Требования к оператору персональных данных

Автоматизированные централизованные базы персональных данных о пассажирах и персонале (экипаже) транспортных средств (АЦБПДП) в составе Единой государственной системы обеспечения транспортной безопасности (ЕГИС ОТБ) являются частью Системы информационного обеспечения безопасности населения на транспорте (СИОБНТ).

АЦБПДП предназначены для автоматизации процессов сбора и обработки персональных данных о пассажирах и персонале (экипаже) транспортных средств, формирования и ведения баз данных, которые используются при решении определяемых государством правовых, организационных и иных задач обеспечения транспортной безопасности в сфере транспортного комплекса.

Формирование АЦБПДП организуется на основе сведений, представляемых субъектами транспортной инфраструктуры и перевозчиками при совершении регистрируемых операций в ходе оформления проездных документов (билетов), при формировании списков пассажиров при осуществлении перевозки пассажиров заказными (перевозками по заказу) рейсами, а также при формировании персонала (экипажей) транспортных средств.

АЦБПДП в составе ЕГИС ОТБ созданы на основании федерального закона от 9 февраля 2007 года №16-ФЗ «О транспортной безопасности». Порядок формирования и ведения АЦБПДП определяет Приказ Минтранса России от 19 июля 2012 г. №243.

ЕГИС ОТБ создана по заказу Министерства транспорта Российской Федерации. Функции оператора ЕГИС ОТБ возложены на подведомственную Минтрансу России организацию: ФГУП «ЗащитаИнфоТранс Министерства транспорта Российской Федерации».

Объявляю вас оператором персональных данных

Кто относится к операторам персональных данных

152-ФЗ: закон о персональных данных на сайте Консультанта

Оператор персональных данных — компании и физлица, которые собирают, хранят и обрабатывают персональные данные. Например, собирают электронные адреса для рассылки или просят покупателей оставить имя и телефон для заказа в интернет-магазине. Дословно в законе так:

Збагойно: 152-ФЗ — в «Деле»

Персональные данные — это любые данные о человеке, по которым его можно определить. Например:

  • электронная почта;
  • телефон,
  • имя и фамилия;
  • дата рождения;
  • адрес;
  • ссылка на сайт.

Ник без других данных не считается персональными данными, по нему нельзя определить человека.

С геопозицией и куками ситуация спорная. Формально сами по себе они не считаются персональными данными. Например, только по геопозиции трудно определить, кто находится в этой точке. В реальности Роскомнадзор в 2016—2017 годах разработал рекомендации по обработке этих данных и начал проводить проверки.

«МГТС» продавала данные своих клиентов другим компаниям:

  • временные метки;
  • деперсонализированный идентификатор useid;
  • адреса страниц, к которым было обращение;
  • адреса, с которых был переход;
  • информацию о браузере и устройстве, с которого был запрос;
  • IP-адрес.

По сути это были куки — данные о том, какие страницы посещают клиенты. По этим данным компании показывали клиентам нужную рекламу. Согласия от клиентов у «МГТС» на обработку данных не было. Компания думала, что куки не считаются персональными данными, поэтому согласие на них не нужно.

Суд с компанией не согласился и назначил штраф 30 000 рублей.

Судебное решение

Мы рекомендуем перестраховываться и считать куки и геопозицию персональными данными. Особенно если компания вместе с этими данными получает другую личную информацию о клиентах, например имя, телефон, электронную почту.

Роскомнадзор считает, что компания становится оператором персональных данных в тот момент, когда начинает обрабатывать данные. Подала компания уведомление об этом или нет — роли не играет. Как только один человек заполнил форму обратной связи на сайте — компания стала оператором персональных данных. Такой же позиции придерживаются суды.

Данные из социальных сетей

152-ФЗ о персональных данных на сайте Консультанта

По закону компания не должна подавать уведомление в Роскомнадзор, если использует общедоступные данные. Например, если берет телефон и имя человека из телефонного справочника. Справочник уже получил согласие от человека разместить данные о нем, поэтому второй раз спрашивать не надо.

Оферта Вконтакте с пользователями

Номинально информацию с открытых страниц в социальных сетях можно считать общедоступной. Казалось бы, человек зарегистрировался в соцсети, сам открыл доступ к своим имени и телефону. Значит, данные можно брать. В оферте с пользователями Вконтакте есть пункт о том, что данные могут быть доступны другим пользователям интернета:

В реальности мало кто читает оферту. Поэтому Роскомнадзор говорит, что данные из соцсетей можно обрабатывать, если человек дал на это согласие.

В 2017 году ВКонтакте подал в суд на компанию «Double Data» и «Национальное бюро кредитных историй». Они брали информацию из открытых профилей пользователей, оценивали их кредитную историю и продавали информацию банкам.

Социальная сеть просила взыскать с компаний по одному рублю. «Вконтакте» выиграл суд.

Судебное дело

Получается, данные в соцсетях не считаются общедоступными. Нельзя просто взять телефоны пользователей и начать им продавать пылесосы-роботы. В этом деле соцсеть хотела обратить внимание на проблему, поэтому иск был на рубль. Но в другом деле пользователь может подать в суд на компанию на миллион или два.

Наш совет — получать от клиентов разрешение, чтобы использовать открытые данные из социальных сетей. Например, при регистрации в интернет-магазине с данными Вконтакте можно показывать такое сообщение:

«Для регистрации мы будем использовать открытые данные с вашей страницы Вконтакте: имя, электронную почту, телефон. Если согласны с этим, нажмите на кнопку „Далее“».

Если пользователь согласится, то претензий к компании не будет.

Когда уведомление не нужно

По закону есть исключения, когда компания обрабатывает данные, но не становится оператором персональных данных:

  • обрабатывает только данные сотрудников, которые нужны по закону и не передает их кому-то еще без согласия сотрудника. Например, заполняет приказ о приеме на работу и карточку сотрудника и хранит их в сейфе.
  • Если бухгалтер хочет передать данные сотрудника в банк для зарплатного проекта, компания становится оператором персональных данных и должна получить согласие сотрудника;

  • обрабатывает персональные данные на бумаге. Чтобы выдать скидочную карту, продавец записывает имя и телефон клиента в тетрадке, но не заносит данные в компьютер;
  • использует общедоступные сведения — те, которые человек сообщил о себе сам. Например, берет данные из телефонного справочника жителей Тулы.

Получается, обрабатывают персональные данные практически все компании, поэтому им нужно подать уведомление в Роскомнадзор. Исключение — парикмахерские в поселке или продавцы мяса на рынке.

Проверка Роскомнадзора

Мы знаем компании, которые обрабатывают персональные данные и боятся подавать уведомление. Они думают, что раз раньше обрабатывали данные без уведомления, то нарушали закон и получат штраф. Они и правда нарушали закон, но это не значит, что Роскомнадзор сразу придет с проверкой.

Реестр операторов персональных данных на сайте Роскомнадзора

В реестре Роскомнадзора 380 тысяч компаний, и цифра постоянно растет:

Проверить все компании из списка Роскомнадзор не может. По нашим наблюдениям проверки чаще всего приходят к компаниям, которые пытаются затаиться и не подают уведомление. Это Роскомнадзор подтвердил летом на Дне открытых дверей.

Проверка приходит не сразу. Сначала Роскомнадзор присылает письмо с просьбой объяснить, почему компания собирает данные и не регистрируетя как оператор. Не ответить на такое письмо — повод для проверки.

Сотрудники ведомства могут заметить сайт компании в интернете, проверить всех продавцов электроники или выбрать какой-то еще способ. Был случай, когда в Астрахани оштрафовали все компании на букву А. которые обрабатывали персональные данные и не подали уведомление.

Роскомнадзор чаще всего обращает внимание на компании, которые используют персональные данные для:

  • устройства сотрудников на работу и оформления им страховых полисов или зарплатных проектов;
  • карт лояльности;
  • рекламных рассылок;
  • оказания услуг;
  • регистрации на сайтах;
  • звонков потенциальным клиентам.

Штрафы за нарушение закона о персональных данных в КоАП РФ на сайте Консультанта

Поэтому мы рекомендуем подать уведомление в Роскомнадзор всем компаниям, у которых есть сайт с формой регистрации или подпиской на рассылку. Штраф за обработку персональных данных без уведомления — 5000 рублей. Дополнительно к этому Роскомнадзор может заблокировать сайт или приостановить деятельность компании, но это редкие меры.

Если Роскомнадзор придет с проверкой, он может обнаружить, что компания неправильно обрабатывает персональные данные, штраф может быть до 75 000 рублей.

Персональные данные: обязанности и ответственность оператора

С 01.07.2017 вступают в силу изменения в ст. 13.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях, в соответствии с которыми расширяется перечень оснований для привлечения к административной ответственности за незаконную обработку персональных данных. Кроме того, существенно вырастают размеры штрафов. Если предусмотренный до настоящего времени штраф для юридических лиц не мог превышать 10 тыс. руб., то сейчас максимальный размер штрафа для них варьируется от 30 тыс. до 75 тыс. руб.

Законодательные изменения

Относительно недавно в данной сфере появилось еще одно важное нововведение – Федеральным законом от 21.07.2014 № 242-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части уточнения порядка обработки персональных данных в информационно-телекоммуникационных сетях» обязанности оператора персональных данных были дополнены требованиями к их «локализации», то есть обязанностью оператора обеспечить запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных граждан РФ с использованием по общему правилу баз данных, находящихся на территории России (ч. 5 ст. 18 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

Одновременно тем же Законом № 242-ФЗ в Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» была введена ст. 15.5, устанавливающая возможность на основании судебного акта ограничить доступ к информации в сети Интернет, обрабатываемой с нарушением законодательства РФ в области персональных данных. Тем самым нарушение законодательства в области персональных данных пополнило перечень оснований для блокировки сайтов, организуемой Роскомнадзором и приводимой в жизнь операторами связи.

Эти законодательные изменения являются явными сигналами к тому, что государство в последнее время достаточно внимательно относится к выполнению требований по защите персональных данных.

Учитывая возрастающие риски ответственности за нарушение законодательства о персональных данных и достаточно широкую сферу применения Закона № 152-ФЗ, всем, кто собирает или обрабатывает информацию о гражданах, следует еще раз обратить внимание на ключевые положения законодательства в этой сфере.

Лица, которые обрабатывают персональные данные (при этом обработкой считаются любые действия с персональными данными), определяют цели и порядок их обработки, признаются операторами персональных данных (ч. 2 ст. 3 Закона № 152-ФЗ), деятельность которых по общему правилу должна соответствовать Закону № 152-ФЗ. Исключениями являются, например, случаи обработки персональных данных для личных и семейных нужд, если не нарушаются права субъектов персональных данных, а также случаи обработки сведений, составляющих государственную тайну (п. 2 ст. 1 Закона № 152-ФЗ).

Таким образом, практически любой хозяйствующий субъект так или иначе сталкивается с персональными данными.

Условия и принципы

Вопросы обработки персональных данных особенно актуальны в свете растущего числа персональных данных, которые собираются через сеть Интернет. Это связано в том числе с ростом рынка электронной коммерции, а также со стремлением большинства компаний обеспечить присутствие в сети Интернет. Использование Интернета для коммуникации с потребителями, как правило, подразумевает получение их персональных данных для целей организации доставки товаров или оказания услуг, распространения таргетированной рекламы (то есть сообщений, демонстрируемых строго определенной выборке пользователей), публикации отзывов и так далее. Очевидно, что такие санкции за нарушение законодательства, как блокировки интернет-сайтов, создают серьезные риски для организации, активно использующей Интернет в повседневной хозяйственной деятельности.

В первую очередь, следует помнить, что обработка персональных данных допускается при наличии хотя бы одного из условий, предусмотренных в ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ. Наиболее типичными условиями являются: наличие согласия субъекта персональных данных на их обработку (п. 1); обработка необходима для исполнения договора, стороной/выгодоприобретателем в котором является субъект персональных данных (п. 5); а также обработка персональных данных, сделанных общедоступными их субъектом (п. 10).

При этом операторам важно учитывать содержащиеся в ст. 5 Закона № 152-ФЗ принципы обработки, среди которых надо отдельно выделить следующие:

–соответствие обрабатываемых персональных данных, их содержания и объема целям обработки (ч. 4, 5 ст. 5);

– хранение персональных данных не дольше срока, отвечающего целям обработки персональных данных (ч. 7 ст. 5).

Следует обратить внимание, что такие принципы не являются исключительно декларативными. Их нарушение само по себе будет основанием для привлечения к ответственности. Более того, в новой редакции ст. 13.11 КоАП РФ (вступает в силу с 01.07.2017) ч. 1 посвящена случаям нарушений, когда имеет место обработка персональных данных без согласия субъекта или обработка не в соответствии с заявленными целями сбора персональных данных. Для юридических лиц предусмотрен штраф до 50 тыс. руб.

В этом смысле показательным является дело № А53-13327/2013, в рамках рассмотрения которого ФАС СКО в Постановлении от 21.04.2014 пришел к выводу, что «для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества, при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность, в котором содержатся все необходимые сведения». В то же время суд счел, что хранение на рабочем месте копий паспорта, страниц военного билета, свидетельства о заключении брака, свидетельства о рождении ребенка превышает объем обрабатываемых персональных данных работника, является обработкой избыточных персональных данных, по сравнению с теми, которые определены к заявленным целям их обработки, что является нарушением ч. 5 ст. 5 Закона № 152-ФЗ.

Вышеуказанные принципы могут также приниматься во внимание и в потребительских спорах. Так, в Постановлении Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 03.06.2014 по делу № А56-56137/2013 суд пришел к выводу, что бланк согласия, предложенный потребителю, содержит избыточные персональные данные (такие, как семейное и имущественное положение и т. д.), и признал правомерным привлечение медицинской организации к ответственности по ч. 1 ст. 14.4 КоАП РФ за отказ в предоставлении услуг в нарушение лицензионных требований.

Обязанности оператора

Одной из ключевых обязанностей оператора, которой посвящена отдельная ст. 7 Закона № 152-ФЗ, является обязанность обеспечить конфиденциальность персональных данных – запрет раскрывать персональные данные третьим лицам без согласия субъекта. Однако в целом обязанности оператора можно условно разделить на юридические (то есть выражающиеся в совершении юридически значимых действий, принятии документов и т. д.) и на организационно-технические меры, которые имеют своей целью защиту персональных данных гражданина от разглашения.

К юридическим мерам относятся:

1. Получение согласия субъекта персональных данных (когда иные условия их обработки отсутствуют) в форме, обеспечивающей возможность доказать факт получения согласия (п. 1 ст. 9 Закона № 152-ФЗ), либо в определенных законом случаях в письменной форме. Когда речь идет о передаче данных в страну, не обеспечивающую адекватной защиты персональных данных (подп. 1 п. 4 ст. 12 Закона № 152-ФЗ), когда обрабатываются биометрические данные для целей установления личности (п. 1 ст. 11 Закона № 152-ФЗ) или когда имеет место обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни (подп. 1 п. 2 ст. 10 Закона № 152-ФЗ). Согласно вступающей в силу с 01.07.2017 ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ неполучение письменного согласия является самостоятельным составом правонарушения, за которое предусмотрен штраф до 75 тыс. руб. для юридических лиц.

2. Опубликование политики конфиденциальности или иного документа, определяющего его политику в отношении обработки персональных данных, и сведений о реализуемых требованиях к защите персональных данных, а также обеспечивание возможности доступа к указанному документу с использованием средств соответствующей информационно-телекоммуникационной сети (п. 2 ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ). С 01.07.2017 нарушение такой обязанности повлечет штраф в размере 30 тыс. руб. (ч. 3 ст. 13.11 КоАП РФ).

3. Издание локальных актов, устанавливающих процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства Российской Федерации, устранение последствий таких нарушений (подп. 2 п. 1 ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ).

4. Уведомление Роскомнадзора до начала обработки персональных данных (ч. 1 ст. 22 Закона № 152-ФЗ). Такое уведомление не требуется в определенных случаях, предусмотренных ч. 2 ст. 22, к числу одних из самых распространенных среди которых относятся: обработка в соответствии с трудовым законодательством; обработка в связи с исполнением договора; обработка общедоступных персональных данных или персональных данных; а также обработка только Ф. И. О. субъектов; обработка для целей однократного пропуска субъекта на охраняемую территорию.

Неисполнение обязанности по уведомлению Роскомнадзора образует административное правонарушение, предусмотренное ст. 19.7 КоАП РФ (непредставление сведений в государственный орган). К ответственности по данной статье привлекаются, в частности, интернет-магазины с функцией регистрации личного кабинета покупателя (Постановление Нижегородского областного суда от 25.07.2014 по делу № 7п-371/2014).

К организационно-техническим мерам относятся:

1. Обеспечение безопасности информационных систем и необходимого уровня защищенности персональных данных (ст. 19 Закона № 152-ФЗ; Постановление Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», а также принятые в соответствии с ним приказы ФСБ России от 10.07.2014 № 378, ФСТЭК России от 18.02.2013 № 21).

2. Назначение лица, ответственного за обработку персональных данных (для операторов, являющихся юридическими лицами) (ст. 22.1 Закона № 152-ФЗ).

3. Обеспечение невозможности несанкционированного доступа к материальному носителю (кроме бумажных носителей и носителей внутри информационной системы оператора) биометрических персональных данных, а также иных требований, установленных Постановлением Правительства РФ от 06.07.2008 № 512. С 01.07.2017 нарушение такой обязанности будет признаваться самостоятельным нарушением, за которое предусмотрен штраф в размере до 50 тыс. руб. (ч. 6 ст. 13.11 КоАП РФ).

4. Обеспечение сохранения персональных данных граждан РФ на территории России (ч. 5 ст. 18 Закона № 152-ФЗ). Согласно разъяснениям Минкомсвязи России у оператора нет необходимости удалять аналогичные данные из зарубежных баз, содержащих данные россиян.

Рассматривая ответственность за нарушение законодательства в области персональных данных, надо, помимо административной, помнить и про иные виды ответственности.

Так, субъект персональных данных, права которого нарушены, вправе претендовать в суде на возмещение убытков и (или) компенсацию морального вреда. Иными словами, оператор находится под риском гражданско-правовой ответственности, которая может повлечь определенные денежные потери, связанные с нарушением.

Не следует забывать и о том, что нарушение норм Закона № 152-ФЗ может в определенных случаях быть признано составом преступления: нарушением неприкосновенности частной жизни (ст. 137 УК РФ) и / или неправомерным доступом к компьютерной информации (ст. 272 УК РФ).

Общие требования при обработке персональных данных

Конфиденциальность, сохранность и защита персональных данных в отделе кадров обеспечивается отнесением их к служебной тайне. Работа с персональными данными должна быть организована в строгом соответствии с требованиями к обработке и хранению информации ограниченного доступа. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания их или по истечении 75 — лет срока хранения, если иное не определено законом.

В ст.86 Трудового кодекса РФ содержатся общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты.

В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования:

  • 1) обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и про движении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;
  • 2) при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом и иными федеральными законами;
  • 3) все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и по следствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;
  • 4) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия;
  • 5) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом или иными федеральными законами;
  • 6) при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения;
  • 7) защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами;
  • 8) работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области;
  • 9) работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны;
  • 10) работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.

Персональные данные содержатся в документации отдела кадров. Это:

ѕ документы, связанные с подбором персонала;

ѕ документы, сопровождающие процесс оформления трудовых правоотношений гражданина (при решении вопросов о приеме на работу, переводе, увольнении и т.п.);

ѕ материалы анкетирования, тестирования, проведения собеседований с кандидатами на должность;

ѕ трудовые договоры, соглашения, устанавливающие взаимоотношения сторон;

ѕ подлинники и копии приказов по личному составу;

ѕ личные дела и трудовые книжки сотрудников;

ѕ дела, содержащие основания к приказам по личному составу;

ѕ дела, содержащие материалы по повышению квалификации и переподготовке сотрудников, их аттестации, служебным рас следованиям и т.п.;

ѕ справочно-информационный банк данных по персоналу — учетно-справочный аппарат (картотеки, журналы, базы данных и др.);

ѕ подлинники и копии отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых руководству предприятия, руководителям структурных подразделений и служб;

ѕ копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления, муниципальные и другие учреждения.

При работе с персональными данными сотрудниками отделов кадров должны соблюдаться следующие основополагающие принципы по их защите:

личная ответственность руководства предприятия и работников отдела кадров за сохранность и конфиденциальность сведений о работе отдела и персональных данных, а также о носителях этой информации;

разбиение (дробление) персональных данных между разными руководителями предприятия и работниками отдела кадров;

наличия четкой разрешительной системы доступа руководства предприятия и работников отдела кадров к документам, содержащим персональные данные;

проведения регулярных проверок наличия традиционных и электронных документов, дел и баз данных у работников отдела и кадровых документов в подразделениях предприятия.

Главным здесь является четкая регламентация функций работников отдела кадров по разным видам документов, дел, карточек, журналов персонального учета и баз данных. Посторонние лица не должны знать распределение этих функций, рабочие процессы, технологию составления, оформления, ведения и хранения документов, дел и рабочих материалов в отделе кадров. Под посторонними лицами понимаются не только злоумышленники или их сообщники, но и сотрудники предприятия, функциональные обязанности которых не связаны с работой отдела кадров. Следует также учитывать, что работник отдела кадров не должен быть осведомлен о порядке работы других сотрудников отдела.

Для этого первый руководитель предприятия должен издать приказ о закреплении за работниками отдела кадров определенных массивов документов, необходимого для информационного обеспечения функций, указанных в должностных инструкциях. Должна также быть схема доступа работников отдела кадров и руководящего состава предприятия, структурных подразделений к документам отдела, введена личная ответственность указанных должностных лиц и работников за сохранность и конфиденциальность персональных данных.

Не допускается, чтобы работник отдела кадров мог знакомиться с любыми документами и материалами отдела. Целесообразно, чтобы каждый из них был закреплен за определенной группой персонала предприятия и выполнял весь объем функций от подбора кандидата на вакантную должность до хранения документации.

В случае необходимости перераспределения обязанностей среди работников отдела (например, при болезни одного из них) издается соответствующее распоряжение начальника отдела кадров, в котором регламентируется характер изменений, их срок и дополнения к документам, делам и базам данных.

Следует соблюдать следующие особенности обработки и хранения документов.

Приказы по личному составу составляются, оформляются и хранятся в отделе кадров, а не в делопроизводственной службе.

Операции по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел выполняются одним работником отдела кадров, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и доступ к делам других работников.

Материалы, связанные с анкетированием, тестированием, проведением собеседований с кандидатами на должность, помещаются не в личное дело сотрудника, а в специальное дело с грифом «Строго конфиденциально». Объясняется это тем, что подобные материалы раскрывают личные и моральные качества сотрудника и могут при разглашении содержащихся в них сведений стать полезными злоумышленнику.

Материалы тестирования работающих сотрудников, их аттестации формируются в отдельное дело также с грифом строгой конфиденциальности. В случае изъятия из личного дела документа в описи дела производится запись с указанием основания для его изъятия и нового местонахождения. С документа, подлежащего изъятию, снимается копия, которая подшивается на место изъятого документа. Отметка в описи и копия заверяются начальником и работником отдела кадров. Замена документов в личном деле кем бы то ни было запрещена. Новые исправленные документы помещаются с ранее подшитыми.

Приказом первого руководителя предприятия должен быть установлен порядок выдачи и ознакомления руководящего состава с личными делами сотрудников. Личные дела могут выдаваться только на рабочие места первого руководителя предприятия, его заместителя по кадрам и начальника отдела (управления) кадров. Дела выдаются (в том числе начальнику отдела кадров или при наличии письменного разрешения — работнику отдела) под роспись в контрольной карточке. При возврате дела тщательно проверяется сохранность документов, отсутствие повреждений и включений в дело других документов или их подмены. Просмотр дела производится в присутствии руководителя. Передача личных дел руководителям через их секретарей или референтов не допускается.

Другие руководители предприятия могут знакомиться с личными делами (или при отсутствии личных дел — карточками формы Т-2) только непосредственно подчиненных им сотрудников; к справочно-информационному банку данных и другой документации отдела кадров они не допускаются. Ознакомление с делами осуществляется в помещении отдела кадров под наблюдением работника, ответственного за сохранность и ведение личных дел. Факт ознакомления фиксируется контрольной карточке личного дела. Работник предприятия вправе ознакомиться только со своим личным делом и трудовой книжкой, учетными карточками, отражающими его персональные данные. Факт ознакомления с личным делом также фиксируется в контрольной карточке.

Не менее строгого контроля требует работа со справочно-информационным банком данных по персоналу предприятия (карточками, журналами и книгами персонального учета сотрудников).

Отчетная и справочная работа отдела формирует каналы несанкционированного получения и незаконного использования персональных данных. В связи с этим первым руководителем устанавливается: кто, когда, какие сведения и с какой целью может запрашивать в отделе кадров. И, что особенно важно — определяется порядок дальнейшего хранения сведений, работа с которыми закончена: где эти сведения будут находиться, кто несет ответственность за их сохранность и конфиденциальность.

На документах, выходящих за пределы отдела кадров, может ставиться гриф «конфиденциально» или «для служебного пользования». В отделе кадров обязательно остаются копии всех отчетных и справочных документов. Целесообразно, чтобы подлинники этих документов после минования в них надобности возвращались в от дел кадров для включения в дело вместо хранящейся там копии.

В структурных подразделениях предприятия могут быть следующие документы, содержащие персональные данные:

журнал табельного учета с указанием должностей, фамилий и инициалов сотрудников (находится у работника, ведущего табельный учет, — табельщика),

штатное расписание (штатный формуляр) подразделения, в котором может дополнительно указываться, кто из сотрудников занимает ту или иную должность, вакантные должности (находится у руководителя подразделения),

дело с выписками из приказов по личному составу, касающимися персонала под разделения (находится у табельщика).

Руководитель подразделения может иметь список сотрудников с указанием основных биографических данных каждого из них (год рождения, образование, местожительство, домашний телефон и др.). Все перечисленные документы следует хранить в соответствующих делах, включенных в номенклатуру дел и имеющих гриф ограничения доступа. Не реже одного раза в год работники отдела кадров проверяют наличие этих дел в подразделениях, их комплектность, правильность ведения и уничтожения.

В отделе кадров дела, картотеки, учетные журналы и книги учета хранятся в рабочее и нерабочее время в металлических запирающихся и опечатываемых шкафах. Работникам не разрешается при любом по продолжительности выходе из помещения оставлять какие-либо документы на рабочем столе или оставлять шкафы незапертыми. У каждого работника должен быть свой шкаф для хранения закрепленных за ним дел и картотек. Трудовые книжки хранятся в сейфе. Оставлять на рабочем столе в не рабочее время документы, картотеки, служебные записи и другие материалы категорически запрещается.

Помимо операций с документами работники отдела кадров значительную часть времени тратят на прием посетителей. Этот вид работы также должен быть строго регламентирован, т.к. посетители могут представлять определенную угрозу информационной безопасности отдела кадров и физической безопасности работников отдела. Приемные часы должны быть разными для сотрудников предприятия и лиц, не входящих в эту категорию. В часы приема посетителей работники отдела не должны выполнять функции, не связанные с приемом, вести служебные и личные переговоры по телефону.

На столе работника, ведущего прием, не должно быть никаких документов, кроме тех, которые касаются данного посетителя. Ответы на вопросы даются только лично тому лицу, которого они касаются. Не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональной информации, по телефону или факсу. Ответы на правомерные письменные запросы других учреждений и организаций даются в письменной форме и в том объеме, который позволяет не разглашать излишний объем персональных сведений.

Подбор персонала для работы в отделе кадров ведется с учетом требований, которые разработаны для должностей, связанных с владением и обработкой конфиденциальных сведений и документов. Здесь: анализ личностных и моральных качеств претендентов на должность; подписание обязательства о неразглашении защищаемых сведений; оформление приказом первого руководителя предприятия допуска к конфиденциальной информации; обучение правилам защиты конфиденциальной информации и регулярное инструктирование по отдельным вопросам защиты; контроль соблюдения действующих инструкций по работе с конфиденциальными документами.

Иными словами, порядок функционирования отдела кадров должен быть подчинен решению задач обеспечения безопасности персональных сведений, их защиты от разного рода злоумышленников.

Информация, относящаяся к персональным данным работника, может быть предоставлена государственным органам в порядке, установленном федеральным законом.

Работодатель не вправе предоставлять персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом.

Персональные данные работника могут быть переданы представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом, в том объеме, в каком это необходимо для выполнения указанными представителями их функций.

Работодатель обеспечивает ведение журнала учета выданных персональных данных работников, в котором регистрируются запросы, фиксируются сведения о лице, направившем запрос, дата передачи персональных данных или дата уведомления об отказе в предоставлении персональных данных, а также отмечается, какая именно информация была передана.

В случае если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено федеральным законом или настоящим Положением на получение информации, относящейся к персональным данным работника, работодатель обязан отказать лицу в выдаче информации.

Персональные данные. Законодательство в области защиты персональных данных

2.1. Персональные данные

Необходимость обеспечения безопасности персональных данных в наше время — объективная реальность. Современный человек не может самостоятельно противодействовать посягательству на его частную жизнь. Возросшие технические возможности по сбору и обработке персональной информации, развитие средств электронной коммерции и социальных сетей делают необходимым принятие мер по защите персональных данных.

Рассмотрим несколько примеров из повседневной жизни, когда нарушаются права человека на конфиденциальность персональных данных. Бывает так, что при оформлении дисконтной карты в магазине покупатель указывает следующие сведения: фамилию, номер телефона, электронный адрес, а затем получает сообщения и письма совершенно из других магазинов, в которых даже никогда не бывал. То есть магазин без согласия покупателя передал его данные третьим лицам. Если газета печатает ФИО и суммы выигрыша победителей лотереи без их ведома, или ТСЖ вывешивает на подъезде списки должников и сумму их долга — это примеры «безобидных » утечек. Кража персональных данных может нанести правообладателю ощутимый материальный ущерб, если речь идет о кредитных картах или информации о сбережениях в банке. Злоумышленники, обладающие достаточными техническими знаниями, похищают реквизиты банковских карт (скиминг) или имитируют сайты финансовых учреждений, чтобы заставить пользователя показать свою личную информацию (фишинг). На самом деле зачастую даже трудно установить источник утечки персональных данных вследствие высокой информатизации современного общества.

Государство на законодательном уровне требует от организаций и физических лиц, обрабатывающих персональные данные, обеспечить их защиту. Законодательство Российской Федерации в области защиты персональных данных основывается на Конституции РФ, международных договорах Российской Федерации, Федеральном законе РФ от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и других определяющих случаи и особенности обработки персональных данных федеральных законов.

Целью российского законодательства в области защиты персональных данных является обеспечение защиты прав и свобод гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну. Законодательством регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой государственными органами власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами и физическими лицами.

Основополагающим законом в области защиты персональных данных является Федеральный закон «О персональных данных» №152, который был принят Государственной думой 8 июля 2006 года и вступил в силу с 26 января 2007 года. Закон определяет:

  1. основные понятия, связанные с обработкой персональных данных;
  2. принципы и условия обработки персональных данных;
  3. обязанности оператора персональных данных;
  4. права субъекта персональных данных;
  5. виды ответственности за нарушение требований ФЗ-№152;
  6. государственные органы, осуществляющие контроль за соблюдением требований ФЗ-№152.

В соответствии с Законом персональные данные — любая информация, с помощью которой можно однозначно идентифицировать физическое лицо (субъект ПД). К персональным данным в связи с этим могут относиться фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация, принадлежащая субъекту ПД.

Операторами персональных данных являются государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели и содержание обработки персональных данных.

Обработка персональных данных – действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных.

Информационная система персональных данных (далее ИСПД) – информационная система, представляющая собой совокупность персональных данных, содержащихся в базе данных, а также информационных технологий и технических средств, позволяющих осуществлять обработку таких персональных данных с использованием средств автоматизации или без использования таких средств .

Регуляторами называются органы государственной власти, уполномоченные осуществлять мероприятия по контролю и надзору в отношении соблюдения требований федерального закона. В ФЗ «О персональных данных» установлены три регулятора:

  • Роскомнадзор (защита прав субъектов персональных данных)
  • ФСБ (требования в области криптографии)
  • ФСТЭК России (требования по защите информации от несанкционированного доступа и утечки по техническим каналам).

Так как ФЗ «О персональных данных» является лишь основой правового обеспечения защиты ПД, его требования в дальнейшем были конкретизированы в актах Правительства РФ и Министерства связи, нормативно-методических документах регуляторов.

2.2. Категории персональных данных

ФЗ «О персональных данных» выделяет следующие категории персональных данных.

Общедоступные ПД — данные, доступ к которым предоставлен неограниченному кругу лиц с согласия субъекта ПД или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяются требования соблюдения конфиденциальности. Общедоступные источники персональных данных создаются в целях информационного обеспечения (например, справочники и адресные книги). В общедоступные источники персональных данных с письменного согласия субъекта персональных данных могут включаться его фамилия, имя, отчество, год и место рождения, адрес, абонентский номер, сведения о профессии и иные персональные данные, предоставленные субъектом персональных данных.

Важно отметить, что сведения о субъекте ПД могут быть в любое время исключены из общедоступных источников по требованию субъекта либо по решению суда или уполномоченных государственных органов.

Специальные категории ПД — персональные данные, касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни. Их обработка допускается только в следующих случаях:

  • субъект ПД дал согласие в письменной форме на обработку своих персональных данных;
  • персональные данные являются общедоступными;
  • персональные данные относятся к состоянию здоровья субъекта ПД и получение его согласия невозможно, либо обработка персональных данных осуществляется лицом, профессионально занимающимся медицинской деятельностью и обязанным в соответствии с законодательством Российской Федерации сохранять врачебную тайну;
  • обработка персональных данных членов (участников) общественного объединения или религиозной организации при условии, что персональные данные не будут распространяться без согласия в письменной форме субъектов ПД;
  • обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о безопасности, об оперативно-розыскной деятельности, а также в соответствии с уголовно-исполнительным законодательством Российской Федерации или необходима в связи с осуществлением правосудия .

Совместный приказ ФСТЭК, ФСБ и Министерства информационных технологий и связи РФ от 13 февраля 2008 года N 55/86/20 «Об утверждении Порядка проведения классификации информационных систем персональных данных» определяет следующие категории персональных данных, которые обрабатываются в ИСПД:

Категория 1 – персональные данные, касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных и философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни.

Категория 2 – персональные данные, позволяющие идентифицировать субъекта ПД и получить о нем дополнительную информацию, за исключением персональных данных, относящихся к категории 1.

Категория 3 – персональные данные, позволяющие идентифицировать субъекта ПД.

Категория 4 – обезличенные и (или) общедоступные персональные данные.

Биометрические персональные данные – это сведения, которые характеризуют физиологические особенности человека и на основе которых можно установить его личность. Они могут обрабатываться только при наличии согласия в письменной форме субъекта ПД. Обработка биометрических персональных данных без согласия субъекта ПД может осуществляться в связи с осуществлением правосудия, а также в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации о безопасности, об оперативно — розыскной деятельности, о государственной службе, о порядке выезда из РФ и въезда в Российскую Федерацию, уголовно-исполнительным законодательством .

Определение биометрических данных в российском законодательстве предоставляет оператору персональных данных возможность принятия самостоятельного решения об отнесении тех или иных данных к биометрическим. Это породило немало споров. Рассмотрим пример с фотографией. С одной стороны, она характеризует физиологические особенности человека. Но человек с течением времени может сильно измениться или злоумышленник может подделать внешние признаки под законного субъекта. Так ли однозначно в данном случае установление личности? В настоящее время представители регуляторов подтверждают, что фотография и видеоизображения относятся к биометрическим данным.

2.3. Права субъекта персональных данных

Субъект персональных данных – это физическое лицо, которое может быть однозначно идентифицировано на основе персональных данных, то есть фактически тот, чьи данные необходимо защищать. Рассмотрим основные права субъекта ПД, установленные ФЗ-№152.

  1. Право субъекта персональных данных на доступ к своим персональным данным. Это предполагает право субъекта на получение сведений об операторе персональных данных и о том, какие ПД, относящие к этому субъекту, он обрабатывает, а также непосредственный доступ к этим ПД. Субъект вправе требовать от оператора уточнения ПД, их блокирования или уничтожения, если они устаревшие, неполные или не являются необходимыми для заявленной цели обработки. Доступ к своим ПД предоставляется субъекту(или его представителю) при обращении либо на основании запроса. Полученная информация может содержать следующие сведения:
    • цель обработки ПД
    • способы обработки ПД
    • сроки обработки ПД
    • перечень допущенных к обработке ПД лиц
    • перечень обрабатываемых ПД и источник их получения
    • сведения о возможных юридических последствиях обработки ПД для субъекта ПД.

    Закон определяет случаи, когда данное право субъекта ПД ограничивается, например, если речь идет о безопасности страны, нарушении конституционных прав и свобод других лиц или оперативно-розыскной деятельности.

  2. Права субъектов ПД при обработке их персональных данных в целях продвижения товаров, работ, услуг на рынке, а также в целях политической агитации. В данном случае обработка осуществляется только при условии предварительного согласия субъекта. При этом важно отметить, что обработка признается осуществленной без согласия субъекта, если оператор не доказал обратное. Оператор обязан немедленно прекратить обработку ПД по требованию субъекта.
  3. Права субъектов персональных данных при принятии решений на основании исключительно автоматизированной обработки их персональных данных. Закон запрещает принятие решений в отношении субъекта ПД исключительно на основании автоматизированной обработки, если не получено его согласия в письменной форме или в случаях, предусмотренных федеральными законами.
  4. Право на обжалование действий или бездействия оператора. Если субъект ПД считает, что оператор обрабатывает его ПД ненадлежащим образом, то есть нарушает его права, он может обратиться в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке.

Необходимо отметить, что субъект ПД имеет право на возмещение убытков и компенсацию материального вреда в судебном порядке.

2.4. Обязанности оператора персональных данных

Ранее мы рассмотрели понятие оператора персональных данных и действия, являющиеся обработкой персональных данных . Исходя из определения, можно сделать вывод о том, что все без исключения организации являются операторами ПД, так как они накапливают, собирают и обрабатывают информацию о своих сотрудниках в рамках Трудового кодекса РФ. Помимо этого многие организации собирают сведения о своих клиентах, подрядчиках, поставщиках и партнерах в рамках своей основной деятельности. Главными обязанностями оператора ПД является уведомление Роскомнадзора об обработке ПД и ,собственно, защита ПД.

Законом предусмотрены случаи, когда оператор не обязан уведомлять Роскомнадзор об обработке ПД:

  1. если его связывают с субъектом трудовые отношения;
  2. если между оператором и субъектом существует договор и данные необходимы для исполнения обязательств по нему;
  3. если данные относятся к членам религиозных объединений и общественных организаций и обрабатываются в соответствии с учредительными документами и с законом.
  4. если данные являются общедоступными;
  5. если включают в себя только ФИО;
  6. данные необходимы для однократного пропуска на территорию оператора или аналогичных целей;
  7. если данные включены в федеральные автоматизированные информационные системы и государственные информационные системы персональных данных;
  8. если данные обрабатываются без использования средств автоматизации в соответствии с законами РФ.

Важно отметить, что оговаривается обязанность оператора не передавать персональные данные третьим лицам.

При этом многие организации допускают ошибку в том, что если они не обязаны уведомлять уполномоченный орган об обработке ПД, то можно не выполнять обязанности, возлагаемые законом на операторов ПД. Такие действия являются противозаконными, однозначно трактуются как невыполнение требований законодательства и караются мерами, предусмотренными Законом.

Рассмотрим основные обязанности оператора персональных данных, предусмотренные ФЗ-№152:

  1. Обеспечение безопасности обработки персональных данных, что означает обязанность «принимать необходимые организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий».
  2. Уведомительный характер обработки персональных данных. В соответствии со статьей 2 ФЗ-№152 оператор до начала обработки персональных данных обязан уведомить уполномоченный орган по защите прав субъектов ПД (Роскомнадзор) о своем намерении осуществлять обработку персональных данных. Роскомнадзор вносит сведения об операторе в реестр операторов. Информация, содержащаяся в реестре, за исключением сведений о средствах обеспечения безопасности персональных данных при их обработке, является общедоступной.
  3. При получении персональных данных (в том числе от третьих лиц) оператор ПД до начала обработки обязан получить у субъекта этих ПД письменное разрешение на их обработку (за исключением случаев, если персональные данные были предоставлены оператору на основании федерального закона или если они являются общедоступными). Важно отметить, что субъект имеет право отозвать данное разрешение.
  4. Оператор обязан предоставить субъекту ПД по требованию все имеющиеся сведения о нем, целях и условиях обработки, способах защиты его персональных данных.

    Оператор также должен уничтожить или блокировать соответствующие персональные данные, внести в них необходимые изменения по предоставлении субъектом ПД или его законным представителем сведений, подтверждающих, что персональные данные, которые относятся к соответствующему субъекту и обработку которых осуществляет оператор, являются неполными, устаревшими, недостоверными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки.

    Более того, оператор ПД обязан предоставить доказательство получения согласия субъекта ПД на обработку его персональных данных, а в случае обработки общедоступных персональных данных на него возлагается обязанность доказать, что обрабатываемые ПД являются общедоступными.

  5. Подконтрольность и поднадзорность деятельности операторов персональных данных государственным органам. Это означает обязанность оператора сообщать в уполномоченный орган по защите прав субъектов ПД по его запросу информацию, необходимую для осуществления деятельности указанного органа. Функциями контроля и надзора государство наделило Роскомнадзор, ФСТЭК и ФСБ.

Законом также предусмотрены случаи, когда не требуется согласие субъекта ПД на обработку сведений о нем:

  1. обработка персональных данных осуществляется на основании других федеральных законов, например, некоторыми Федеральными законами предусматриваются случаи обязательного предоставления субъектом ПД своих персональных данных в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства;
  2. оператор и субъект ПД связаны договором на выполнение действий, которые требуют обработки персональных данных этого субъекта, например, договор, по которому туристическая фирма (оператор) имеет право использовать персональные данные субъекта для бронирования гостиницы;
  3. обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта ПД, если получение его согласия невозможно, например, госпитализация человека при несчастном случае;
  4. обработка персональных данных необходима для доставки почтовых отправлений организациями почтовой связи, для осуществления операторами электросвязи расчетов с пользователями услуг связи за оказанные услуги связи, а также для рассмотрения претензий пользователей услугами связи;
  5. обработка персональных данных осуществляется в целях профессиональной деятельности журналиста либо в целях научной, литературной или иной творческой деятельности при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта ПД;
  6. осуществляется обработка персональных данных, подлежащих опубликованию в соответствии с федеральными законами, в том числе ПД лиц, замещающих государственные должности, должности государственной гражданской службы, персональных данных кандидатов на выборные государственные или муниципальные должности.

Во всех других случаях оператор должен соблюдать требования российского законодательства по обработке персональных данных. Законом предусмотрена гражданская, уголовная, административная, дисциплинарная и иная ответственность за нарушение его требований.

Так, Кодекс об административных правонарушениях предусматривает максимальный штраф в 500000 рублей за невыполнение законного предписания Роскомнадзора (ст. 19.5 КоАП). Тот же Кодекс предусматривает приостановку деятельности организации на срок до 90 суток при осуществлении деятельности по защите персональных данных без лицензии (ст. 19.20 КоАП).

В уголовном кодексе говорится о штрафе в 300000 руб., обязательных работах на срок до 1_го года, аресте до 6_ти месяцев и лишении права занимать должность на срок до 5_ти лет в случае осуществления защиты персональных данных без лицензии в случаях, если это деяние причинило крупный ущерб гражданам (ст. 171 УК).

При систематических и грубых нарушениях Роскомнадзор имеет право ходатайствовать об отзыве лицензий на основной вид деятельности.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *