Оформление авансового отчета

Нумерация авансовых отчетов

Вопрос: Есть ли установленные требования к нумерации авансовых отчетов и какова ответственность за несоблюдение нумерации?

Ответ: Законодательством не установлено требований к нумерации авансовых отчетов.

Рекомендуем утвердить в учетной политике или в отдельной инструкции по составлению авансового отчета хронологический порядок нумерации с начала календарного года и сквозную нумерацию в течение всего года.

Обоснование: Авансовый отчет предназначен для учета выданных под отчет работнику денежных средств на административно-хозяйственные расходы.

Работник отчитывается по полученным средствам и представляет авансовый отчет вместе с подтверждающими документами в течение трех рабочих дней (пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание N 3210-У), п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749):

  • после возвращения из командировки;
  • со дня выхода на работу;
  • после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У; Постановление Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет»).

Авансовый отчет является первичным учетным документом, который утверждается организацией в учетной политике. Форма авансового отчета разрабатывается организацией самостоятельно или может быть использована форма N АО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России N 55. При этом авансовый отчет должен содержать обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», к которым номер документа не относится.

Таким образом, законодательством РФ не установлены порядок нумерации авансовых отчетов и требования к ней.

Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить такой порядок в локальном нормативном акте, им может быть как отдельный документ, например инструкция по составлению авансового отчета, так и учетная политика. По общему правилу устанавливают хронологический порядок нумерации с начала календарного года и сквозную нумерацию в течение всего года.

Ответственность за нехронологическую нумерацию или пропуск номеров в авансовых отчетах законодательством РФ не установлена..

Нумерация бывает цифровой, буквенной или комбинированной и зависит от разных факторов, например от от количества подразделений и работников них.

>
Каков порядок нумерации авансовых отчетов?

Для чего нужен авансовый отчет

Как ведут нумерацию авансовых отчетов

Итоги

Для чего нужен авансовый отчет

Авансовый отчет предназначен для учета и фиксации выданных в подотчет денежных сумм. Он используется при отчете работников фирмы, которые получили средства в счет совершения:

  • покупки товаров и услуг, необходимых для предприятия;
  • поездок в служебную командировку.

Об учете командировочных расходов читайте .

Авансовый отчет составляют в течение 3 дней после завершения командировки или истечения срока, на который выдавался подотчет.

Узнайте больше о сроках сдачи авансового отчета подотчетным лицом.

Он может быть заполнен от руки или на компьютере. А может быть даже в виде электронного документа. К авансовому отчету подотчетник прилагает документы, подтверждающие его расходы.

См. также: «Особенности авансового отчета без кассового чека».

Отчет содержит лицевую и оборотную стороны. На лицевой стороне работник указывает должность и Ф. И. О., назначение полученного аванса. На обратной стороне — перечень отчетных документов и истраченные суммы. После проверки отчета свою подпись ставят бухгалтер и главный бухгалтер или руководитель фирмы. Остаток полученных средств вносится в кассу, а перерасход возмещается подотчетному лицу.

Подробнее см.:

  • «Каков порядок возмещения по авансовому отчету?»;
  • «Что делать при перерасходе по авансовому отчету?».

Форма отчета (АО-1) приведена в постановлении Госкомстата от 01.08.01 № 55. Согласно п. 4 ст. 9 закона от 06.12.11 № 402-ФЗ она перестала быть обязательной. Ее можно использовать без внесения изменений. Также руководитель фирмы может утвердить своим приказом другую форму этого отчетного документа, но с непременным соблюдением требований закона (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Смотрите наш образец заполнения авансового отчета в 2019 году.

Узнайте также, какой срок хранения у авансовых отчетов.

Особенности нумерации авансовых отчетов с начала года

Нумерация авансовых отчетов ведется по правилам, установленным в компании.

Законодательство не устанавливает каких-либо рамок для нумерации авансовых отчетов, исходить следует из удобства.

В материале пойдет речь о сути отчета и принципах организации учета таких документов.

С помощью авансового отчета подотчетники отчитываются за средства, выдаваемые им на определенные цели. Таковыми являются:

  • приобретение требуемых предприятию товаров и услуг у сторонних лиц;
  • оплата расходов в командировках.

Авансовый отчет подотчетному лицу следует оформить в течение 3 дней по прибытии из командировки или расходования денег на закупки. Документ допускается заполнять и вручную, и с помощью компьютеров; затем он передается в бухгалтерию.

Помимо самого отчета подотчетник обязан предоставить документы, подтверждающие действительность трат.

До принятия закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ бланк авансового отчета по форме АО-1, утвержденный постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55, был обязателен для использования всеми предприятиями. Однако после введения в действие указанного закона утвержденная ранее форма осталась лишь в качестве рекомендованной. Хозсубъекты вправе разработать и использовать свой бланк, утвердив его в учетной политике или в приложении к ней.

Если по окончании закупок или командировочной поездки у подотчетника остаются неиспользованные деньги, он возвращает их в кассу. Если же он истратил больше, чем ему было выдано изначально, ему вернут перерасход. Как и любой финансовый документ, авансовый отчет должен быть учтен в регистрах бухучета.

Порядок нумерации при этом нигде не оговорен. Считается, что следует исходить из принципов удобства и целесообразности.

Поэтому предприятия самостоятельно устанавливают порядок нумерации авансовых отчетов, утверждая его отдельным распоряжением или внося в учетную политику.

Обычно на отчетах ставят номера в хронологическом порядке с начала года. Номера практикуются самые разнообразные: от однозначных цифровых до комбинированных — с цифрами и буквами. Итак, мы выяснили, что авансовый отчет используется для подтверждения того, что подотчетные средства были израсходованы по назначению.

Документ частично заполняется работником и передается в бухгалтерию.

Последняя, проводя документ, должна проставить на нем номер.

Нумерация ведется таким образом, чтобы это было удобно самому хозяйствующему субъекту.

Каков порядок нумерации авансовых отчетов?

Форма отчета (АО-1) приведена в постановлении Госкомстата от 01.08.01 № 55. Согласно п. 4 ст. 9 закона от 06.12.11 № 402-ФЗ она перестала быть обязательной. Ее можно использовать без внесения изменений.

Также руководитель фирмы может утвердить своим приказом другую форму этого отчетного документа, но с непременным соблюдением требований закона (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Подробнее о форме авансового отчета см. материал . Регистрация авансовых отчетов проводится фирмами с использованием требований делопроизводства.

Порядок нумерации авансовых отчетов законодательно не оговорен. Указания об их заполнении этот вопрос также не рассматривают. Поэтому правила простановки номеров авансовых отчетов могут быть такими, какие примет само предприятие.

Таким образом, оно самостоятельно устанавливает порядок нумерации авансовых отчетов. Конкретный порядок оговаривается в приказе, учетной политике или в других локальных документах фирмы.

Авансовые отчеты: работа над ошибками (Сильвестрова Т.)

В отдельных случаях расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться с использованием счета 0 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам».

Так, в Письме Минфина России от 30.09.2011 N 02-06-05/4406 рассматривается вопрос о порядке отражения в бюджетном учете получателем бюджетных средств кредиторской задолженности перед работником учреждения в сумме осуществленных им расходов за оплаченные услуги в случае, когда работодатель не производил выдачу денежных средств под отчет.

По мнению Минфина, в Инструкции N 157н не предусмотрена обязанность отражения расчетов с сотрудником учреждения в указанном случае на счете 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами». Согласно Инструкции N 157н для целей отражения принятых обязательств перед работником учреждения может применяться как счет 302 00 «Расчеты по принятым обязательствам», так и счет 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами».

Рекомендуем отразить

Авансовый отчет: приложение документов на отдельных листах

Вопрос Здравствуйте!

Главное, чтобы в документе были предусмотрены . Какую бы форму вы ни использовали, сначала ее приказом к учетной политике.* Такой порядок следует из указания Банка России от 11 марта 2014 г. Вопрос по оформлению формы АО-1 и КО-1 В форме авансового отчета предусмотрена строка «Приложение____документов на _______листах».

Документы подтверждающие (чеки) мы приклеиваем к листам А4. Вопрос: Можем ли мы написать 38 документов на 7 листах?

или нужно писать 38 документов на 38 листах вне зависимости от того как оформили отчет? Просим прислать инструкцию по заполнению расходного кассового ордера к авансовому отчету.

ВНИМАНИЕ. деньги выдаются всегда как перерасход.

Сотрудник тратит собственные средства в производственных целях.

которые потом возмещает работодатель. Ответ Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55

«Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет»

не содержит рекомендаций по заполнению данной строки, поэтому по нашему мнению оба варианта верны.

В приложении Вы найдете образцы заполнения форм АО-1 и КО-1 для Вашего случая.

  • (78 kB)
  • (79 kB)
  • (50 kB)
  • (73 kB)
  • (45 kB)
  1. Добрый день.

    Мы ваш клиент. Договор 49825.

    Два связанных вопроса. Корпоративная карта выпущена непосредственно к расчетному счету Работник снял наличные деньги в банкомате и внес их в кассу организации.….

  2. Какой минимальный пакет документов (инструкция, нормативные акты, положения и т.д.) должен присутствовать в компании в части кадровой документации и охраны труда? (Штат 14 человек) ✒ В организации должны оформляться….
  3. Как учесть оплату товаров (работ, услуг) третьим лицом?

>
Каков порядок нумерации авансовых отчетов?

Для чего нужен авансовый отчет

Как ведут нумерацию авансовых отчетов

Итоги

Авансовый отчет: приложение документов

Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы. Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.
Пример составления авансового отчета Несмотря на серьезное название и важное значение документа, его заполнение не является большой сложностью. Первую часть документа заполняет сотрудник, получивший деньги под отчет.

  1. В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) – эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы.

ВажноЗаполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму денег на расходы, сопутствующие их профессиональной деятельности. ФАЙЛЫСкачать пустой бланк авансового отчёта .xlsСкачать образец заполнения авансового отчёта .xls Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.
После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги.

Авансовый отчет

Выдача наличных денег под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет денег одним лицом другому запрещается. Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, применяется авансовый отчет.
Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 утверждена форма авансового отчета (форма N АО-1) для учета денежных средств, выданных под отчет на административно-хозяйственные расходы. Общие правила заполнения авансового отчета Авансовый отчет применяется для учета расчетов с подотчетными лицами. Бланк авансового отчета представляет собой двусторонний документ.

Авансовый отчет – это первичный документ в бухгалтерском делопроизводстве. Главным его назначением является подтверждение израсходованной подотчетным лицом суммы. Двухсторонняя унифицированная форма № АО-1 – единый бланк для каждого юридического лица любой формы собственности.
Исключением являются только бюджетники, пользующиеся с 2002 года специальным бланком «0504049». Обязанность по оформлению авансового отчета ложится на каждого работника, получившего денежные средства для командировки или приобретения какого-либо материала или товара (например, канцелярские товары или продукты питания). Авансовый отчет командированного сотрудника Как правильно оформлять авансовый отчет, если сотрудник направлялся организацией для выполнения какого-либо задания в другой город? Командировкой называют поездку работника с целью выполнения своих должностных обязанностей вне места расположения компании.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *