Реестр приказов

РЕГЛАМЕНТ Документооборота между бухгалтерией головного офиса и региональными подразделениями компании.

I. В БУХГАЛТЕРИЮ ИЗ РЕГИОНАЛЬНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

1.Счета для оплаты от поставщиков услуг и ТМЦ передаются по электронной почте на адрес info@avtokart-neft.ru или по факсу после детальной проверки руководителем регионального подразделения . Контроль за оплатой счетов возлагается на руководителя регионального подразделения. Оплата за оказанные услуги и поставленные товары в региональное подразделение осуществляется только по безналичному расчету после согласования с генеральным директором счета на оплату.

2. По всем поставкам ТМЦ и оказанным услугам должны быть договора с приложенными копиями уставных документов , свидетельств о постановке на налоговый учет и регистрации , выписок из ЕГРЮЛ .

Оригиналы счетов-фактур, счетов, актов ,накладных и договоров с приложениями от поставщиков услуг и ТМЦ руководитель регионального подразделения должен передать в бухгалтерию головного офиса до седьмого числа месяца , следующего за месяцем , в котором были оформлены вышеуказанные документы с описью с таким расчетом , чтобы документы уже были в бухгалтерии до вышеуказанной даты. Акты по выполненным работам и оказанным услугам за месяц должны быть от последнего числа отчетного месяца.

Обратить внимание на оформление документов :

А)должен быть правильно указан юридический адрес ООО «Авто Карт нефть», ИНН и КПП ,

Б) в случае авансового платежа в счет-фактуре обязательно должна быть заполнена строка к платежно-расчетному документу,

В) в ТОРГ-12 должны стоять подписи и расшифровки подписей в строках отпуск разрешил, главный бухгалтер , отпуск груза произвел , груз принял, груз получил , печать поставщика и получателя .В акте должны стоять подписи Исполнителя и заказчика, а также печати. В счет-фактуре подписи руководителя и главного бухгалтера.

Г. В счет-фактуре помимо полного наименования поставщика должно быть и сокращенное наименование.

3. ТОРГ-12 и доверенности от покупателей руководитель регионального подразделения передает в бухгалтерию головного офиса до 25 числа месяца , следующего за отчетным с описью.

Обратить внимание на оформление документов:

А) В ТОРГ-12 должны стоять подписи груз принял, груз получил , расшифровки подписей и должности лиц ,подписавших ее . Если подписывает руководитель предприятия , то на ТОРГ-12 ставится печать . Если подписывает иное уполномоченное лицо компании , то обязательна доверенность и в ТОРГ-12 заполнение строки по доверенности № от числа, выданной кем, кому. Покупатель должен ставить дату , соответствующую дате выдачи ТОРГ-12.

Б) При оформлении доверенности обратить внимание на дату действия доверенности ( должна быть с первое по последнее число месяца в котором осуществлялись заправки отчетного месяца), должны стоять подписи лица , получившего доверенность, соответствующей подписи в ТОРГ-12 ; подпись руководителя организации и главного бухгалтера с расшифровками. В табличной части в столбце материальные ценности указывается номенклатура , в столбце единица измерения –литраж , в столбце количество -прописью количество литров.

4. Ежедневно руководитель регионального подразделения пересылает по электронной почте на адрес KRACNOCTANOVA@BK.RU оформленные ПКО отдельно по всем контрагентам с учетом секции пробитого кассового чека, не нумеруя его, а также копию Z-отчета. По каждой сумме пробитых чеков высылается информация в произвольной форме о количестве и номенклатуре реализованного товара и наименовании контрагента.

5. Оригиналы Z-отчетов и ксерокопии листов журнала кассира-операциониста высылаются в бухгалтерию головного офиса ежемесячно до 10 числа месяца , следующего за отчетным вместе с квитанциями банка о сдаче наличных денежных средств. При сдаче наличных денежных средств в банк в течении 1 рабочего дня в бухгалтерию головного офиса по электронной почте KRACNOCTANOVA@BK.RU высылаются скан-копии квитанций .

6. Ежемесячно руководитель регионального подразделения составляет таблицу по расчету прибыли и в срок до 15 числа месяца , следующего за отчетным высылает в бухгалтерию головного офиса на электронную почту KRACNOCTANOVA@BK.RU или KLEVERMAR@MAIL.RU .

7. Ежедекадно руководитель регионального подразделения составляет список действующих договоров и контрактов и передает по электронной почте по адресу KRACNOCTANOVA@BK.RU в бухгалтерию головного офиса.

II. ИЗ БУХГАЛТЕРИИ В РЕГИОНАЛЬНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ

1. Сформированные счета-фактуры и ТОРГ-12 передаются в региональные подразделения по электронной почте в формате PDF. Руководитель регионального подразделения подписывает эти документы , ставит круглую печать и штампик с надписью по доверенности № и число. Затем передает покупателю.

2. Текущие счета для покупателей формируются бухгалтерией головного офиса на основании письменной просьбы , переданной по электронной почте на адрес : KRACNOCTANOVA@BK.RU c четким изложением суммы и причины выставления счета. Сформированный счет передается аналогично счетам-фактурам и ТОРГ-12 по электронной почте в региональное подразделение. Также подписывается и передается покупателю.

3. Еженедельно региональный представитель получает список дебиторской задолженности по покупателям своего региона ( контракты и договора) на электронную почту от бухгалтерии головного офиса. На основании этого он контролирует погашение задолженности и составляет отчет о планируемых датах и суммах погашения долга. В случае неплатежеспособности должника руководитель регионального офиса информирует об этом генерального директора компании.

III.

1. Лимит остатка операционной кассы подразделения не должен превышать лимита установленного для каждого регионального подразделения главным бухгалтером компании.

2. Денежные средства в подотчет сотрудникам регионального подразделения выдаются только по письменному распоряжению главного бухгалтера и (или) генерального директора компании.

>Регламент предоставления документов в бухгалтерию для сотрудников образец

Приказ о предоставлении нарядов и табелей

ГОСУДАРСТВЕННОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ

о предоставлении бригадных нарядов, табелей учета рабочего времени, отчета о расходе материалов (форма М 29)

от «___» ______________ 2009 г. № ___

В целях обеспечения своевременного учета рабочего времени, выполненных работ для начисления заработной платы, а так же расхода материалов,

2. В срок до 05 числа месяца, следующего за отчетным, производителям работ и другим материально ответственным лицам предоставлять в бухгалтерию отчеты о расходе материалов (форма М 29).

Ответственные – материально ответственные лица, получающие и расходующие материалы. Срок – постоянно.

4. К лицам, допустившим нарушение применять меры, предусмотренные статьей 192 Трудового кодекса Российской Федерации, а порядок применения мер в статье 193 Трудового кодекса Российской Федерации.

С настоящим приказом ознакомить заинтересованных лиц.

Контроль выполнения приказа возложить на заместителя руководителя по производству Калину Е.Д., начальника отдела кадров Пригожина Б.А.

ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ С ПРИКАЗОМ

________________ N _______________ Об установлении сроков предоставления в бухгалтерию первичных документов и отчетности ответственными работниками структурных подразделений организации В целях организации документооборота организации, оптимизации сроков прохождения первичных документов и отчетности в организации, 1. Установить в организации порядок и сроки представления в бухгалтерию первичных документов и отчетности ответственными лицами структурных подразделений согласно приложению.

3. Контроль за соблюдением сроков представления и правильностью оформления предоставляемых в бухгалтерию ответственными лицами документов возложить на _____________________________.

Реестр передачи документов образец бланк

Для передачи документов обычно пользуются акт приема-передачи, который призван зафиксировать факт перехода документации от одного сотрудника другому.

Это могут быть договоры фирмы, учредительные документы, кадровые или бухгалтерские, любые другие документы, для внутреннего использования и для внешнего, необходимые при взаимодействии с другой организацией.

Порядок составления акта передачи документов

Для порядка и возможного контроля документацию следует передавать, используя акт приема-передачи, который так же можно назвать реестром, который должен содержать следующие данные:

  • название документа;
  • место и дата его составления;
  • наименование юридического лица;
  • полное имя составителя самого акта
  • полное имя лица, которому переходят документы, а также наименовании его компании, если это не внутренний документ;
  • непосредственно перечень документов;
  • указание их регистрационного номера;
  • подпись лица и печать компании при необходимости.

Правила передачи документов

Для его создания нет определенной формы, поэтому его составление не вызывает особых трудностей. Изготавливается в двух экземплярах, по числу сторон.

Главное его достоинство состоит в том, в случае возникновения спорной ситуации, такой документ позволит доказать факт перехода документов. Принимающая сторона должна внимательно изучить и сверить фактическое наличие с указанным в описи, и уже удостоверившись в правильности информации, подписываться под ней.

В случае такой необходимости может быть дана оценка дел, комментарии к проводимой процедуре для отражения объективности, тогда это включают в текст акта. Когда список документов слишком велик, его обычно оформляют приложением к акту.

Если речь идет о внутренних документах, то причиной передачи документов может быть перевод сотрудника на другую должность или его увольнение. Кроме того, документы, подающиеся в государственные органы, так же подлежат описи, на один экземпляр ставится пометка о дате получения и входящий номер.

В современном мире все чаще используется информация на электронном носителе, но тем не менее бумажное делопроизводство практикуется повсеместно. Иногда с использованием компьютером для ведения таких отчетов, где специальная программа содержит информацию о месте нахождении документации, какому лицу передана и в какой отдел.

Кроме того, последний этап «жизни» всех документов в любой компании — это размещение их в архиве. Для передачи дел в архив организации так же необходимо составить их опись, для чего так же используется акт передачи документов.

Ниже расположен типовой бланк и образец реестра передачи документов вариант которого можно скачать бесплатно.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *