Служебная записка о списании

Списание материальных ценностей: понятие и причины

Любая вещь имеет свой эксплуатационный срок и рано или поздно окончательно приходит в негодность. Типичным примером такого процесса внутри предприятия является спецодежда, заказываемая для определённой категории рабочих и активно эксплуатируемая.

Кроме этого, компания может столкнуться с приведением в негодность или моральным устареванием мелкой техники, используемой в работе (калькуляторов, например).

Прежде чем рассматривать нюансы списания той или иной ценности, необходимо определиться с категориямиРазличают:

  • Основные средства (ОС) – это жизненно важный элемент деятельности любого предприятия, ведь под эту категорию попадает то имущество, без которого затрудняется или вовсе может прекратиться работа организации. Они имеют ряд подвидов, среди которых – здания и сооружения, оборудование, спецтехника и т.д. Срок использования ОС – более одного года.
  • Товарно-материальные ценности. Сюда относятся те активы, которые также будут использоваться предприятием в процессе осуществления своей деятельности. Существуют в форме сырья или запасов. Именно эта категория имеет активную динамику оборачиваемости и подлежит регулярному списанию.
  • Малоценное имущество – под эту категорию попадает то имущество, срок службы которого составляет менее одного года и является быстроизнашивающимся. Кроме этого, важным критерием для отнесения к этому виду является и её стоимость. К малоценному имуществу относится, как правило, спецодежда, предметы хозяйственной деятельности, узкопрофильные рабочие инструменты и так далее.

Сама процедура списания включает несколько этапов:

  1. Определение состояния имущества.
  2. Составление мотивированной служебной записки о необходимости списания.
  3. Получение разрешения руководства организации на проведение инвентаризации.
  4. Непосредственно, проведение инвентаризации и составление акта непригодности имущества.
  5. Утилизация пришедшего в негодность имущества.
  6. Списание по бухгалтерскому учёту.

При необходимости списания малоценного актива перед материально-ответственным лицом возникает задача исключить такое имущество из своей зоны ответственности. Конечно же, такой процесс должен проходить с составлением бумаги — служебной записки о списании материальных ценностей.

Как правило, списание материальных ценностей (ТМЦ) осуществляется по инициативе материально-ответственного работника, который обязан следить за своевременностью операций с ними и сам должен быть заинтересован в их корректном учёте.

Также списание может быть результатом проведённой инвентаризации или проверки.

Служебная записка на списание материальных ценностей –образец

Данный вид документа имеет цель донести информацию от работника к вышестоящему руководству о необходимости списания того или иного вида имущества. Внешний вид служебной записки на списание материальных ценностей может варьироваться в зависимости от особенностей работы конкретного предприятия или организации, ведь законодателями не принят стандартизированный бланк. В данном вопросе управленцу предстоит исходить из требований локальных документов предприятия, регламентирующих делопроизводство.

При проверке контролирующими органами основное внимание уделяется документальному оформлению тех или иных операций внутри предприятия. Исходя из этого, каждое изменение статуса того или иного имущества необходимо отражать посредством составления служебной записки и других документов.

При составлении важно помнить о следующих обязательных реквизитах документа:

  • Дата составления, номер и наименование документа. Сюда же рекомендуется добавить небольшую преамбулу, раскрывающую тематику вопроса.
  • Адресат или получатель. Это то должностное лицо, которому направляется документ для рассмотрения и принятия решения. Следует указать его Ф.И.О и должность полностью.
  • Основная часть. Здесь следует отразить основания, отражённые в акте на списание, само прошение, а также виды и наименования списываемого имущества. Помимо этого, следует указать балансовую стоимость, инвентарный или номенклатурный номер.
  • Данные о материально-ответственном лице. Обычно им же выступает сам автор служебной записки.

Текст документа должен быть кратким, но раскрывать суть. В этом может помочь прикрепление к служебной записке подтверждающих документов (таких как акт на списание, заключение компетентного подразделения организации и т.д.).

Перед тем, как направить документ на рассмотрение, его необходимо подписать не только материально-ответственному лицу, но и его непосредственному руководителю, подтверждающему достоверность описанных сведений.

После должного оформления и визирования документ подлежит регистрации в приёмной предприятия, после чего направляется на рассмотрение адресата. Именно его резолюция определяет дальнейшую судьбу того или иного имущества.

Исходя из вышеуказанных рекомендаций, служебная записка о списании материальных ценностей (в случае со спецодеждой) будет иметь следующий вид:

№156-сз от 20.05.2018 г. Директору ООО «Вертикаль»

Иванову П.О.

Служебная записка

«О списании товарно-материальных ценностей»

Довожу до Вашего сведения, что в связи с истечением срока ношения форменной спецодежды охранника отдела по безопасности ООО «Вертикаль» (выдана 15.05.2017 г.) прошу Вас разрешить произвести списание данного вида спецодежды.

№ п/п Наименование Кол-во Баланс.

Стоимость (рос. руб.)

Инв. №
1. Куртка зимняя утеплённая 1 шт. 4700 12345
2. Сапоги зимние 1 шт. 5600 54321

Основание для списания: Истечение срока ношения

Начальник отдела по безопасности ООО «Вертикаль» Петров В.С.

20.05.2018 г.

Охранник отдела по безопасности ООО «Вертикаль» Сидоров А.О.

Таким образом, в статье были определены основные моменты, с которыми может столкнуться управленец в процессе списания материальных ценностей. Для исключения возможных негативных последствий ему необходимо следить за состоянием и движением своих активов, а также вовремя их утилизировать.

>Служебная записка на списание ТМЦ

Как правильно оформить СЗ?

Служебная записка как самостоятельный вид документа отсутствует в общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД). Но она часто используется в деловой практике. Оформлять ее желательно в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

Документ, о котором мы ведем речь в этой статье, составляется работником, ответственным за ТМЦ, на имя начальника подразделения.

В нем должна содержаться просьба о списании.Также указывается основание для этого и прилагается полный перечень материальных ценностей. СЗ состоит из следующих граф:

  • наименование ТМЦ,
  • количество,
  • балансовая стоимость,
  • инвентарный номер.

После составления документ подается на подпись руководителю. После его рассмотрения, в случае принятия решения о необходимости проверки, директор издает и подписывает приказ о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22. В нем утверждается состав комиссии, сроки проведения инвентаризации и указывается имущество, которое подлежит следует проверить. На основании приказа начинается процедура инвентаризации. После ее проведения составляется акт, на основании которого испорченное имущество списывается.

Образцы служебной записки

Рассмотрим на нескольких примерах оформление СЗ. Благодаря образцам, вы сможете самостоятельно составить необходимый вам документ.

1. В торговых организациях часто приходится избавляться от испорченного товара. В этом случае работниками магазина составляется служебная записка на списание товара, которая подается на подпись директору магазина.

2. На производстве может возникнуть необходимость в списании материалов, непригодных для изготовления продукции. Если по каким-либо причинам материал невозможно использовать, оформляется служебная записка на списание материалов, образец:

3. Каждый работодатель обязан обеспечивать своих сотрудников спецодеждой, согласно разработанным нормам выдачи. При износе рабочая одежда списывается, взамен работнику выдается новая. С этой целью заполняется служебная записка на списание спецодежды:

4. При выполнении работ сотрудники используют основные средства компании, которые тоже могут устаревать и нуждаться в замене. Вследствие этого такое имущество следует списывать, а работников обеспечивать современным оборудованием. Ниже вы можете ознакомиться с тем, как выглядит служебная записка на списание основных средств, образец:

Правила оформления бланка

Каждая организация имеет разработанную систему, по которой осуществляется списание материальных активов. В крупных организациях эту работу выполняет отдельная комиссия.

В небольших операции осуществляются по надобности разными сотрудниками. Но везде требуется определенное оформление посредством специальной документации. Записка обязательно должна включать набор сведений:

  1. Реквизиты. Традиционно они включают сведения о дате, номере и наименовании, которое раскрывает тематику документа. В рамках небольших организаций используется только дата. В крупных компаниях делопроизводителем указывается номер, осуществляется специальная регистрация в журнале.
  2. Адресат-получатель. В его роли выступает директор или заместитель, обеспечивающий решение вопросов по формированию материальных ценностей.
  3. Прошение. Оно подразумевает списание перечисленных материальных ценностей.
  4. ТМЦ. Здесь идет о речь об израсходованных товарно-материальных ценностях, пришедших в негодность. Обычно пункт оформляется в виде таблицы, включающей данные о номерах строчек, названиях предметов, количествах, инвентарных номерах, балансовой стоимости.
  5. Основания. Требуется отметить, какие документы подтверждают необходимость осуществления мероприятий. В частности, используется акт проверки, соответствующее решение комиссии, заключение экспертизы.
  6. Материально ответственное лицо. Данные должны содержаться о нем и о подразделении, в рамках которого используются эти ценности.
  7. Временной период. Учитывается интервал, за который осуществлялся расход. Он зависит от конкретных правил, имеющихся на предприятии. Чаще всего это месяц, квартал.
  8. Приложения. Совместно с запиской происходит передача копий документов, на базе которых и будет осуществляться данная мера.
  9. Автор. Указывается ФИО, подпись и должность составителя бумаги. Оформление записки производится силами материально ответственного специалиста или руководителя подразделения, исходя из правил, установленных в компании.
  10. Согласование. В процессе оформления принимают участие как минимум два сотрудника. Один из них – материально ответственное лицо, второй – начальник. Первым подписывается записка, а второй визирует соответствие сведений действительности.

Далее документ направляется адресату, который должен его либо утвердить, либо отказать. Впоследствии бумага следует в бухгалтерию, в которой баланс будет приведет в соответствие.

В каждой организации своя система списания материальных ценностей. В больших компаниях эта работа ведётся отдельной комиссией, которая функционирует по определённым дням. В небольших фирмах такие операции проводятся по мере необходимости разными сотрудниками. Но везде проводится определённое документальное оформление.

Данная служебная записка должна содержать следующую информацию:

  1. Реквизиты документа. Обычно записка имеет дату, номер и название, раскрывающее тематику. В небольшой компании, где делопроизводство не систематизировано на должном уровне, может присутствовать только дата. На крупных предприятиях номер и дату прописывает делопроизводитель, который осуществляет также регистрацию документа в журнале;
  2. Адресат. Записка адресуется директору или заместителю директора, который занимается вопросом обеспечения организации материальными ценностями, например, главному инженеру;
  3. Просьба о списании перечисленных материальных ценностей;
  4. Сведения о предметах, которые были израсходованы или пришли в негодность, обычно подаётся в виде таблицы. В ней должны быть следующие графы:
  • Номер строки;
  • Наименование предмета;
  • Количество;
  • Инвентарный номер;
  • Балансовая стоимость.
  1. Основания для списания. Следует указать, какими документами подтверждаются мероприятия, подтверждающие необходимость списания.

Это может быть акт проверки, решение комиссии о непригодности вещи к дальнейшему использованию, заключение экспертизы о том, что определённый прибор сломан и его восстановление экономически нецелесообразно;

  1. Должность, подпись, фамилия и инициалы автора документа. Записку оформляет материально ответственное лицо или руководитель подразделения, в зависимости от установленных в организации правил;
  2. Отметки о согласовании. В оформлении списания участвуют, как минимум, двое сотрудников: материально ответственный и начальник. Один подписывает записку непосредственно, а другой ставит на документе свою визу о том, что изложенные сведения соответствуют действительности.

Служебная записка направляется адресату, который утверждает её или отказывает в утверждении. Далее документ следует в бухгалтерию, где должны быть приняты меры по приведению баланса в соответствие.

Более наглядно изложенная информация будет смотреться на примере.

№ 03-64/85 Директору ООО «ТехАртГрупп»

от ДД.ММ.ГГГГ Подольскому М.Е.

О списании материальных средств

Прошу разрешить списание следующих материальных ценностей за период с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ:

Назначение и виды служебных записок

Служебная записка — это внутренний документ организации, применяющийся в делопроизводстве для следующих целей:

  • для информирования коллег:
  • о совершении тем или иным специалистом каких-либо действий;
  • изменениях в рабочем процессе;
  • изменениях в локальной документации;
  • изменениях в составе информации, используемой для производственных целей;
  • делегирования руководителем заданий к исполнению подчиненным по должности работникам;
  • информирования сторонних организаций (контрагентов, государственных органов и т. д.) об изменениях в сложившихся между организациями правоотношениях, нарушениях с той или другой стороны, имеющихся предложениях о сотрудничестве и т. д.

Таким образом, предназначение всякой служебной записки — это передача информации определенному адресату, и, как правило, любой образец служебной записки служит для побуждения адресата к каким-либо действиям.

На этом основании выделим следующие основные группы служебных записок:

  • о премировании;
  • применении дисциплинарного взыскания;
  • проведении служебного расследования;
  • списании материальных ценностей;
  • направлении в командировку;
  • выдаче денежных средств под отчет;
  • предоставлении материальной помощи;
  • неисполнении служебных обязанностей;
  • проведении проверки контрагента;
  • исполнении сотрудником порученного задания и его результатах;
  • согласовании изменений в типовых формах документов и др.

Как видно, всякое действие на производстве может быть оформлено с помощью подходящего образца служебной записки. Необходимость в использовании такого документа в производственном процессе определяется локальной документацией организации и сложившейся в компании практикой документооборота.

Как правильно написать служебную записку: нормативная база

На законодательном уровне утвержденных требований к составлению образца служебной записки нет. Как мы уже успели обозначить, такой документ составляется в соответствии с внутренними правилами организации.

Теоретически делопроизводство может и не подразумевать документов такого вида. Тем не менее на практике такое встречается крайне редко. Оформление служебной записки — это еще и акт фиксации предпринятых действий со стороны самого составителя служебной записки, что в некоторых случаях может выступить доказательством надлежащего исполнения своих трудовых обязанностей со стороны такого лица (например, решение Автозаводского райсуда г. Тольятти от 24.05.2018 по делу № 2-2-1852/2018 и т. п.).

При написании служебной записки за основу можно взять, например:

  • ГОСТ 7.0.97-2016 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст;
  • ГОСТ 7.0.8-2013 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст;
  • ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст и др.

Эти ГОСТы могут быть использованы и при разработке различных локальных регламентов и рекомендаций по оформлению документации в той или иной компании, хотя закон этого и не требует.

Образец — как правильно написать служебную записку, доступный для скачивания, читатель найдет ниже.

Как правильно составить и заполнить бланк служебной записки

Если в организации имеется утвержденный образец бланка служебной записки, рекомендуется использовать именно его.

Если такого бланка нет или необходимо разработать правила его составления, можно опираться на рекомендации ГОСТа (например, раздел 4 «Реквизиты документа» ГОСТ 7.0.97-2016) и общую сложившуюся практику делопроизводства.

Так, любой образец служебной записки обычно имеет следующую структуру:

  • Адресат (Ф. И. О., должность, наименование структурного подразделения, наименование организации).
  • Дата составления.
  • Место составления.
  • Наименование документа.
  • Сведения о работнике, составившем документ (Ф. И. О., должность, наименование структурного подразделения, наименование организации).
  • Тема служебной записки (например, «о проведении проверки … (наименование контрагента) для целей заключения договора поставки» и т. п.).
  • Текст служебной записки, содержащий распоряжение или иную информацию, адресованную соответствующему лицу. В состав служебной записки нередко включается также материальное и техническое обоснование того или иного действия, если требуется предоставление каких-либо материальных ценностей.
  • Приложения (расчеты, акты, список необходимых материальных ценностей, документы контрагента для проверки, сметы, фотографии, свидетельские показания, иные служебные записки, новые редакции документов и др. — в соответствии с содержанием служебной записки и требуемыми действиями адресата);
  • Подпись составителя.

В определенных локальной документацией случаях служебная записка может также предусматривать визу непосредственного руководителя составителя служебной записки или других подразделений (например, юридического отдела, бухгалтерии, службы финансового мониторинга и др.).

Итак, мы рассмотрели, как составить образец служебной записки, остановимся теперь подробнее на форме такого документа.

Форма служебной записки

Законом не установлено требование обязательно использовать служебные записки в делопроизводстве на предприятии. Каждая организация сама определяет случаи, когда это необходимо.

Уже исходя из самой формулировки понятно, что форма служебной записки — письменная. На практике служебная записка может оформляться:

  • от руки на бумажном носителе;
  • путем набора текста в электронной форме с дальнейшей печатью на бумажном носителе и собственноручно исполненной подписью составителя;
  • с использованием специального программного обеспечения, позволяющего регистрировать документы и подписывать их электронной подписью пользователя.

Использование электронного документооборота, помимо прочего, дает возможность точно зафиксировать:

  • дату и время составления служебной записки;
  • ее автора;
  • дату отправки адресату и приема в работу;
  • а также прочие этапы ее исполнения.

Независимо от выбранной формы образца служебной записки, ее содержание обычно соответствует указанному выше.

Юридическая значимость служебной записки также не зависит от выбранной формы документа. В данном случае решающее значение имеет именно факт достоверности передачи изложенной в ней информации и своевременной и надлежащей отправки адресату.

Например, уполномоченный работник направлял служебные записки о фактах недостачи на имя генерального директора по электронной почте, которые последний не получал, т. к., с его слов, электронной почтой не пользовался. По мнению суда, направление вышеуказанных служебных записок не может расцениваться как принятие со стороны этого сотрудника действенных мер по установлению причин и устранения недостачи и являться основанием для его освобождения от уголовной ответственности (см. приговор Новокуйбышевского горсуда Самарской обл. от 07.09.2015 по делу № 1-2/2015).

Служебная и докладная записка: отличия

Поскольку законодательное регулирование в части составления и использования служебных записок отсутствует, четко сказать, где проходит грань между служебной и докладной запиской, не представляется возможным.

Обычно данные термины используются в следующих значениях:

  • Служебная записка — документ, информирующий или предупреждающий другое лицо (например, коллегу или группу коллег) о том или ином факте, касающемся производственной деятельности, или служащий для делегирования поручения от вышестоящего по должности лицу подчиненному.
  • Докладная записка — документ, предназначенный для уведомления уполномоченных лиц о свершившихся фактах нарушения со стороны должностных лиц организации (в т. ч. сторонней организации, являющейся контрагентом данной компании) либо содержащий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Докладные записки, в отличие от служебных, направляются на имя вышестоящего руководства (служебные обычно предназначаются должностным лицам независимо от их статуса по отношению к исполнителю служебной записки).

Тем не менее такое различие в используемой терминологии в каких-либо официальных актах не закреплено, поэтому их замена при использовании в делопроизводстве никакого правового значения не имеет: юридическое значение документа определяется исходя из его предмета, действительного содержания, а не названия (по аналогии см. п. 5 постановления Пленума ВАС РФ от 14.03.2014 № 16).

Помимо этой терминологии в отдельных сферах деятельности для обозначения аналогичных документов могут использоваться и иные наименования, например: рапорт, информационное письмо, справка, ходатайство и т. д.

Как писать служебную записку о нарушении трудовой дисциплины

Одним из самых распространенных видов служебных записок (докладных, рапортов) является служебная записка о нарушении трудовой дисциплины. Общий порядок составления такой служебной записки аналогичен рассмотренному нами ранее, но есть в данном случае и свои нюансы.

Законодательно требования к содержанию такого рода документа не установлены, однако на его основании в дальнейшем составляется приказ о применении к работнику дисциплинарного взыскания (см. ст. «Приказ о наложении дисциплинарного взыскания»). Обязательным требованием при этом является указание в приказе четких оснований для применения к работнику таких мер. Соответственно, и в служебной записке должно быть конкретно указано:

  • каким работником было совершено дисциплинарное нарушение;
  • какие именно должностные обязанности были нарушены;
  • в какое время и дату указанное дисциплинарное нарушение было совершено.

Так, суд указал, что не только из самого приказа, но и из соответствующей докладной записки не усматривается, какие дисциплинарные поступки и когда именно совершил работник, поэтому применение к нему мер дисциплинарной ответственности не может быть осуществлено (см. решение Хостинского райсуда г. Сочи от 20.06.2011 по делу № 2-1114/2011).

В своей докладной руководитель совершившего дисциплинарное нарушение работника также может указать вид дисциплинарной ответственности, к которому он предлагает привлечь такого работника. Однако возможна и другая ситуация, когда руководитель, наоборот, ходатайствует о неприменении к провинившемуся работнику таких мер.

Образец — как писать служебную записку о нарушении трудовой дисциплины — размещен ниже: Служебная записка о нарушении трудовой дисциплины — образец.

Такого вида служебная записка требуется в тех случаях, когда необходимо списать вышедшее из строя или устаревшее (в техническом или моральном плане) имущество, используемые в производственной деятельности, утерянные или поврежденные ценности, находящиеся на балансе организации, и т. д.

В этом документе следует указать:

  • какие конкретно материальные ценности подлежат списанию;
  • в каком количестве;
  • по каким основаниям;
  • в какие сроки;
  • требуется ли замена таких материальных ценностей после списания другими, и если да, то какими именно.

Если имеются основания полагать, что порча или утрата материальных ценностей произошла по вине сотрудников, одновременно в данной служебной записке можно указать на необходимость проведения служебного расследования (см. ст. «Порядок проведения служебного расследования»).

Такая служебная записка обычно пишется на имя руководителя организации, который в дальнейшем может отписать ее для исполнения соответствующему подразделению в компании или оставить исполнение за собой.

Служебная записка о премировании работника

Служебная записка (докладная, рапорт, ходатайство) о премировании работника обычно составляется непосредственным руководителем такого работника и содержит все прочие реквизиты служебной записки, которые мы перечисляли выше.

В тексте такого документа следует отразить:

  • какого работника надлежит поощрить (Ф. И. О., должность, наименование подразделения);
  • каковы основания для поощрения данного работника;
  • каким образом предлагается поощрить сотрудника и т. д.

Служебная записка такого рода оформляется непосредственным руководителем работника, хотя составить ее может и уполномоченное лицо из другого подразделения, если на то имеются основания. Адресатом записки, как правило, выступает руководитель организации.

Данная тема более подробно раскрыта в другой нашей статье — «Составляем ходатайство на премию — образец», рекомендуем ее к прочтению.

Если такое ходатайство будет удовлетворено, на его основании составляется соответствующий приказ. Об этом читайте в нашей статье «Как составить приказ о премировании работников — образец».

Подведем итоги. Служебная записка — это документ, служащий для информирования или побуждения к определенным действиям работников внутри одной организации. Однако такой документ также может быть адресован и другой компании (например, контрагенту и т. д.). Форма служебной записки письменная (в т. ч. на бумажном или электронном носителе). Состав реквизитов документа на законодательном уровне не регламентирован, однако обычно он включает сведения о составителе и адресате записки, а также предмет обращения, дату и место составления, подпись (в т. ч. электронную) инициатора.

Статья оказалась полезной? Подписывайтесь на наш канал RUSЮРИСТ в Яндекс.Дзен!

>Служебка на списание материальных ценностей

Служебная записка как источник первичной информации

Чтобы списать сломавшийся принтер, сгоревший компьютер или иную материальную ценность, нужно своевременно информировать руководство об их состоянии (появлении дефектов, неисправностей, истечении срока эксплуатации, моральном устаревании и др.).

Сделать это лучше в письменной форме в виде служебной записки о списании материальных ценностей.

Служебная записка является первичным источником информации для запуска процедуры списания материальных ценностей. Ее отличительные признаки:

  • записка является внутренним документом компании (не относится к первичным бухгалтерским или налоговым документам);
  • она не имеет законодательно утвержденной формы, отсутствуют обязательные для всех требования к ее реквизитам и оформлению;
  • ее составляет материально ответственное лицо или сотрудник фирмы, за которым закреплено имущество, в произвольной форме на имя руководителя фирмы, подразделения компании или в адрес иного ответственного лица.

В крупных компаниях (с большой номенклатурой материальных ценностей, сложной организационной и управленческой структурой) форма служебной записки и порядок ее оформления обычно регламентированы внутренним локальным актом (положением, приказом, распоряжением). В них не только разрабатывается шаблон служебной записки, но и устанавливаются требования к ее содержанию и структуре.

В небольших фирмах и микропредприятиях служебные записки могут не оформляться. Руководство таких компаний все свои материальные ценности контролирует лично и отсутствие/наличие служебной записки в данном случае не играет роли (записка не является отчетно-учетным документом).

Как составить служебную записку о списании материальных ценностей?

Если в вашей компании служебные записки оформляются по специальному шаблону, следуйте установленным правилам и заполняйте записку в указанном порядке. Если таких правил нет, а руководство требует от вас служебную записку по пришедшему в негодность имуществу, подскажем вам несколько правил ее оформления:

  • придерживайтесь общей структуры делового письма (подробности о структуре см. в следующем разделе);
  • используйте для оформления записки стандартный белый лист формата А4 (не допускается написание служебных записок на клочках бумаги, на малоформатной бумаге для заметок или на цветной бумаге);
  • применяйте только деловую лексику при написании текста;
  • излагайте суть лаконично, без лишних деталей и описаний;
  • не включайте в текст записки информацию, не относящуюся к ее основной теме.

И еще несколько рекомендаций:

  • сделайте 2 экземпляра записки (или 1 оригинал и копию);
  • зарегистрируйте оригинал записки в журнале входящей корреспонденции — так вы повысите шансы ее попадания по назначению;
  • копию (или второй экземпляр) с отметкой о номере и дате по журналу входящей корреспонденции оставьте у себя — это подтвердит то, что вы исполнили свою обязанность и вовремя известили руководство, а также избавит вас от ненужных разбирательств (если ваше послание затеряется);
  • будьте готовы дать устные пояснения руководству по сути, изложенной в служебной записке.

Что написать в тексте служебной записки, расскажем далее.

Как составить другой вид служебки — на командировку, смотрите здесь.

Что и в каком порядке указать в служебной записке?

Структура служебной записки выглядит так:

В правой верхней части листа укажите:

  • должность и Ф. И. О. руководителя (или иного ответственного лица), в адрес которого направляется записка (например: «Заместителю директора по хозяйственной части ООО „Ритм“ Жукову П. Л.»);
  • свою должность и Ф. И. О. (например: «от инженера-проектировщика Тумановой Л. И.»).
  1. Описательная часть:
  • в середине листа укажите кратко название документа (например: «Служебная записка по списанию материальных ценностей»);
  • под названием (начиная с начала строки после отступа) изложите основной текст, в табличной или текстовой форме раскройте все важные аспекты: название материальных ценностей, их инвентарные номера, места нахождения, описание дефектов, причины их возникновения, выводы о необходимости списания.
  1. Заключительная часть.

Под текстом записки поставьте дату его составления и подпишите. Свою подпись расшифруйте, проставив фамилию и инициалы.

Чтобы ваши выводы не казались голословными, подкрепите их соответствующими документами: обоснованием необходимости проведения независимой экспертизы, заключением специалистов компании о невозможности ремонта, предварительными расчетами стоимости ремонта, превышающими затраты на покупку нового аналогичного имущества, и др.).

Образец служебки на списание материальных ценностей представлен ниже:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *