Содержание
Цель командировки — что это такое и где указывается
Для правильного оформления документации по командировочным расходам очень важным аспектом является правильно поставленная цель рабочей поездки сотрудника. Ее указывают в письменном распоряжении работодателя. Данное распоряжение позволяет отправить сотрудника для выполнения служебного задания, направленного на получение предприятием прибыли. За время пребывания в служебной поездке поставленное задание должно быть выполнено. Это требование прописано в ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 3 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
Задание формируется исходя из деловых потребностей предприятия.
Важно отметить, что правильная формулировка цели позволяет избежать лишних рисков в случае, если цель командировки не достигнута. Например, формулировка «для подписания договора с компанией «Рога и копыта»» звучит однозначно, а формулировка «оценить возможность сотрудничества с компанией «Рога и копыта»» подразумевает отрицательный результат как один из вариантов достижения цели.
Какие бывают цели
Цели рабочей поездки могут носить различный характер и условно разделяться на универсальные и специальные:
- Универсальные направлены на развитие бизнеса компании и могут включать в себя поиск клиентов или привлечение инвесторов.
- Специальные цели могут быть различного характера и отражать необходимость предприятия в конкретный момент времени, например, участие в судебном деле.
Важно отметить, что любая цель должна носить конкретный характер и содержать в своей формулировке полную информацию о задании, то есть быть конкретизированной.
Цель командировки и примеры:
- участие представителя компании в переговорах (обязательно указывается контрагент) по вопросам (прописывается предмет переговоров);
- представительство в судебном заседании арбитражного суда (полное наименование суда) по делу (номер дела);
- проведение инспекции филиала (адрес филиала).
Цель для командированного лица также может быть прописана в служебном плане рабочей поездки, если этого требуют локально-нормативные акты организации. Директор или другое уполномоченное лицо составляет и подписывает данный документ. Сотрудник расписывается в плане после ознакомления с ним.
Кроме задания, план должен содержать информацию о месте или организации, куда был направлен сотрудник, перечень вопросов, подлежащих решению, и длительность командировки.
Образец плана командировки
На основании Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595, вступившего в законную силу с 08.01.2015, составление командировочного удостоверения перестало быть обязательным и требуется только в том случае, если это прописано в локально-нормативных актах самого предприятия. В данном случае цель командировки в командировочном удостоверении и примеры вы можете посмотреть выше.
Каких именно?
Практикующие бухгалтеры легко приводят различные примеры целей командировки и указывают на следующее:
- Деловая поездка сотрудника должна очевидным образом соответствовать интересам компании. Цель командировки формулируется так, чтобы было ясно: «путешествие» выгодно для фирмы, прямо или косвенно способствует тому, чтобы предприятие зарабатывало прибыль, наращивало объемы деятельности, повышало качество товаров и услуг. Работника организации нельзя отправить в командировку, поставив перед ним задачу «отдохнуть», «восстановить силы» или «вылечиться». Для этого предусмотрены отпуска — ежегодные или по состоянию здоровья.
- Цель командировки не должна противоречить должностной инструкции работника. Так, бухгалтера нельзя отправить в деловую поездку для переговоров с клиентами. А коммерческий директор фирмы не может быть командирован в другой город с целью «перевозки сотрудников».
- Причина, по которой совершается деловая поездка, должна соответствовать сроку «путешествия» и его маршруту. Если целью командировки является, например, участие в выставке, работник организации обязан «двинуться» в обратном направлении в течение суток после окончания мероприятия.
- Крайне осторожно следует отнестись к обоснованию поездок по служебной надобности в выходные. Если сотрудник компании отправляется в другой город, например, для проведения переговоров в понедельник, а время пути составляет один день, то выехать можно не раньше вечера субботы. В противном случае стоимость билетов или ГСМ нельзя будет отнести к затратам.
- Лучше избегать общих формулировок. Важно указать, зачем именно сотрудник организации отправляется работать вне места постоянной службы. Иначе у контролеров могут возникнуть сомнения в правомерности отнесения командировочных расходов к налоговому учету.
- Цель поездки следует формулировать так, чтобы можно было сделать однозначный вывод о том, выполнено или не выполнено назначенное задание. После поездки сотрудник должен будет представить отчет о результатах, приложить к нему документы, подтверждающие выполнение поставленной задачи. Кстати, возможна ситуация, когда цель командировки не достигается. В этом случае работодатель требует у сотрудника «объяснительную» с указанием причин, почему не удалось выполнить служебное задание. При наличии этого документа расходы на поездку можно принять к налоговому учету.
- Если цель командировки объемная, состоит из нескольких заданий, важно прописать также отдельные задачи поездки, выполнение каждой из которых также потребуется подтвердить.
- Если работа специалиста носит разъездной характер и перемещение в другой населенный пункт связано с выполнением повседневных дел, то такое «путешествие», согласно Трудовому кодексу, не признается командировкой вообще.
Любых ли сотрудников можно посылать в деловые поездки?
Это имеет столь же важное значение, как и вопрос о том, как определить цель командировки. Примеры случаев, когда работодатель был оштрафован за то, что направил в другой город работника, которого нельзя было посылать в поездку, не единичны.
Прежде чем командировать сотрудника в другой город или страну, важно учесть то, что:
- Категорически запрещено «снаряжать в дорогу» беременных женщин и несовершеннолетних работников (кроме кадров, занятых в сфере творчества).
- Сотрудник, направляемый в деловую поездку, должен состоять в трудовых отношениях с работодателем. На момент отправления уже должен быть заключен договор найма, оформленный в соответствии с действующими законами.
- Есть категории граждан, которые имеют право отказаться от командировок. Отправлять их в другой город или страну по служебной надобности допустимо только при наличии их письменного согласия.
К таким лицам относятся:
- Мамы детей младше 3 лет.
- Родители или опекуны инвалидов до 18 лет.
- Граждане, ухаживающие за больными членами семьи, в соответствии с медицинским заключением.
- Матери и отцы, воспитывающие детей в возрасте до 5 лет без супругов.
Работники, не принадлежащие к этим категориям, за невыполнение приказа отправиться в командировку подлежат дисциплинарной ответственности. В отдельных случаях можно даже уволить сотрудника, отказавшегося поехать в другой город по делам фирмы.
Директор
Работа первых лиц предприятий часто связана с «путешествиями».
Командировка директора фирмы, как правило, оформляется не приказом, а распоряжением, содержащим фразу: «Убываю в командировку с целью…».
Руководитель компании может отправиться в деловую поездку, в частности для завоевания новых рынков сбыта, поиска клиентов, заключения контрактов на поставку продукции. Как в этом случае будет звучать цель командировки директора? Примеры:
- проведение переговоров и заключение контракта с ООО «Фирма»;
- проведение переговоров с участниками конференции «Товары будущего» в г. Н-ске «___»________ 20__ г.;
- демонстрация образцов продукта «Предмет-1» компании ООО «Крупный заказчик»;
- презентация товаров для компании АО «Хороший клиент».
Первое лицо фирмы может также поехать в другой город или страну, чтобы встретиться с уже действующими клиентами предприятия. Для этого случая специалисты по кадровой работе уже придумали, как писать цель командировки в командировочном удостоверении. Примеры:
- обсуждение условий договора на поставку производственного оборудования ООО «Наш друг»;
- согласование с АО «Концерн» плана закупки на 2-е полугодие ____ года.
Директора компаний время от времени направляются в другие города или страны для «открытия нового филиала компании». Такая формулировка желаемого результата допустима и в документах. Однако в этом случае стоит обозначить и цели, и задачи командировки. Пример:
«Отбываю в г. Н-ск для организации работы нового структурного подразделения.
Задачи:
- Изучение целевого рынка.
- Тестирование и прием на работу сотрудника на должность управляющего филиалом.
- Согласование с руководителем филиала планов работ на ___ год».
Также глава небольшой компании, как и специалист отдела закупок, может отправиться в другой город или страну для того, чтобы приобрести новое оборудование, заключить договоры на поставку сырья, материалов, комплектующих, обговорить условия сотрудничества с поставщиками. В этом случае в документах также следует корректно указать цель командировки директора. Примеры:
- проведение переговоров с ООО «Партнер» о закупке партии товара «Вещь»;
- заключение договора на приобретение изделий ООО «Помощник»;
- приобретение оборудования «Станок»;
- исследование образцов товара «Штука» от ООО «Производитель».
Как еще может быть сформулирована цель деловой поездки первого лица компании? Примеры:
- обучение персонала;
- участие в выставке, семинаре, конференции» (посещение мероприятий, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия);
- повышение профессионального уровня;
- освоение новых технологий;
- проверка качества работы подразделения.
Примеры правильных формулировок
Чтобы вам было проще определиться с составлением документов, приведем несколько примеров целей командировок с правильной формулировкой. Может быть, вы даже найдете среди них ту, которая хорошо подойдет под конкретно ваш случай:
Администрация и директорат
- Открытие нового структурного подразделения
- Переговоры о заключении долговременного договора на поставки
- Внеплановая кадровая проверка отдаленного филиала
- Расширение деловых связей
Отдел продаж
- Изучение рынка сбыта
- Переговоры с потенциальными оптовыми покупателями
- Сравнительный анализ конкурентной продукции
- Повышение квалификации: тренинги по продажам, обмен знаниями и опытом
Научные сотрудники
- Участие в выездных выставках, конференциях и презентациях
- Сбор информации для исследовательской деятельности
- Проведение полевых исследований
- Изучение первоисточников научных трудов
Сельскохозяйственный сектор
- Посещение выставок, посвященных новым технологиям в сфере сельского хозяйства
- Реализация продукции на ярмарках и подобных мероприятиях
- Закупка аграрной техники
- Закупка удобрений или кормов для животноводства
Выше приведены самые частые причины командировок для названных групп сотрудников. Конечно, некоторые из них универсальны и могут выполняться сотрудниками разных отделов. Так, например, прохождение тренинга может стать целью командировки директора, а представитель отдела продаж может заняться договором о поставках.