Для чего составляется приглашение на конференцию

Конференция — собрание, участники которого встречаются для обсуждения какого-то вопроса, темы. Конференции бывают научные, технические, а также деловые, в которых принимают участие представители организаций, деятельность которых связана с какой-либо отраслью экономики. Такие бизнес-собрания являются насущной необходимостью и позволяют не только обсудить важную и актуальную для всех участников тему, но и поделиться практическим опытом.

Как правило, многие такие конференции имеют многолетнюю историю и проходят регулярно, не реже одного раза в год или в два. Получившие приглашение на конференцию участники могут имеют возможность стать не только слушателями запланированных докладов, но и сами, при желании, выступить на таком собрании с презентацией или докладом. Конференции позволяют участникам ознакомиться с инновационными исследованиями и практиками, получить готовые решения и технологии.

Важно, что официальное приглашение на мероприятие получают и те организации, которые работают в смежных областях, например, разрабатывают специализированное программное обеспечение или создают инструменты и оборудование. Чем шире круг участников этого тематического собрания, тем более интересной и полезной для всех будет такая деловая встреча. Это отличная возможность завязать новые контакты, определиться с рынком сбыта и поставщиками.

Поэтому та организация или несколько компаний, которые берут на себя организацию проведения конференции, должны тщательно продумать, кого включить в список участников. В этот список могут быть включены как предприятия и организации, так и отдельные лица, являющиеся авторитетами и экспертами по вопросу, который стал темой планируемой встречи. И, даже когда мероприятие проводится ежегодно, разослать участникам приглашения на конференцию следует, как минимум, за два-три месяца.

Такой срок будет достаточен для того, чтобы приглашаемый участник не только смог запланировать свои дела с учетом предстоящей встречи с коллегами, но и для того, чтобы он смог предупредить организаторов о своем желании выступить на ней с докладом или презентацией, а также о том, что он хочет выставить на ней свой стенд с образцами продукции.

Как составить приглашение на конференцию

Организаторам конференции очень важно продумать текст официального приглашения на мероприятие. Он должен содержать не только информацию о теме, месте и времени проведения конференции, но и предложения по возможным форматам участия:

• как основной докладчик;
• как слушатель и участник дискуссий;
• в качестве рядового докладчика;
• как стендист, который представит от лица компании образцы ее продукции.

Основным докладчикам приглашение составляется в индивидуальном порядке. Такие люди, как правило, планируют свою деятельность и, соответственно, предупредить их следует заранее. Они будут и открывать конференцию, и вести пленарные заседания в качестве экспертов.

Рассылаемое в адрес остальных участников письмо-приглашение на конференцию не должно быть пространным и многословным, но при этом должно содержать максимум полезной информации. В идеале, после того, как его прочтет респондент, никаких дополнительных вопросов у него возникнуть не должно.

Текст официального приглашения на мероприятие лучше разбить на несколько тематических блоков-абзацев. Если письмо направляется конкретному человеку, начать его следует с личного обращения по имени-отчеству, например: «Уважаемый Иван Иванович!». В том случае, когда для участия приглашается предприятие, в лице его представителя или представителей личные данные которых неизвестны, уместно будет обратиться: «Уважаемые господа!».

Во втором абзаце следует написать: «Приглашаем Вас принять участие в конференции», указать ее тему или перечислить вопросы, которые будут рассматриваться на ней, после чего указать дату и место, где она будет проходить. Если на этой деловой встрече будет много приглашенных и планируется проведение заседаний по секциям, есть смысл дать в приглашении ссылку, по которой можно будет ознакомиться с подробной программой конференционных заседаний.

Обратите внимание: Если приглашение не содержит личного обращения и начинается со слов «Уважаемые господа!», в следующем абзаце слово «вас» следует писать с маленькой буквы.

В третьем абзаце приглашения на конференцию нужно будет перечислить наиболее авторитетных участников, чье присутствие запланировано и согласовано, а также указать те крупные компании, которые также будут принимать участие.

В четвертом абзаце целесообразно оговорить стоимость участия и форматы присутствия. Как правило, участники, которые будут выступать с докладами, могут получить скидки по оплате, что и нужно будет указать. Также необходимо оговорить когда и в каком виде необходимо направить в адрес организаторов тезисы докладов. В приглашении также нужно будет привести требования к оформлению стендов. При необходимости, участников можно попросить заполнить анкеты и выслать их.

Письмо приглашение на конференцию (образцы)

Письмо №1

Уважаемые коллеги!

15.03.2015 г. в выставочном центре «Science» (г. Москва, ул. Рождественская, 28) пройдет научная конференция «Развитие экономики на основе микроанализа». Участниками конференции станут практикующие аналитики России, а также гости из других стран.

Если вы хотите выступить на мероприятии с собственным докладом, просьба сообщить об этом нашим организаторам до 10.03.2015 года.

С уважением,

Александр Викторович

Письмо №2

Уважаемый Василий Евгеньевич,

Приглашаем Вас поучаствовать в конференции «Компьютеризация дошкольного обучения», которая пройдет 15.03.2015 года по адресу: г. Москва, Рождественский бульвар,28.

Мы решили рассмотреть на встрече следующие вопросы:

• Необходимо ли вводить уроки информатики в детских садах и других дошкольных учреждениях;
• определение оптимальной степени компьютеризации дошкольных учреждений;
• разработка учебной программы с учетом новых технологий.

В конференции примут участие директора, методисты и педагоги детских дошкольных учреждений Москвы.

Чтобы стать участником конференции, необходимо зарегистрироваться на нашем сайте до 10.03.2015 года.

С уважением,

Александр Викторович

Письмо №3

Уважаемый Василий Евгеньевич,

ООО «Мастерстрой» приглашает вас поучаствовать в научной конференции «Экологические инновации в строительстве».

В рамках встречи мы обсудим актуальную для нашего времени проблему – сохранение экологии в условиях массовой индустриализации. Совместно с гостями и участниками конференции мы проанализируем опыт зарубежных коллег и попытаемся найти новые возможности для сохранения экологии в нашей стране.

Участниками конференции «Экологические инновации в строительстве» станут представители муниципальных образований и исполнительной власти, а также авторы научных разработок в этой области.

Дата проведения конференции: 15.03.2015 г.

Адрес: г. Москва, Рождественский бульвар, 28.

Участие в конференции бесплатное.

С уважением,

Александр Викторович

Письмо №4

Уважаемый Василий Евгеньевич,

ООО «Innovation» приглашает Вас и сотрудников Вашей фирмы принять участие в научной конференции «Развитие современных инженерных систем».

В ходе конференции руководители, главные инженеры, конструкторы и технологи ведущих предприятий обсудят актуальные вопросы и новшества современных инженерных технологий.

Место проведение конференции: г. Москва, Рождественский бульвар, 28.

Дата: 15.03.2015 г.

Для участия в конференции оставьте заявку на нашем сайте: www.іnnovation.ru.

С уважением,

Александр Викторович

Письмо №5

Уважаемые коллеги!

Компания «Innovation» с радостью приглашает Вас принять участие в научной конференции «Современные системы видеонаблюдения».

В ходе конференции будут представлены новые разработки систем безопасности для крупных и малых предприятий. Докладчики конференции ознакомят участников с инновационными программами и техническими приспособлениями, которые обезопасят Ваш бизнес. Также на конференции будет производиться продажа специализированного оборудования.

Чтобы принять участие в конференции, заполните анкету во вложении и вышлете ее по адресу: іДанный адрес e-mail защищен от спам-ботов, Вам необходимо включить Javascript для его просмотра.

Место проведения: г. Москва, Рождественский бульвар, 28.

Дата: 15.03.2015 г.

За дополнительной информацией обращайтесь к оргкомитету конференции по телефону: 505-00-01.

Будем рады видеть Вас среди участников нашей конференции!

С уважением,

Александр Викторович

Письмо №6

Уважаемый Василий Евгеньевич!

Мы будем рады видеть сотрудников Вашей компании среди участников конференции «Развитие бизнеса с помощью информационных технологий», которая пройдет 15.03.2015 г. в Москве на территории: Рождественский бульвар, 28.

Основной целью конференции является ознакомление руководителей, а также IT-директоров крупных и малых предприятий с возможностями современных информационных технологий и их влиянием на развитие бизнеса.

В ходе конференции своим опытом поделятся представители таких международных компаний, как ООО «Innovation», ООО «Science» и ООО «24Мастер».

Конференция «Развитие бизнеса с помощью информационных технологий» будет проходить в формате лекций и дискуссий. В первой части мероприятия участники конференции выступят с докладами и расскажут о своих наработках в области управления и развития предприятия. Во второй части конференции каждый гость сможет задать интересующие его вопросы и проконсультироваться с более опытными коллегами.

Организационный сбор за участие в конференции оставляет 10000 рублей. В эту стоимость входит трансфер, кофе-брейк, обед и канцелярия.

Более детально с программой конференции вы можете ознакомиться на нашем сайте: www.girit.com

Для участия в конференции необходимо заполнить анкету, прикрепленную к письму, и отправить ее на почту: Данный адрес e-mail защищен от спам-ботов, Вам необходимо включить Javascript для его просмотра., после чего с вами свяжется представитель оргкомитета.

Надеемся увидеть Вас среди участников нашей конференции.

С уважением,

Александр Викторович

Письмо №7

Уважаемый Василий Евгеньевич,

Приглашаем Вас стать участником конференции «Стандарты сервиса в отельном бизнесе», которая пройдет с 15-го по 18-е марта текущего года.

В ходе конференции будут рассмотрены актуальные вопросы, касающиеся сферы отельного бизнеса, а также внедрение новых методов и технологий, которые помогут повысить качество приема гостей в гостиницах и отелях.

Основной целью конференции является поиск ответов на следующие вопросы:

• стандарты качества сотрудников отеля при приеме гостей;
• способы развития бизнес туризма;
• методы повышения квалификации для сотрудников сферы обслуживания;
• способы привлечения клиентов в условиях кризиса.

Спикерами конференции являются:

• Федорченко Николай – основатель школы гостеприимства WELCOMER NETWORK;
• Лутковская Валерия – руководитель службы приема и размещения в отеле Opera;
• Колосов Виктор – главный редактор тематического издания «Институт гостеприимства».

Стоимость участия в конференции составляет 10 000 рублей.

Для участия заполните анкету во вложении и вышлите ее на наш электронный адрес: Данный адрес e-mail защищен от спам-ботов, Вам необходимо включить Javascript для его просмотра..

Став гостем нашей конференции, вы не только узнаете о новейших наработках в сфере отельного бизнеса, но и обогатите свой список деловых партнеров.

С уважением,

Александр Викторович

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7(499)703-32-46 (Москва)

+7(812)309-26-52 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!

>Образец приглашения на конференцию

Приглашение на конференцию

Уважаемая (ФИО)! (Название организации) приглашает Вас принять непосредственное участие в работе конференции, которая состоится (дата) в (место проведения).

В рамках Конференции будут функционировать порядка 20 секций, а также ряд выставок и круглых столов. Съезд и регистрация участников состоится (дата, время и место регистрации участников).

Глубокоуважаемый (ФИО)!

С огромным удовольствием сообщаем Вам, что Оргкомитет Международной конференции по (тема конференции) наконец-то определился с местом и временем ее проведения. Как и предполагалось ранее, она состоится в Москве (дата проведения). Официальное название – (название конференции), что в полной мере соответствует сфере Ваших профессиональных интересов.

С учетом Ваших выдающихся заслуг в указанной области, мне поручено согласовать с Вами вероятность Вашего выступления в первый день на пленарном заседании с основным докладом. Кроме того, мы предлагаем Вам, в качестве основного докладчика также выступить и на заключительном заседании, со своей стороны оценив проделанную на Конференции работу.

Безусловно, Оргкомитет включит в программу все коллективные и индивидуальные сообщения и доклады, которые Вы посчитаете нужными на Конференции.
В ближайшее время я сообщу Вам более подробную информацию об организации проведения конференции.

В случае возникновения каких-либо вопросов, звоните мне по известному Вам телефону.

Я очень надеюсь в самом ближайшем будущем получить от Вас утвердительный ответ.

С дружеским приветом и наилучшими пожеланиями, (должность и ФИО).

(Название организации) приглашает прогрессивных производственных, политических и общественных деятелей принять участие в (название и дата проведения конференции), в дискуссиях и обсуждениях на круглых столах, оценить инновации, представленные на мастер-классах.

(Перечисляются темы конференции, мастер-классов и круглых столов).

Заявки на участие принимаются (дата, до которой принимаются заявки).

(Указывается место и время проведения конференции).

Приглашаем вас прийти к нам на конференцию!
Просим тему изложить, выявить тенденции!
Будут здесь специалисты, будет много споров
И доклады обсуждаться в частных разговорах!
Вы заявки на участье присылайте нам.
Приглашенье принимайте, будем рады вам!

Приглашаем вас прийти на международную
Конференцию, что здесь – в городе пройдет!
В ней участие, коллеги – дело благородное!
Каждый тему по душе для себя найдет!
Присылайте нам заявку, оплатите взнос,
Регистрацию пройдите и решен вопрос!

Коллеги, приглашаем вас
На встречу-конференцию,
Что состоится здесь у нас,
Составит конкуренцию
Мероприятиям другим!

Давайте с вами поспешим
Участье в ней принять!
Вопросов множество решим,
Поможем вам понять

Всю ситуацию, что здесь
По области сложилась.
Приди, послушай, мненья взвесь,
Чтоб встреча получилась!

Уважаемые дамы, господа!
Приглашаем вас принять участие
В конференции и дать ответ сюда: (адрес, e-mail).
Ваш приход сочтем мы здесь за счастье!

На конференцию вас приглашаем!
Вы познакомитесь с опытом фирм!
Мы компетенцию здесь повышаем
И об успехе большом говорим!

Если вас всё это интересует,
То информация ниже дана.
И если что-то конкретно волнует,
По телефону звоните всегда!

Конференция здесь состоится!
Просим вас приглашенье принять!
И работой своей поделиться,
Актуальность проблемы понять!

Если что-то еще интересно
Позвоните, спросите у нас.
Мы расскажем все прямо и честно!
Будем рады увидеть мы вас!

Вас на конференцию приглашаем мы!
Будут здесь присутствовать лучшие умы!
К коим мы и вас также причисляем!
Приходите, друг! Мы вас приглашаем!

Конференция пройдет, состоится встреча!
Приглашаем мы и вас побывать на ней!
Уделите нам вниманье днем или под вечер,
А заявку на участье шлите за пять дней!