Переписка по электронной почте

Facebook

Когда будете первый раз заполнять поля, копируйте ответы в отдельный word-файл. Вам это пригодится, если не хотите десятки раз набирать одно и то же. Система иногда «сбоит», поэтому могут быть и второй, и третий разы по заполнению формы.
Все поля, отмеченные звездочкой (*), – обязательны для заполнения. Подавать заявку нужно на украинском языке.
Основные проблемы начинаются, когда вы пытаетесь загрузить изображения (фото, копии документов). Изображения принимаются в двух форматах .jpeg/.jpg и .png. В примечаниях не указан ни размер, ни килобайтный «вес» загружаемого. Учитывая мои пробы и ошибки, позаботьтесь, чтобы изображения были до 1 Mb. Если изображение загружается более минуты – поздравляю, система «зависла». Отменить загрузку нельзя – нет такой функции. Вернуться на шаг назад нельзя – и такой функции нет. Перезагружая страницу, вас отбрасывает на главную. Опять вводите логин и пароль, и здесь «рулетка» – или ваши ранее внесенные данные сохраняться, или придется перенабирать (но у нас же есть волшебный архивный word-файл 🙂 ). Но с осени-2015 года (когда сервер был уже перегружен информацией) подавать заявки можно без прикрепления файлов (проверено — разрешения на пропуск дают и без подтверждающих сканверсий).

Что касается позиций «Місце фактичного проживання» (МФП) и «Місце реєстрації» (МР):

– если вы – переселенец: в МФП указываете адрес из справки ВПЛ, а в МР – адрес прописки из паспорта;
– если МФП и МР совпадают (живете там же, где и прописаны), то ставите соответствующую «галочку» и заполняете только поля в МФП;
– если прописаны по одному адресу, а живете по иному, то в МФП указываете первый адрес, в МР – адрес прописки из паспорта.
«Мета та маршрут переміщення осіб в районі проведення АТО». Раньше этой позиции нужно было уделять особое внимание, т.к. СБУ «пугала», что на основании целей в основном и будет принято решение – дать вам разрешение на въезд/выезд или нет (о том, что у вас должны быть в порядке документы, и что вы не находитесь в официальном розыске и пр. я даже не заикаюсь). Но со временем (с большим потоком заявок, нехватки человеческих ресурсов на проверку указанных вами целей, отсутствием обязательного условия подтверждать цель сканверсией документов), к этой позиции стали относиться проще. Многие указывают вымышленные мотивы — и нормально получают разрешения (но цель указать все равно нужно, т.к. поле должно быть заполнено). Перечень официально весомых и не очень причин привожу в конце.

Я, например, указала два маршрута и две цели: в связи с рабочим процессом (с описанием предприятия и должности), а также в связи с тем, что сын учится в одном из украинских вузов, и я желаю его навещать. Для подтверждения своих намерений я приготовила 4 сканверсии документов (справка с места работы, дополнительные удостоверения, справка сына как временного переселенца и справка сына об учебе в вузе). Но… Оказалось, что загрузить можно не более двух файлов. Поэтому совет – или объединяйте несколько документов, подтверждающих цель поездки, до двух файлов или выбирайте два самых важных. Если что, в процессе заполнения формы можно удалить уже загруженные изображения, и вместо них перезалить нужные.

Что касается вида пропуска: многоразовый выдается сроком на 1 год, одноразовый действует в течение 14 дней с выездом/въездом в обе стороны линии соприкосновения.

Жмем «Далі».

Шаг 4. Внесение изменений

Появится страница со сводной информацией. Внимательно проверьте все внесенные данные. Есть шанс исправить допущенные ошибки (для этого предусмотрена кнопка «Корегувати»). Если уверены, что все правильно — жмем «Подати».

Если таки ошибку обнаружили, или изменения нужно внести со временем, то сейчас предусмотрена и такая возможность. В разделе «Історія подачі заяв» сохранена функция «Корегувати», но она действует, пока ваша заявка находится в обработке.

Еще способ исправить помарки: отправить электронное письмо на адрес admin@urp.ssu.gov.ua с указанием номера заявки и описанием ошибки. После этого администратор сайта должен внести правки. О данной функции многие писали, многие отсылали письма администратору, но пока не видела ни одного сообщения от пользователей с подтверждением, что ошибки таки исправили.

ВАЖНО! При подаче заявки идет привязка к паспортным данным! Подать заявку на одного человека (на одни паспортные данные) можно только один раз! При повторной подаче (по любой причине) проявится уведомление, что «эта серия и номер паспорта уже есть в базе». Поэтому, если вдруг вы внесли неверные данные, ошиблись в фамилии и пр., но номер и серию паспорта указали верно, то новую заявку подать не получится.

Шаг 5. Результат
После подачи заявки появляется сообщение:

Здесь указан номер вашей заявки, что она принята на рассмотрение и на данный процесс уйдет до 10 дней. Дополнительным подтверждением этому является фиксация в разделе «Історія подачі заяв», где также сначала будет указано, что ваша заявка в обработке. Номер заявки активен, и если кликнуть на него, то увидите данные, которые вы внесли, и все файлы, которые загрузили. Если нужны коррективы — жмем

«Корегувати». Учтите, что после внесения изменений обновится дата подачи заявки, то есть срок «до 10 суток» будет идти с даты обновления информации.

В разделе «Історія подачі заяв» вы следите за дальнейшими пертурбациями. Так, примерно через неделю вам здесь сообщат, что заявка оформлена и ваше разрешение на пересечению линии разграничения в зоне АТО будет зарегистрировано в течение 3 дней. Эта фраза будет висеть всё время.

Чтобы узнать окончательный вердикт — нажмите на сам номер заявки и вас перебросит на новую страницу. Это страница с расширенными данными вашей заявки. И в конце смотрите, должно быть слово — «Оформлено». Значит, всё ОК, вы прошли проверку 🙂

Обратите внимание, теперь вы видите номер своего электронного пропуска (выделила красным), а также дату, когда ваша заявка обрабатывалась.

Но при этом на электронную почту никаких дополнительных подтверждений не приходит. Поэтому, если вдруг кто-то решит «хакнуть» сайт или база сама собой «улетучится», то доказательств о подаче заявки нет. В этом случае еще совет – делайте скринверсии страниц «Історія подачі заяв» (краткой и расширенной версии заявки). Распечатайте перед путешествием через КПП. Официальным доказательством разрешения такая распечатка не является, но по собственному опыту — часто на КПП просто смотрят ваш листочек (особенно на КПП «Зайцево») и по электронной базе дополнительно не проверяют.
Удачи вам в освоении новой системы. У меня получилось – и у вас обязательно получится. Но помните – даже если система приняла заявку, это не означает, что вы получите положительный ответ на пересечение линии соприкосновения. Все на усмотрение ЛПР (лица, принимающего решение), которое вам неведомо. На сайте нет онлайн-консультанта, но для этого есть страница «Контакты» с телефонами и электронными адресами всех координационных центров. Все вопросы – к ним.
И еще. Время от времени в систему регулярно вносятся изменения, поэтому следите за пертурбациями сайта.

P.S. Особенности указания цели поездки. Судя по опыту бывалых, на мотивировки «в гости к друзьям/двоюродной сестре», «для получения пенсии на территории Украины», «для посещения банка на территории Украины» первоначально сразу отвечали отказом. Но с осени-2015 и с такими мотивировками давали разрешения. Поэтому здесь тоже «рулетка».

Официально вескими причинами являются:
— выезд на фактическое место проживания (прилагается копия страницы паспорта с указанием прописки или справка из ЖЭКа о месте проживания, справка временного переселенца)
— в связи с осуществлением трудовой деятельности (прилагается сканверсия справки с места работы, на фирменном бланке предприятия с указанием всех реквизитов, заверенная мокрой печатью);
— в связи с обучением (студенты должны приложить справку с места учебы, копию студенческого билета);
— для контроля и поддержания недвижимости (прилагается копия документа о праве владения – договор о купле-продаже, дарении и пр.);
— посещение близких родственников («подходят» родственники по первой линии – мать, отец, супруг/супруга, дети; прилагаются копии свидетельства о рождении, о заключении брака и пр. Если мотив – посещение ребенка, обучающегося на иной территории, опять-таки справка с места его учебы);
— если у вас есть ребенок возрастом до 16 лет, то в своей причине выезда/въезда можно указать именно его сопровождение;
— посещение мест захоронения родных и близких (здесь главная трудность – вы должны приложить копию документа, подтверждающего место захоронения);
— прохождение курса лечения (нужна справка или курсовка медучреждения, готового вас принять на лечение);
— выезд за границу (приложить копии билета, путевки, загранпаспорта);
— смерть или болезнь родственников, членов семьи (копия справки о смерти, в случае болезни – телеграмма, заверенная медучреждением).

Юридическая сила документов, передаваемых по факсу и электронной почте

В XXI веке всеобщей глобализации факсимильная и электронная связь – самые популярные способы обмена информацией. Мобильность и возможность обмениваться документами за считанные секунды, находясь в разных городах и странах, уже давно считается чем-то само собой разумеющимся. Вот только с использованием документов, переданных по факсу или электронной почте, в суде возникают свои нюансы. Ведь назначение документа – доказывать своим существованием определенные факты, обстоятельства. И если он не имеет юридической силы, т.е. в спорных ситуациях не может быть признан доказательством в суде, то толку от него мало! Поэтому давайте разберемся, что нужно учесть при работе с такими документами, чтобы обеспечить им юридическую силу.

Доказать факт передачи факсимильного или отправленного по электронной почте сообщения сложно. Особую значимость приобретают вопросы авторства, подлинности и конфиденциальности документов. Ведь в него внести изменения легче, чем в бумажный документ. Информацию можно утратить не только по чьему-либо злому умыслу, но и из-за технических сбоев. Конечно, есть способы повысить надежность доставки сообщения: подтверждение получения (прочтения) письма, электронная цифровая подпись (далее – ЭЦП), контрольная сумма…

Иногда законодательство предусматривает требования к форме для некоторых видов документов. Например, нотариально удостоверенные документы и документы, требующие последующей регистрации в органах управления, оформляются только на бумаге.

Заключать ли договор «по факсу»?

В судебной практике встречаются дела, в которых деловая переписка сторон (а иногда и заключение договоров) велась по факсимильной связи или электронной почте.

Судебно-арбитражная практика Свернуть Показать

Федеральный арбитражный суд Московского округа в постановлении от 12.10.1999 по делу № КГ-А40/3285-99 не принял во внимание пояснения ответчика о том, что договор заключался в порядке ст. 434 ГК РФ путем обмена документами с помощью телефаксов. Возражения истца были таковы: номер факса, с которого якобы посылался подписанный истцом договор, истцу никогда не принадлежал и истец им никогда не пользовался. Поскольку нет доказательств, что документ действительно исходит от стороны по договору, нет и основания для признания договора заключенным в порядке, установленном п. 2 ст. 434 ГК РФ.

Оперативность в работе территориально удаленных партнеров важна. Но и отгружать товар (предоставлять услуги) по договору, который потом будет оспорен, рискованно: товар будет отгружен (услуга оказана), а денег вы можете так и не дождаться. Поэтому гораздо чаще поступают иначе:

  • сначала заключают договор в письменной форме путем составления одного бумажного документа, подписанного сторонами;
  • а впоследствии налаживают оперативный обмен документами, составляемыми во исполнение этого договора, с помощью почтовой, факсимильной, электронной или другой связи. Причем необходимо прописать в договоре, какие из последующих документов и при каких условиях обе стороны будут признавать имеющими юридическую силу.

Наличие в письменном договоре условия о возможной передаче документов по факсу или электронной почте рассматривается судом как соглашение о передаче документов любым подобным способом.

Такой подход к делу менее рискован.

Кстати, документы, переданные в электронной форме, использовали в судебной практике еще в советский период. Но если арбитражные суды без оговорок считают их доказательствами, то суды общей юрисдикции до недавнего времени такие документы вообще не использовали.

Статья 71 Гражданского процессуального кодекса РФ указывает, что документы, полученные при помощи электронных видов связи, могут выступать доказательствами, но вот нормы, в каких случаях их использовать, нет. В результате такие документы редко применяются в гражданских процессах: требование о подтверждении их достоверности есть, а вот механизм подтверждения не установлен.

Факсимильные документы

Когда договор заключается с помощью факса, он имеет силу, пока одна из сторон его не оспорит. Чтобы факсимильный документ мог служить доказательством, согласно гражданскому законодательству, нужна его идентификация. В реквизитах сторон договора фиксируются номер факса, адрес и название организаций. Те же данные должны присутствовать на факсимильной копии, это позволит определить время и отправителя документа.

Судебно-арбитражная практика Свернуть Показать

Предметом рассмотрения в Международном коммерческом арбитражном суде при Торгово-промышленной палате РФ (далее – МКАС при ТПП РФ) стал вопрос о действительности изменений контракта, совершенных посредством сообщений по факсу. Доводы ответчика об их недействительности, поскольку они не были совершены в письменной форме, не были признаны обоснованными.

Истец доказал, что:

  • факсимильные сообщения об изменении условий поставки товара были выполнены на бланках московского представительства фирмы ответчика, подписаны представителем ответчика, являющимся тем же лицом, которое подписало с истцом основной контракт и чьи полномочия сторонами не оспариваются;
  • в верхнем левом углу факсов имеется отбивка, содержащая название отправителя – фирмы ответчика и номер факса (который принадлежал представительству этой организации в Москве).

Не имеет значения, какой факс использовал для передачи сообщений представитель ответчика (установленный в его офисе или в офисе представительства). Поэтому МКАС при ТПП РФ сделал вывод о том, что указанные документы действительны и направлялись именно ответчиком.

Судебно-арбитражная практика Свернуть Показать

Ссылаясь на невыполнение заказчиком его обязанностей, предусмотренных контрактом, подрядчик расторг контракт и требовал погашения задолженности. Но, по утверждению заказчика, оставшаяся часть задолженности им уже была погашена путем перечисления средств на счет, принадлежащий подрядчику в АКБ «СБС-АГРО». Спор разгорелся из-за того, что важное письмо подрядчик отправил по факсу, а заказчик утверждал, что не получал его.

Подрядчик своим письмом информировал заказчика о том, что его счет в АКБ «СБС-АГРО» не является оперативным с 17.08.1998 г., а также дал указание оплатить выставленные счета на счет в иностранном банке. Данное письмо было отправлено факсимильной связью, и подрядчик представил аппаратное доказательство отправки письма, датированное 28 августа 1998 г.: отметку факса об отправлении «Aug 28 1:54 PM» и отметку аппарата заказчика о получении факса «Aug 28 1:55 PM». Заказчик же не представил доказательств того, что письмо не было им получено 28 августа по факсу: журнал регистрации входящих факсов и документов заказчиком велся нерегулярно (о чем свидетельствует приобщенная к делу копия журнала) и в нем не значатся многие полученные факсы, а не только спорное факсимильное письмо подрядчика. В результате МКАС при ТПП РФ счел доказанной задолженность заказчика в сумме, указанной в исковом заявлении.

Пример 1

Журнал регистрации исходящей корреспонденции.

Свернуть Показать

Но наличие наименования отправителя и номера факса на факсимильном документе не всегда может убедить суд. Здесь тоже есть риски. Ведь отбивку можно смоделировать, перепрограммировав факс или воспользовавшись графическим редактором. Поэтому, чтобы дополнительно подтвердить время и факт отправки / получения документа по факсу, следует еще вести журналы учета входящей и исходящей корреспонденции. Записи в подобных журналах служат дополнительными доказательствами.

Организация-отправитель в своем журнале исходящей корреспонденции должна фиксировать отправку документов, осуществляемую не только курьером или по обычной почте, но и по факсу 1 (см. Пример 1). Если сложно организовать регистрацию всех факсимильных сообщений, то это нужно делать по крайней мере в отношении наиболее важных из них. Если при этом факсимильное сообщение будет зарегистрировано и в журнале входящей корреспонденции организации-получателя, то это будет дополнительным основанием его юридической силы для суда. Если же его там не окажется, то наличие регистрации в журнале организации-отправителя все равно будет принято судом во внимание. А дальше все будет зависеть от совокупности факторов, которые стороны представят на рассмотрение суду.

Если журнал регистрации ведется в письменном виде вручную (что усложняет последующее искажение его содержания), то его представление в оригинальном виде на судебном разбирательстве будет убедительным доказательством. Хотя возможно и представление заверенных копий листов журнала. Лучше, если это будет нотариально заверенная копия. Ей больше поверят, чем копии или выписке, заверенной руководителем предприятия.

Если нужно доказать отправку или принятие факса, а аппаратного уведомления и возможности представить выписку из журнала регистрации нет, то можно просить суд направить запрос оператору связи. В ответ на него предоставляется информация об абонентах и времени отправки (приемки) сообщений между интересующими номерами факсов.

Документы, переданные по электронной почте

Электронный адрес отправителя – один из реквизитов, идентифицирующих документ. Но часто возникает серьезная проблема с установлением личности отправителя документа, ведь при формировании электронного адреса может быть использовано любое, в том числе и вымышленное имя пользователя. Технически можно установить, с какого именно компьютера отправлен документ, но сложно персонифицировать отправителя и гарантировать, что отправка произведена уполномоченным лицом. К тому же в практике часто приходится сталкиваться с различного рода недобросовестностью и злоупотреблениями со стороны отправителей электронных сообщений. Так, в суде заинтересованная сторона может настаивать на том, что доступ к почтовой программе имеет широкий круг лиц, и доказательства отправки спорных документов уполномоченным лицом отсутствуют, даже если она была произведена с его компьютера.

Единственный закон, устанавливающий случаи и порядок использования аналогов подписи – это Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ. Он говорит, что ЭЦП представляет собой реквизит электронного документа, призванный обеспечивать:

  • удостоверение источника документа (могут быть подписаны такие поля документа как «автор», «внесенные изменения», «метка времени» и т.д.);
  • защиту документа от подделки (ЭЦП становится недействительной при случайном или намеренном изменении документа);
  • идентификацию владельца сертификата ключа подписи (лица, подписавшего документ).

В соответствии с Законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ ЭЦП на электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи лица на бумажном документе, заверенном печатью 2. И тогда получается, что обмен электронными сообщениями, подписанными ЭЦП, даже по незащищенным каналам связи (к числу которых относится и обычная электронная почта) рассматривается как обмен полноценными документами.

Судебно-арбитражная практика Свернуть Показать

Федеральный арбитражный суд Московского округа в постановлении от 05.11.2003 № КГ-А40/8531-03-П признал юридическую силу документа, подписанного ЭЦП.

ОАО «Ростелеком» обратилось в суд с иском о взыскании убытков, утверждая, что не передавало в банк платежное поручение в виде электронного платежного документа по системе «Клиент-Сбербанк» для перечисления денежных средств со своего расчетного счета. Экспертиза, назначенная арбитражным судом и проведенная экспертами ЦБР, показала, что на спорном платежном поручении ЭЦП корректна и принадлежит заместителю генерального директора ОАО «Ростелеком». Суд признал несостоятельным заявление истца, поскольку тот не представил доказательств несанкционированного вмешательства либо утраты или иного выбытия дискеты, содержащей ЭЦП лица, имеющего право на ее применение.

Если случаи и порядок использования ЭЦП на уровне федерального законодательства установлены ФЗ «Об электронной цифровой подписи», то порядка использования иных аналогов собственноручной подписи не предусмотрено. Только на уровне подзаконных актов действует Временное положение ЦБР от 10.02.1998 № 17-П «О порядке приема к исполнению поручений владельцев счетов, подписанных аналогами собственноручной подписи, при проведении безналичных расчетов кредитными организациями». Этим документом был создан вполне эффективный механизм использования аналогов собственноручной подписи в банковской практике. Однако он носит сугубо целевую направленность и может применяться только в банковской сфере.

Таким образом, по сравнению с иными аналогами собственноручной подписи только ЭЦП обеспечивает однозначное соответствие между электронным документом и лицом, его подписавшим. Другие виды аналогов подписи технологически выполняют те же функции (причем достаточно успешно, как свидетельствует реальная практика ведения межбанковских расчетов, электронных торгов на валютных биржах и т.д.), однако для признания подписываемых ими электронных сообщений равнозначными письменным документам требуется еще как минимум предварительное согласие сторон.

В соответствии с рекомендациями Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, если между сторонами возникает спор о наличии договора и других документов, подписанных электронным аналогом собственноручной подписи, арбитражному суду следует запросить у сторон выписку из договора, в котором указана процедура порядка согласования разногласий, на какой стороне лежит бремя доказывания тех или иных фактов и достоверности подписи. Если в заключенном договоре подобные условия отсутствуют и одна из сторон оспаривает наличие подписанного документа, арбитражный суд вправе не принимать его в качестве доказательства.

Такая процедура значительно осложняет возможность использования электронных документов в качестве доказательства в судебном разбирательстве. Как видите, возможность лица, участвующего в деле, представлять в качестве доказательства такой документ поставлена в зависимость от:

  • наличия согласия другой стороны или
  • наличия заранее установленной (т.е. до судебного разбирательства на стадии заключения договора) процедуры согласования разногласий о юридической силе подобных документов.

Это едва ли можно признать правильным. Бывает, что подобные требования предъявляются и к документам, подписанным ЭЦП, особенно если есть сомнения в корректности работы программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи.

Что можно порекомендовать тем организациям, которые хотят использовать электронные документы не только как внутренние, но и при взаимодействии с партнерами?

Практические рекомендации

Во избежание споров следует:

  • прописывать в письменном договоре возможность передачи документов по факсу или электронной почте, конкретизировать информацию о номере факса и адресах электронной почты, по которым будет происходить обмен документами;
  • отражение в журналах регистрации корреспонденции факсов и электронных писем будет дополнительной гарантией.

В договорах должны отражаться реквизиты, основания и процедуры признания достоверности документов, вопросы организации электронного документооборота: участие и ответственность посредников, распределение рисков между сторонами, идентификация отправителя. Еще в договоре следует прописывать условия о распределении между сторонами ответственности за своевременную отправку и получение корреспонденции, а также обстоятельства, исключающие ответственность сторон.

Приведем примеры возможных формулировок условий договора, предусматривающих обмен документами, передаваемыми по факсимильной и электронной связи:

Пример 2 Свернуть Показать

3.1. Стороны договорились, что в процессе исполнения условий настоящего Договора будут осуществлять постоянную связь посредством обмена корреспонденцией, которая может направляться с использованием средств:

а) факсимильной связи с обязательным подтверждением получения в тот же день путем возврата копии запроса с пометкой «получено» и указанием даты получения и подписью лица, принявшего запрос (подписи уполномоченных представителей сторон в такой переписке имеют силу собственноручных);

б) по электронной почте с обязательным подтверждением получения в тот же день путем ответа на электронное сообщение (с приложением копии запроса) с пометкой «получено» и указанием даты получения.

Автоматическое уведомление программными средствами о получении электронного сообщения по электронной почте, полученное любой из Сторон, считается аналогом такого подтверждения.

3.2. Сообщения направляются по следующим телефонам и электронным адресам:

а) в адрес ООО «Букирон» по тел./факсу (495) 457-89-45 и по e-mail market@mail.ru;

б) в адрес ЗАО «Принтсервис» по тел./факсам (4487) 33-87-91, 33-87-11 и по e-mail info@printservis.ru.

Все уведомления и сообщения, отправленные Сторонами друг другу по вышеуказанным адресам электронной почты и/или по телефонным номерам, признаются Сторонами официальной перепиской в рамках настоящего Договора.

3.3. Датой передачи соответствующего сообщения считается день отправления факсимильного сообщения или сообщения электронной почты.

3.4. Ответственность за получение сообщений и уведомлений вышеуказанным способом лежит на получающей Стороне. Сторона, направившая сообщение, не несет ответственности за задержку доставки сообщения, если такая задержка явилась результатом неисправности систем связи, действия/бездействия провайдеров или иных форс-мажорных обстоятельств.

Пример 3 Свернуть Показать

4.1. Любые изменения и дополнения к настоящему Договору действительны, если они заключены в письменной форме, путем обмена документами посредством факсимильной связи или электронной почты, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от Стороны по Договору. Документы, представляемые в электронном виде, заверяются электронной цифровой подписью уполномоченных должностных лиц. Подписи уполномоченных представителей сторон на документах, переданных по факсимильной связи, имеют силу собственноручных.

Документы направляются по следующим телефонам и электронным адресам:

Изменения и дополнения вступают в силу с момента подписания документов уполномоченными лицами и обмена подписанными экземплярами.

Ответственность за получение сообщений и уведомлений вышеуказанным способом лежит на получающей Стороне. Сторона, направившая сообщение, не несет ответственности за задержку доставки сообщения, если такая задержка явилась результатом неисправности систем связи, действия/бездействия провайдеров или иных форс-мажорных обстоятельств.

По желанию одной из Сторон копия настоящего Договора может быть оформлена на бумажном носителе, заверена подписями и печатями Сторон.

В случае возникновения спора между сторонами о некорректности электронной цифровой подписи (в том числе компрометации электронной цифровой подписи) или о подписании документа неуполномоченным лицом доказывание таких обстоятельств осуществляет сторона, сделавшая подобное заявление.

Если вы планируете долгосрочные деловые отношения с партнером, то желательно заключить с ним отдельное соглашение об организации электронного документооборота между вами. Обмен сообщениями по указанным в нем электронным адресам / телефонным номерам факсов будет рассматриваться как обмен документами, направленными и полученными уполномоченными лицами с соблюдением всех необходимых требований и в надлежащей форме. Эти соглашения должны быть заключены на бумаге и скреплены собственноручной подписью уполномоченных лиц. Зафиксированные в них договоренности нельзя будет оспорить; это позволит сторонам быть уверенными в юридической силе документов, переданных по факсу или отправленных по электронной почте с соблюдением прописанной в соглашении процедуры.

* * *

Как видите, в гражданском и в арбитражном процессах возможность использования в качестве доказательств документов, переданных по электронной почте и факсимильной связи, допускается. Но из-за отсутствия полностью законодательно закрепленного механизма идентификации и подтверждения их подлинности приходится принимать дополнительные меры придания таким документам юридической силы.

Сноски

Свернуть Показать

  1. Обратите внимание: иногда документ отправляют только по факсу (как это сделали с письмом в ОАО «ОмскЭнерго» из Примера 1), но часто для оперативности сначала документ направляют по факсу, а потом в бумажном виде по почте (данный вариант действий зафиксирован в отношении заказ-наряда в ООО «ЭКО»). Вернуться назад

  2. Правда, есть одно ограничение: документ, подписанный ЭЦП, признается равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях если законодательством не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.Вернуться назад

Нотариальное заверение электронной переписки по почте

Деловое общение, заключение договоров, подача заявок, предоставление счетов, актов выполнения работ и услуг — неполный перечень действий, которые ежедневно используются в практике коммерческих организаций и предпринимателей. При возникновении конфликта нотариальное заверение электронной переписки облекает ее в форму, соответствующую критериям допустимости в качестве доказательства для суда и приобщения к материалам дела.

Электронная переписка как вид письменного доказательства

Действующее законодательство приравнивает деловую корреспонденцию, полученную с использованием Интернета, к письменным доказательствам (ст. 71 ГПК РФ, ст. 75 АПК РФ). При заключении договоров большинство предпринимателей включает в них положения об использовании электронного адреса для связи и передачи информации, придавая цифровым сообщениям одинаковую юридическую силу с документами на бумажном носителе. Такие материалы могут быть представлены в суд несколькими способами:

  • Можно распечатать электронные письма на принтере — обычно суд не принимает такие документы в качестве допустимых доказательств, поскольку невозможно доказать их соответствие первичной информации.
  • Можно представить информацию на электронном устройстве для осмотра непосредственно в суд. Но на практике судьи довольно часто отказываются проводить эту процедуру, предлагая истцу (или ответчику) заранее позаботиться о доказательствах.
  • Можно заверить почту у нотариуса, обратившись к нему с заявлением об обеспечении доказательств. В результате заинтересованное лицо получает официальный, нотариально заверенный протокол, без вопросов принимающийся в суде.

Переписка по электронной почте используется при рассмотрении арбитражных дел, гражданских споров, связанных с защитой чести и достоинства, трудовых споров. При этом она должна иметь форму, доступную для прочтения и восприятия судьями, другими участниками дела и обладать юридической силой, то есть соответствовать общим правилам и критериям судопроизводства.

Обеспечение доказательств путем нотариального заверения

С каждым годом растет количество граждан, обращающихся к нотариусу, чтобы заверить переписку в электронной почте. Суды положительно относятся к нотариально удостоверенным документам. Это гарантирует грамотные действия профессионального юриста, правильность оформления закрепляющего их результата. Документ, в данном случае — протокол осмотра электронной почты, имеет все необходимые реквизиты, составлен с использованием юридической терминологии и формулировок, на нем присутствует подпись и печать.

Главное преимущество нотариальной заверки электронных писем в том, что обстоятельства, зафиксированные нотариусом, не требуют доказывания в суде (ст. 61 ГПК РФ). За обеспечением доказательств можно обратиться не только при намерении подать иск в суд, но и в процессе уже начатого судебного разбирательства.

Правовой и технический порядок проведения процедуры

Оформление представляемых в суд электронных сообщений в виде нотариального протокола — наиболее простая и часто применяемая на практике форма представления доказательств в суд. Чтобы официально заверить почтовую переписку у нотариуса, нужно обратиться к нему с заявлением, в котором описываются:

  • предмет удостоверения, который должен послужить доказательством;
  • обстоятельства, которые подтверждает электронная переписка;
  • причина (основание) необходимости обеспечения обязательств.
  • После принятия заявления нотариус производит следующие действия:

  • исследует содержимое электронного почтового ящика заинтересованной стороны с использованием предоставленного пароля входа;
  • сканирует, фотографирует находящиеся в почте письма, распечатывает приложенные файлы;
  • фиксирует даты, время отправления (получения) сообщений, адреса получателя и отправителя;
  • при необходимости производит копирование аудио и видеофайлов на электронный носитель (флэш-карту или диск);
  • составляет письменный протокол осмотра доказательств с приложением сканов, фото и других материалов;
  • заверяет документ личной подписью и печатью, вносит в нотариальную базу ЕИС сведения о произведенном нотариальном действии.

Комментарий нотариуса:

«Если возникает вопрос о подлинности электронной переписки, возможной подмене адреса, ЭЦП и другие технические детали, по заявлению обратившегося лица нотариус может выдать постановление о проведении специальной экспертизы. Ее проводит профессиональный эксперт (организация), которые официально предупреждаются об уголовной ответственности за ложное заключение.»

Сколько стоит заверить у нотариуса электронную переписку

Стоимость работы нотариуса по обеспечению доказательств, в том числе электронной переписки, не является произвольной. Она складывается из размеров:

  • нотариального тарифа, установленного законом — 3 000 рублей (№ 4462-1 от 11.02.1993);
  • цены услуг правового и технического характера (УПТХ) — в Москве 3 000 рублей за 1 одну страницу протокола.

Стоимость УПТХ также не может быть произвольно установлена нотариальной конторой. Предельная цена за осуществление нотариальных действий утверждается Федеральной нотариальной палатой и отличается для разных регионов страны. При этом сторона, выигравшая судебное дело, вправе взыскать с проигравшей стоимость юридических услуг, включая оплату работы нотариусов и экспертов.

Услуга Стоимость
1 страница протокола описания электронной переписки 3000 рублей

ПРЕТЕНЗИЯ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ – НЕ НАРУШЕНИЕ

Как получить юридическую помощь бесплатно

О том, как важно соблюдение претензионного порядка, знают все. Особенно для арбитражного процесса, где по делам искового производства его соблюдение обязательно – независимо от того, предусмотрен он договором или нет. Арбитражный суд, увидев, что истец не направил претензию, а обратился в суд, как говорится, «напрямую», либо возвратит исковое заявление на стадии принятия, либо оставит его без рассмотрения на стадии судебного разбирательства.

Все мы привыкли, когда претензии направляются в письменной форме – предполагаемому нарушителю права пишется письмо-претензия с изложением своих требований, направляется заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении через службу «Почта России», либо курьерской, «ускоренной» почтой. Но с развитием информационных технологий получает развитие и электронная переписка. То же касается и направления претензий. Известно, что отправленное по электронной почте письмо тут же доставляется адресату. Значит, и претензия, направленная по электронной почте, будет получена адресатом незамедлительно, и срок ответа на нее будет исчисляться одновременно с момента отправки и получения. Но вот незадача – можно ли считать направление претензионного письма по электронной почте надлежащим соблюдением претензионного порядка?

Вашему покорному слуге удалось столкнуться с тем, что суд посчитал направление претензии по электронной почте несоблюдением досудебного порядка. К исковому заявлению была приложена сама претензия и скриншот о ее направлении на официальный адрес электронной почты ответчика. Соответственно, он являлся доказательством как отправки, так и получения. Конечно же, про отправление претензии в письменной форме я тоже не забыл, приложив к иску почтовую квитанцию и опись вложения. Уведомления о вручении на тот момент у меня не было. А зачем? – подумал тогда я. – Ведь я же отправил по электронной почте, и это отправление получено адресатом в течение доли секунды после нажатия мной кнопки.

Не тут-то было! Мой оппонент – представитель ответчика заявил, что письменную претензию они не получали (а надо сказать, что по условиям договора срок ответа на претензию был привязан к моменту получения, а не отправки). С другой стороны, он отметил, что договором вообще не предусмотрено направление претензий и вообще каких-либо писем и документов по электронной почте. Судья внял заявлению ответчика и оставил мой иск без рассмотрения в связи с несоблюдением претензионного порядка урегулирования спора.

Ваш покорный слуга засел за подготовку апелляционной жалобы. И на помощь пришла … Что бы вы думали? Правильно! Судебная практика. Причем «свежая» – от июля этого года, о которой по этой самой причине не знали ни судья, ни я со своим оппонентом по процессу. Арбитражный суд Северо-Кавказского округа рассмотрел дело о взыскании задолженности по договору поставки. В кассационной жалобе, адресованной суду, «проигравшая» сторона просила оставить иск без рассмотрения. А доводы были аналогичны тем, которые звучали в моем деле – да, мол, была направлена претензия по электронной почте, но такая отправка договором не предусмотрена.

И арбитражный суд округа отклонил эти доводы, указав следующее. Положения статей 160, 434 Гражданского кодекса РФ допускают возможность использования в гражданском обороте документов, полученных посредством электронной связи. Таким образом, электронная переписка является письменным доказательством по делу и подлежит оценке наряду с другими доказательствами. Действительно, в договоре стороны не согласовали возможность обмена электронными документами. Между тем при доказывании неправомерных действий истца отсутствие между сторонами соглашения об обмене электронными документами не является нарушением требований закона (в смысле части 3 статьи 64 Арбитражного процессуального кодекса РФ), в связи с чем не влечет безусловную невозможность использования таких документов в качестве доказательств. Получение или отправка сообщения с использованием адреса электронной почты, известного как почта самого лица или служебная почта его компетентного сотрудника, свидетельствует о совершении этих действий самим лицом, пока им не доказано обратное (постановление Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 12.11.2013 г. № 18002/12). Ответчик не опроверг надлежащими доказательствами получение претензии с названной страницы электронной почты в указанные дату и время, равно и как получение иного документа, не заявил о фальсификации названной страницы электронной почты (см. Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 18.07.2016 г. по делу № А32-43601/2015).

Получается следующее. Даже если договором не предусмотрена возможность направления претензии по электронной почте, претензионный порядок при направлении претензии подобным образом все равно считается соблюденным. Для признания же его несоблюденным, предполагаемому нарушителю прав истца нужно доказать, что претензия получена не была, направлена не «на тот» адрес, либо страница была сфальсифицирована. Доказал – есть основания для оставления иска без рассмотрения. Нет – порядок соблюден, дело подлежит рассмотрению по существу с вынесением решения.

Вернуться в раздел Советы юриста

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *