу) компании, стоимость заверения составит 500 рублей. Стоимость удостоверения равнозначности документов — 150 рублей за одну страницу документа.

Способы заверения решений и протоколов ООО

Для подготовки документов на регистрацию ООО вы можете воспользоваться бесплатным онлайн-сервисом непосредственно на нашем сайте. С его помощью вы сможете сформировать пакет документов, соответствующий всем требованиям по заполнению и законодательству РФ.

Общество с ограниченной ответственностью – это организация, создаваемая в коммерческих целях. Участники ООО совместно принимают решения по важным вопросам деятельности общества.

Высшим органом управления ООО является общее собрание участников, а директор осуществляет только текущее руководство. Вопросы, которые входят в исключительную компетенцию общего собрания, перечислены в статье 33 закона N 14-ФЗ от 08.02.1998. А статьи 33-38 закона «Об ООО» детально регулируют процедуру проведения собрания участников.

Документ, который партнеры по бизнесу оформляют по итогам собрания, называется протоколом, и к его содержанию тоже предъявляются определенные требования. Кроме того, протокол общего собрания участников ООО по общему правилу должен быть заверен нотариусом. Но чтобы не заверять у нотариуса тексты всех протоколов общих собраний, участники могут предусмотреть другой вариант заверения.

А как быть единственному участнику ООО, ведь в этом случае речь про общие собрания не идет? Если собственник у бизнеса один, то он единолично решает важные вопросы, относящиеся к компетенции общего собрания участников. Документ, который он оформляет, называется решением.

Надо ли заверять решения единственного участника у нотариуса? До 2020 года нотариального заверения решений не требовалось, однако сейчас ситуация изменилась, и в ней стоит разобраться.

Как было до 2020 года

Норма об обязательном заверении протокола общего собрания участников появилась только с 1 сентября 2014 года. До этого протокол подписывали председательствующий и секретарь собрания, и этого считалось достаточно.

Но закон от 05.05.2014 N 99-ФЗ дополнил Гражданский Кодекс статьей 67.1, которая установила, что текст решений участников, оформленных протоколом, должен быть дополнительно заверен. В качестве основного способа предлагается заверение документа у нотариуса. Однако участники вправе выбрать альтернативный способ заверения, например, аудио- или видеозапись собрания, или же подписание протокола всеми присутствующими участниками.

Зачем ввели норму статьи 67.1 ГК РФ? Юристы считают, что в первую очередь нотариальное заверение протоколов требуется для компаний, где есть корпоративные конфликты. Если участники не доверяют друг другу, то они могут оспаривать как факт проведения собрания, так и достоверность голосования по разным вопросам.

Для констатации этих фактов требуется независимое лицо, которым и является нотариус. Но участники могут проводить собрания и без нотариуса, если договорятся о других способах фиксации, например, видеозаписи или подписания протокола всеми партнерами. Этот альтернативный способ должен быть указан в уставе или в одном из протоколов общего собрания.

Что касается решения единственного участника ООО, то до 2020 года заверять его не требовалось. Это естественно, ведь в этом случае нельзя вести речь о корпоративных конфликтах. Да и сам текст статьи 67.1 ГК РФ указывает только на протоколы общих собраний и не устанавливает нотариальное заверение решений для единственного участника ООО.

Федеральная нотариальная палата в письме от 01.09.2014 N 2405/03-16-3 подтвердила, что заверение решений и других документов в случае с единственным участником не требуется. Аналогичная точка зрения приводится в письме Федеральной налоговой службы от 28.12.2016 N ГД-4-14/25209@.

Единственное исключение, в соответствии с которым требуется нотариальное заверение решений и протоколов общих собраний, предусмотрено статьей 17 Закона «Об ООО». Речь идет об увеличении уставного капитала общества.

Бесплатная консультация по регистрации ООО

Как будет с 2020 года

Однако 25 декабря 2019 года Президиум Верховного Суда выпустил Обзор судебной практики, в котором, среди прочих вопросов, рассмотрены способы заверения решений участников ООО.

При толковании статьи 67.1 ГК РФ суд пришел к двум важным выводам:

  • требование о заверении решений распространяется не только на общие собрания, но и на единственного участника;
  • если участники или единственный участник хотят предусмотреть альтернативный способ заверения, то они должны указать его в уставе или нотариально заверенном решении.

Второй вывод стоит разъяснить подробнее. После 2014 года участники ООО, которые хотели отказаться от нотариального заверения протоколов, должны были указать альтернативный способ в уставе. А для этого надо зарегистрировать новую редакцию устава по форме Р13001 и заплатить пошлину в 800 рублей.

При этом статья 67.1 ГК РФ предусматривает, что альтернативный способ заверения может быть указан не только в уставе, но и в протоколе общего собрания. Например, участники принимали решение о выплате дивидендов и сразу же утверждали альтернативный способ. По обоим вопросам проводилось голосование и присутствие нотариуса не требовалось.

Но после выхода Обзора от 25 декабря 2019 года протокол общего собрания о выборе альтернативного способа надо заверять нотариально, если он не зафиксирован в уставе.

Такая трактовка Верховным судом статьи 67.1 ГК РФ вызвала волну споров среди юристов и регистраторов. Большинство из них считает, что на решения единственного участника требования о заверении не должны распространяться.

Тем не менее, Федеральная нотариальная палата уже согласилась с Обзором ВС и в письме N 121/03-16-3 от 15 января 2020 года рекомендовала нотариусам заверять решения единственных участников.

А вот Федеральная налоговая служба никаких разъяснений по этому вопросу еще не дала. Однако единственным участникам руководствоваться предыдущим письмом ФНС от 28.12.2016 N ГД-4-14/25209@ рискованно. Практика уже показывает, что налоговые органы отказывают в регистрации изменений, если решение единственного участника нотариально не заверено, а альтернативный способ не предусмотрен.

Более того, некоторые ИФНС посчитали, что норма про нотариальное заверение решения относится не только к участникам уже действующего ООО, но и к учредителям. Известно уже о нескольких отказах в регистрации общества, если решение или протокол об учреждении не заверялся у нотариуса.

Такие отказы ничем не обоснованы, потому что статья 67.1 ГК РФ относится только к участникам юридического лица. А до состоявшейся регистрации ООО заявители ими не являются. Кроме того, закон «О регистрации ИП и юридических лиц» требует нотариально заверять только форму Р11001 и в тех случаях, когда это связано со способом подачи документов. Поэтому такие отказы надо обжаловать.

Как указать выбор альтернативного способа заверения

Итак, пока в отношении Обзора судебной практики ВС не последует официальных разъяснений, единственным участникам тоже надо заверять свои решения.

Способ заверения – нотариальный или альтернативный – участники должны выбрать единогласно. Причем, если партнеры согласны на нотариальное заверение, такой способ необязательно указывать в уставе, он действует по умолчанию. А вот альтернативный вариант надо описать и внести в учредительный документ или нотариально заверенное решение.

Если вы только разрабатываете устав для регистрации ООО, то внесите нужный пункт сразу. Например, для нескольких учредителей подойдет такая редакция.

  • «Принятие решения общим собранием Общества подтверждаются подписанием протокола общего собрания всеми участниками или представителями участников общества, наделённых соответствующими полномочиями, присутствовавшими на общем собрании. Нотариальное удостоверение данных фактов не требуется, если иное не предусмотрено действующим законодательством».

А для устава с единственным учредителем возможна такая формулировка.

  • «Решения единственного участника по вопросам деятельности Общества подтверждаются подписью единственного участника. Нотариальное удостоверение решений не требуется».

Если же выбор альтернативного способа был оформлен в виде нотариально заверенного решения или протокола собрания уже после регистрации ООО, вносить изменения в устав не надо.

Внеси изменения в устав и работай спокойно

Рекомендуем тому, кто еще не сделал, внести в устав общества с ограниченной ответственностью (ООО) положения, закрепляющие возможность альтернативного нотариальному способу подтверждения принятых решений и состава участников. Это касается как обществ с несколькими участниками, так и с единственным участником.

Как было:

Согласно подпункту 3 пункта 3 статьи 67.1 ГК РФ принятие общим собранием участников ООО решения и состав участников общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются путем нотариального удостоверения, если иной способ (подписание протокола всеми участниками или частью участников; с использованием технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения; иным способом, не противоречащим закону) не предусмотрен уставом такого общества либо решением общего собрания участников общества, принятым участниками общества единогласно.

На практике мало кто заверял каждое решение общего собрания участников нотариально. В основном, участники предпочитали изначально включить в устав ООО положения о возможности альтернативного способа подтверждения принятых решений и состава участников. Те, кто не закрепил такой альтернативный способ прямо в уставе, включали в каждое решение соответствующую дополнительную повестку дня, например, с такой формулировкой: «определить способ подтверждения принятия собранием решений по вопросам повестки дня и состава участников, присутствующих при их принятии, как подписание протокола всеми присутствующими на собрании участниками, в связи с чем протокол не подлежит нотариальному удостоверению».

Требование о нотариальном удостоверении решений общего собрания участников ООО на решение единственного участника не распространялось, что подтверждалось судебной практикой, разъяснениями Федеральной налоговой службы, Банка России, Федеральной нотариальной палаты.

Как стало:

25 декабря 2019 года Президиумом Верховного Суда РФ утвержден Обзор судебной практики по некоторым вопросам применения законодательства о хозяйственных обществах.

Из данного Обзора, в том числе, следует:

  • Решение общего собрания участников ООО, в соответствии с которым в отношении решений общества будет применяться альтернативный способ подтверждения, требует нотариального удостоверения.

Иными словами, больше не получится избежать нотариального заверения решения, включив в него дополнительную повестку дня, как описано выше. Теперь остается три возможных варианта действий:

  1. нотариально заверять решения каждый раз;
  2. однократно нотариально заверить решение, в котором участники установят, что в отношении всей будущих решений будет применяться альтернативный способ подтверждения, например, подписание решения всеми присутствующими участниками;
  3. внести непосредственно в устав положения о возможности применения альтернативных способов подтверждения.

Первый вариант весьма затратный с финансовой и временной точки зрения. На практике он будет крайне неудобен. Второй вариант возможен, но нужно будет не забывать каждый раз брать это решение с собой к нотариусу.

Третий вариант, с нашей точки зрения, представляется наиболее предпочтительным. Кроме того, практически при любом обращении к нотариусу требуется предъявить устав.

  • Требование о нотариальном удостоверении, установленное подпунктом 3 пункта 3 статьи 67.1 ГК РФ, распространяется и на решение единственного участника.

В указанном обзоре Верховный суд РФ изложил свое наиболее неоднозначно оцениваемое юридическим сообществом мнение о том, что положения подп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК о необходимости нотариального удостоверения решений общего собрания участников ООО распространяются, в том числе, и на ООО с единственным участником.

Свою позицию суд аргументирует стремлением исключить подделки подписей на решениях не только общих собраний, но и единственного участника, которые также подвержены риску фальсификации. Кроме того, суд указывает на то, что закон не содержит прямых исключений в отношении решений единственного участника в части требования о нотариальном удостоверении.

Как эта позиция суда должна реализовываться на практике, еще не совсем понятно, поскольку отсутствует механизм нотариального удостоверения принятых единственным участников решений. Скорее всего, нотариусы будут заверять лишь подлинность подписи единственного участника на решении.

В данном случае мы бы также рекомендовали ООО с единственным участником закрепить в уставе возможность применения альтернативных нотариальному способов подтверждения.

В своём Определении от 30 декабря 2019 г. № 306-ЭС19-25147 Верховыный суд дал ответ на вопрос, распространяются ли указанные выше требования на решения общих собраний и единственного участника, принятые ранее 25.12.2019. Суд пояснил, что в целях защиты правовой определенности и разумных ожиданий участников гражданского оборота, разъяснения, приведенные в пунктах 2 и 3 Обзора судебной практики по некоторым вопросам применения законодательства о хозяйственных обществах, утвержденного Президиумом Верховного Суда Российской Федерации 25.12.2019, подлежат применению только при рассмотрении споров, связанных с оспариванием решений общих собраний участников (решений единственного участника), принятых после указанной даты.

Информация для ООО с иностранным участием:

Обществам с иностранным участием, которые не последуют нашим рекомендациям, нужно обратить внимание, что подтверждение принятых решений собранием должно происходить согласно российскому законодательству о нотариате. Для этого руководители участников или их представители по доверенности должны будут явиться к российскому нотариусу.

В ближайшие месяцы вопрос заверения решений будет актуальным для годовых собраний, а они должны проводиться в строго определенные сроки и только в очной форме. (Напомним, что с 1 октября 2019 года на решения общих собраний участников, принятых в заочной форме, требование о подтверждении принятых решений и присутствующих при этом участников не распространяется).

Свидетельствование подписи единственного участника на решении возможно как по российскому, так и по иностранному законодательству. В связи с этим, иностранный единственный участник сможет заверить свою подпись за границей, проставить апостиль и направить его в Россию для нотариального перевода.

Вопрос: Согласно п. 3 ст. 67.1 ГК РФ принятие общим собранием участников хозяйственного общества решения, подтверждается путем нотариального удостоверения, если иной способ не предусмотрен уставом либо решением общего собрания участников общества. Если в уставе ООО не закреплены ненотариальные способы удостоверения протокола, то возможно ли внести в повестку общего собрания участников общества пункт «Установить способ подтверждения принятия решения общего собрания участников общества» и решить, что протокол будет подписываться всеми участниками без нотариального заверения? Обязательно ли вносить соответствующие изменения в устав? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2014 г.)

С 1 сентября 2014 года вступает в силу п. 3 ст. 67.1 ГК РФ, согласно которому принятие общим собранием участников хозяйственного общества решения и состав участников общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются в отношении общества с ограниченной ответственностью путем нотариального удостоверения, если иной способ (подписание протокола всеми участниками или частью участников; с использованием технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения; иным способом, не противоречащим закону) не предусмотрен уставом такого общества либо решением общего собрания участников общества, принятым участниками общества единогласно.

Если в уставе ООО не закреплены ненотариальные способы удостоверения протокола, то возможно ли внести в повестку общего собрания участников общества пункт «Установить способ подтверждения принятия решения общего собрания участников общества» и решить, что протокол будет подписываться всеми участниками без нотариального заверения? Обязательно ли вносить соответствующие изменения в устав?

Федеральным законом от 05.05.2014 N 99-ФЗ (далее — Закон N 99-ФЗ), вступившим в силу с 01.09.2014, в ГК РФ введены правила удостоверения решений общих собраний участников хозяйственного общества (п. 3 ст. 67.1 ГК РФ). Теперь принятие общим собранием участников хозяйственного общества решения и состав участников общества, присутствовавших при его принятии, в отношении общества с ограниченной ответственностью подтверждаются путем нотариального удостоверения, если иной способ (подписание протокола всеми участниками или частью участников; с использованием технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения; иным способом, не противоречащим закону) не предусмотрен уставом такого общества либо решением общего собрания участников общества, принятым участниками общества единогласно.

Таким образом, в силу пункта 3 статьи 67.1 ГК РФ ненотариальные способы удостоверения протокола могут быть закреплены либо в уставе ООО, либо в решении общего собрания его участников. Если ООО выберет второй вариант закрепления способа удостоверения протокола, то следует учитывать, что такое решение должно быть принято единогласно всеми участниками общества, а не только участниками собрания.

Федеральным Законом от 08.02.2008 N 14-ФЗ «Об Обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО) не предусмотрено каких-либо правил составления и оформления протоколов общего собрания участников общества. В п. 3 ст. 181.2 ГК РФ предусмотрено общее правило, согласно которому протокол подписывается председательствующим на собрании и секретарем собрания. Председательствующий выбирается из числа участников общества (п. 5 ст. 37 Закона об ООО). В протоколе о результатах голосования должны быть указаны результаты голосования по каждому вопросу повестки дня (п. 4 ст. 181.2 ГК РФ).

Таким образом, с 01.09.2014, если в уставе ООО не содержится положений о способе удостоверения решений общих собраний его участников, то считаем возможным в повестку дня включить пункт об установлении способа подтверждения принятия решения общего собрания участников и решить, что протокол будет подписываться всеми участниками без нотариального заверения. Однако следует учитывать, что, во-первых, в решении участники должны именно определить способ удостоверения протокола, указанный в п. 3 ст. 67.1 ГК РФ, поэтому, на наш взгляд, формулировки «протокол будет подписываться всеми участниками без нотариального заверения» недостаточно. Во-вторых, такое решение должно быть принято единогласно всеми участниками общества.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Михайлова Наталья

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Барсегян Артем

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *