Невыдача трудовой книжки

Содержание

Ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки лежит на работодателе

За несвоевременную выдачу трудовой книжки предусмотрена административная и материальная ответственность. В первом случае к ответственнности привлекается лицо, ответственное за ведение кадрового учета на предприятии, или при отсутствии такого лица — работодатель, а во втором — только работодатель. Но взыскать с виновного работника сумму, выплаченую уволенному сотруднику за задержку выдачи трудовой книжки, у компании получится только в пределах его месячного зработка.

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет. Днем прекращения трудового договора является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом сохранялось место работы (ст. 84.1 ТК РФ).

Если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Только направив такое уведомление, работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

В случае задержки выдачи трудовой книжки для работодателя могут наступить неблагоприятные последствия.

Во-первых, работодатель может быть привлечен к административной ответственности в виде штрафа в размере от 30 000 до 50 000 руб. Штраф для должностного лица, ответственного за выдачу трудовой книжки, составляет от 1000 до 5000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Во-вторых, если работодатель задерживает выдачу трудовой книжки, работник может потребовать возмещения материального ущерба (ст. 234 ТК РФ).

В частности, при задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее — Правила ведения трудовых книжек).

Теперь остановимся на том, кто именно ответственен за несвоевременную выдачу трудовой книжки: непосредственно работодатель или работник, уполномоченный на ведение и хранение трудовых книжек.

Пунктом 45 Правил ведения трудовых книжек установлено, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назна­чаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Из этой нормы следует, что в том случае, если руководитель организации-работодателя назначил ответственное лицо за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, то именно это лицо будет привлечено к административной ответственности за несвое­временную выдачу работнику трудовой книжки.

Если же нет документального подтверждения того, что обязанности по ведению кадрового учета возложены работодателем на конкретного работника, к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ будет привлечена организация-работодатель (постановление ФАС Московского округа от 26.10.2006 № КА-А40/10220-06 по делу № А40-20745/06-148-194).

По правилу, установленному ст. 234 ТК РФ, материальный ущерб, причиненный работнику в результате несвоевременной выдачи трудовой книжки, возмещает работодатель. Между тем работник, причинивший прямой действительный ущерб работодателю, обязан его возместить (ст. 238 ТК РФ). Иными словами, работодатель вправе потребовать с кадрового работника, несвоевременно выдавшего трудовую книжку, возместить полученный ущерб. Но максимальный размер ущерба, который может быть взыскан работодателем с кадрового работника — это его средний месячный заработок (ст. 241 ТК РФ).

Обязанности работодателя при увольнении работника

Положениями Трудового кодекса Российской Федерации декларируется свобода труда. Из этого следует, что каждое физическое лицо вправе уволиться в любое время без объяснения причин. Для этого достаточно лишь заблаговременно известить предприятие о предстоящем увольнении.

Работодатель также может уволить своего сотрудника. Однако для этого необходимы веские основания, прямо указанные в нормах отечественного законодательства.

Следует отметить, что вне зависимости от инициатора увольнения и оснований для прекращения работы существует общий порядок оформления расторжения договора или соглашения.

В соответствии со ст. 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации в последний день работы физическому лицу должны быть выплачены все необходимые суммы. Кроме того, увольнение по трудовому договору без выдачи трудовой книжки не допускается.

Запись в вышеназванный документ должна быть внесена в момент окончания трудовой функции. Эта запись вносится в соответствии с формулировками приказа об увольнении сотрудника. Указанное распоряжение должно быть доведено до физического лица, которое подтверждает факт ознакомления с ним собственноручной подписью.

В дату прекращения работы отдел кадров обязан отдать гражданину все необходимые документы. Невыдача трудовой книжки при увольнении недопустима.

Если работодатель не вернул трудовую книжку

Каждый человек при выполнении своих должностных обязанностей может столкнуться с недобросовестным поведением предприятия. Такие злоупотребления касаются прав работников и выражаются в несоблюдении порядка окончательного расчета, незаконности оснований для расторжения договора, неиздании приказа или же задержке трудовой книжки при увольнении.

Для таких случаев отечественным законодательством разработан специальный алгоритм действий, обязательный для работника и работодателя. Данный механизм призван защитить права гражданина, предоставленные ему законом, а также оградить предприятие от необоснованных претензий бывших сотрудников.

Конкретный порядок действий содержится в статье 84.1 ТК РФ. Если работодатель не отдает трудовую книжку в последний рабочий день по причине отказа от ее получения или отсутствия сотрудника, то организация должна направить гражданину сообщение о необходимости явиться за документами или дать согласие на высылку их почтой. Отправляться трудовая книжка должна ценным письмом с описью вложения.

Важно помнить, что только при исполнении описанного алгоритма работодатель освобождается от ответственности за невыдачу трудовой книжки при увольнении работника.

Указанные действия и последствия применяются в случае, если документы, связанные с работой, не были получены физическим лицом в результате его волеизъявления или же по причине обстоятельств, на которые стороны не могли оказать влияния. Данный вывод следует из буквального толкования правовых норм.

Совершенно иной порядок действий следует выполнить работнику, когда ему умышленно не выдают трудовую книжку при увольнении. В данном случае гражданину следует направить работодателю письменное требование о возврате ему трудовой книжки в определенный срок.

Если передать предприятию такое сообщение невозможно или работодатель его не исполняет, то целесообразно обратиться с жалобой в трудовую инспекцию или в органы прокуратуры РФ. Также работник может потребовать выдачи книжки через суд.

Ответственность работодателя за задержку выдачи трудовой книжки

Независимо от причины неисполнения работодателем своих обязанностей при увольнении физического лица действующим законодательством предусмотрена ответственность за нарушение положений закона. Возможные негативные последствия установлены нормативными актами Российской Федерации.

Статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях России предусмотрена ответственность за нарушение норм ТК РФ. Если работодателем является организация, то штраф за невыдачу трудовой книжки доходит до 50000 рублей. ИП может быть оштрафован на сумму, не превышающую 5000 рублей.

Денежные средства в названных размерах подлежат уплате в пользу государства. Помимо описанного штрафа, за игнорирование предписаний Трудового кодекса Российской Федерации работодатель также должен произвести выплаты в пользу работника.

Статьей 234 Кодекса предусмотрена компенсация за невыдачу трудовой книжки. Ее размер определяется суммой не полученного работником заработка за период с момента увольнения до даты передачи физическому лицу соответствующего документа.

Описанные негативные последствия могут наступить для работодателя как при его уклонении от выдачи трудовой, так и в случае, если он не направил работнику уведомление, описанное выше.

Основания, освобождающие работодателя от ответственности за невыдачу документа при увольнении

Рассмотрим самые типичные ситуации, когда руководитель компании не отвечает перед законом.

Работник отсутствует на рабочем месте

Это могут быть любые форс-мажорные обстоятельства: болезнь, отъезд в другой город или по семейным обстоятельствам и тд.

В таких ситуациях выход один — работодатель отправляет письмо с уведомлением о вручении сотруднику с просьбой забрать документ или согласиться на отправку почтой.

В таком случае руководитель освобождается от ответственности за несвоевременную выдачу.

Поскольку отправление почтой — достаточно серьезный шаг, нужно получить письменное согласие работника на это. Если сотрудник не давал своего согласия на пересылку документа, руководитель компании обязан создать условия для их хранения до востребования, сроком не меньше пятидесяти лет.

Случается и такое, когда работник из-за переезда в другую страну или по любой другой причине физически не может прийти и забрать трудовую книжку. В этой ситуации остается один вариант — оформить доверенность. Сделать это можно в любой нотариальной конторе.

В документе указываются:

  • персональные данные поверенного и бывшего сотрудника компании (фамилия, имя и отчество, паспортные данные и адрес проживания, подпись);
  • наименование компании, ее реквизиты;
  • подпись владельца документа;
  • дата составления и срок действия.

После оформления нотариальной доверенности, поверенный сможет получить трудовую книжку в отделе кадров компании, где в обязательном порядке сотрудники оформляют расписку о том, что документ был выдан.

Работник отказывается забирать свои личные документы

Например, сотрудник не согласен с увольнением, работодатель обязан во что бы то ни стало постараться вернуть бумаги любыми возможными способами.
Если работник находится в последний день на своем рабочем месте, но по каким-то причинам игнорирует просьбы забрать бумаги, необходимо составить акт.

В нем фиксируют все моменты: указывают причины, почему работник отказывается забирать документы. После этого сотрудник подписывает акт и указывает дату, затем передает его в отдел кадров.

В ситуации, когда был упущен момент для составления акта, необходимо предпринять другие меры. Попробовать отправить бывшему коллеге заказное письмо с просьбой обратиться в отдел кадров и забрать свою трудовую книжку.

Такая бумага пишется в произвольной форме. Необходимо указать: название компании, данные о сотруднике, дату отправки письма, контакты и другие необходимые сведения.

Какую материальную ответственность несет работодатель при отказе выдать трудовую книжку

В случае невыдачи документа работник вправе требовать возмещения компенсации за утраченный заработок в связи с невозможностью дальнейшего трудоустройства без трудовой книжки.

Бывший сотрудник компании вправе востребовать взыскать материальную компенсацию за утраченный заработок.

Согласно статье 232 ТК РФ, предусмотрена материальная ответственность за несвоевременную выдачу документа сотруднику компании. В соответствии с трудовым договором или иными соглашениями сумма возмещения может прописана.

Также законом предусмотрена денежная компенсация работнику. Размеры выплат определяются суммой неполученного заработка, который работник мог бы получить, если бы имел на руках документ, свидетельствующий о его стаже.

Работодатель несет обязательства не только в отношении сотрудников, но и государства, в соответствии со статьей 5.27 КоАП.

За несвоевременную выдачу трудовой руководитель может получить штраф. Сумма варьируется от тридцати до пятидесяти тысяч российских рублей.

Должностные лица и руководители предприятий могут быть оштрафованы на сумму от тысячи до пяти тысяч рублей. Индивидуальные предприниматели — свыше 5000 российских рублей. Денежную компенсацию компания или предприятие обязаны уплатить в казну государства.

Административная ответственность за отказ выдать документы

Помимо материального ущерба бывшему сотруднику, компания может понести и другие обязательства за не вовремя выданный документ. Работодателю может быть предъявлен штраф в соответствии с административным кодексом РФ.

Размеры, согласно части первой статьи 5.27.1 КоАП в Российской Федерации могут быть следующими:

  • На индивидуальных предпринимателей налагается штраф суммой от тысячи до пяти тысяч рублей.
  • Для компаний – от тридцати до пятидесяти тысяч рублей.
  • На должностных лиц – предупреждение или сумма от тысячи до пяти тысяч.

В случае повторных правонарушений, размеры штрафов могут быть увеличены:

  • для компаний и предприятий – от пятидесяти до семидесяти тысяч рублей.
  • для руководителей организаций – от десяти до двадцати тысяч рублей или отстранение от работы сроком на год или три года.
  • для индивидуальных предпринимателей – от десяти до двадцати тысяч рублей.

Для привлечения работодателя к административной ответственности работнику следует обратиться в уполномоченные органы по труду и занятости. Согласно статье 5.27 КоАП РФ, они помогут привлечь нарушителя к ответу.

В случаях, когда по заявлению бывшего работника компании привлекается трудовая инспекция, сотрудники обязаны будут проверить все факты. Так как большинство организаций бояться быть вовлеченными в подобные ситуации и нарваться на штраф, как правило, угроза привлечь уполномоченные органы, может помочь вернуть трудовую книжку.

Что делать и куда обращаться, если работнику не выдают документы при увольнении

Если работодатель отказывается возвращать сотруднику документы, необходимые для дальнейшего трудоустройства, нужно попытаться найти компромисс. В случае, если мирно не удалось уладить конфликт, можно переходить к более жестким действиям.

Для таких ситуаций существует определенный алгоритм. Только так можно защитить свои нарушенные права.

Итак, порядок действий может быть следующий:

Написать заявление на имя генерального директора компании с просьбой выдать трудовую книжку, в соответствии со статьей 80 ТК РФ.

В заявлении следует обязательно указать: должность, реквизиты организации, паспортные данные, поставить дату обращения и подпись. Работодатель должен понимать, что сотрудник ознакомлен со своими правами и понимаете, что он их нарушает. Написать заявление в двух экземплярах и передать секретарю для визирования. Потом не забыть забрать свой экземпляр с отметкой о приеме.

Если не принимают письменное обращение, отправить заказное письмо по почте. При этом обязательно составить опись в двух экземплярах.

В тех случаях, когда вышеуказанные действия не помогли, необходимо перейти к более активным действиям и обратиться в надзорные органы по труду и занятости, в обязанности которых входит разбирать подобные вопросы.

Кроме этого, бывший работник организации вправе обратиться с заявлением в органы прокуратуры. Для этого следует отправить жалобу и написать соответствующее заявление. По форме это обращение должно быть таким же, как и письмо с уведомлением в компанию, которая отказывается возвращать личные документы сотрудника.

Ну и основной вариант действий, это обращение в судебные органы с требованием выдачи трудовой книжки и взыскания денежных средств её неправомерное удержание. В этой ситуации необходима помощь специалиста по трудовым вопросам.

Выплата за задержку трудовой книжки

Период между днем увольнения и фактической датой выдачи трудовой книжки называют временем вынужденного прогула. Это следует из пункта 62 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации». В данном пункте также сказано, что за это время работнику нужно выплатить средний заработок. Порядок расчета среднего заработка установлен:

— в статье 139 ТК РФ;

— Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее — Положение о среднем заработке).

Если работнику установлен поденный учет рабочего времени, для расчета среднего заработка нужно умножить средний дневной заработок работника на количество рабочих дней, пропущенных в связи с вынужденным прогулом из-за того, что произошла задержка выдачи трудовой книжки (п. 9 Положения о среднем заработке).

Если сотруднику установлен суммированный учет рабочего времени, то при расчете среднего заработка используется средний часовой заработок.

Для расчета среднего часового заработка нужно разделить сумму заработной платы, фактически начисленной за отработанные часы в расчетном периоде, включая премии и вознаграждения (п. 15 Положения о среднем заработке), на количество часов, фактически отработанных в этот период (абз. 2 п. 13 Положения о среднем заработке). После чего можно рассчитать средний заработок такого работника.

Для расчета среднего заработка нужно умножить средний часовой заработок на количество рабочих часов по графику работника в периоде, подлежащем оплате (абз. 3 п. 13 Положения о среднем заработке). И тут возникает вопрос: а как посчитать рабочие часы уволенному работнику, у которого нет графика работы?

В этом случае надо составить график работы на этого работника и посчитать, сколько рабочих часов попадает в период, подлежащий оплате.

Компенсация работнику

Выплата работнику в связи с задержкой трудовой книжки с точки зрения трудового законодательства является компенсацией. Она призвана возместить работнику не полученный по вине работодателя заработок.

Период задержки выдачи трудовой книжки (период вынужденного прогула) исчисляется:

— со дня, следующего за днем, когда работодатель должен был выдать трудовую книжку или направить уведомление о необходимости ее получения (ст. 14 и ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ);

— по день получения трудовой книжки или по день отправки уведомления (Определение Московского городского суда от 12.05.2012 № 4г/8-3684/12, от 14.02.2012 по делу № 33-3861).

Со дня отправки уведомления компания не несет ответственности за задержку трудовой книжки (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Однако бывают случаи, когда при обращении работника в суд с просьбой выплатить компенсацию за задержку трудовой книжки он самостоятельно указывает период, за который ему надо выплатить эту компенсацию (Определение Московского городского суда от 16.06.2011 по делу № 33-18290), а судебная коллегия либо соглашается с предложением работника, либо определяет иной период, подлежащий оплате (Апелляционное определение Московского городского суда от 16.09.2013 по делу № 11-29872), о чем будет известно из решения суда.

Пример

И.В. Ломонов уволен по собственному желанию 9 декабря 2013 года. В день увольнения он не получил трудовую книжку. График работы — пятидневная рабочая неделя.

Трудовая книжка уволенному выдана 27 февраля 2014 года.

Как посчитать компенсацию за задержку выдачи трудовой книжки, если средний дневной заработок работника для расчета компенсации на день увольнения составил 1190,47 руб.?

Решение

Определим, какое количество рабочих дней подлежит оплате. Компенсация И.В. Ломонову положена за период с 10 декабря 2013 года по 27 февраля 2014 года — 52 рабочих дня.

Рассчитаем сумму компенсации за несвоевременную выдачу трудовой книжки. Она равна 61 904,44 руб. (1190,47 руб. × 52 раб. дн.).

Налогообложение компенсации и расчет страховых взносов

Рассмотрим порядок расчета НДФЛ, страховых взносов с сумм компенсации и ее учета при расчете налога на прибыль

НДФЛ

Компенсация за задержку трудовой книжки не упомянута в статье 217 НК РФ в числе выплат, которые освобождены от НДФЛ. На этом основании специалисты Минфина России утверждают, что НДФЛ с суммы компенсации нужно удержать (письмо Минфина России от 05.04.2010 № 03-04-05/10171).

Страховые взносы

Компенсация за задержку выдачи трудовой книжки не предусмотрена в числе выплат, на которые не начисляются взносы:

— в статье 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»;

— статье 20.2 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

На этом основании специалисты региональных отделений ФСС РФ и ПФР утверждают, что сумма компенсации за задержку выдачи трудовой книжки включается в базу для начисления страховых взносов.

Налог на прибыль

Для целей налогообложения прибыли сумма причитающейся работнику выплаты может рассматриваться как оплата вынужденного прогула.

Выплата работнику включается в состав расходов на оплату труда в период ее начисления (п. 14 ст. 255 , п. 4 ст. 272 НК РФ, письма Минфина России от 27.10.2005 № 03-05-02-04/191 и УФНС России по г. Москве от 11.09.2008 № 09-17/086275).

Страховые взносы, начисленные на сумму причитающейся работнику выплаты, признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией, в период их начисления, в нашем случае в феврале (подп. 1 и 45 п. 1 ст. 264, подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Пример 2

Воспользуемся условиями примера 1. Уволенному работнику начислена компенсация за задержку выдачи трудовой книжки в размере 61 904,44 руб.

Необходимо рассчитать НДФЛ и страховые взносы с этой суммы.

Решение

Сумма НДФЛ, подлежащего удержанию из доходов работника с суммы компенсации, составила 8048 руб. (61 904,44 руб. × 13%).

На руки работник получит 53 856,44 руб. (61 904,44 руб. – 8048 руб.).

Компания уплачивает взносы на страховую часть пенсии по тарифу 22% (так как работник старше 1967 года рождения), в ФСС РФ — 2,9%, в ФСС РФ на случай травматизма — 0,2% и в ФФОМС — 5,1%.

Страховые взносы с суммы компенсации составили:

— в ПФР — 13 618,97 руб. (61 904,44 руб. × 22%);

— ФСС РФ — 1795,23 руб. (61 904,44 руб. × 2,9%);

— ФСС РФ на случай травматизма 123,81 руб. (61 904,44 руб. × 0,2%);

— ФФОМС — 3157,13 руб. (61 904,44 руб. × 5,1%).

Работник отказывается забирать трудовую книжку

Работодатель обязан вернуть трудовую книжку экс-сотруднику после расторжения трудового договора. Об этом говорится в части 3 пункта 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила ведения трудовых книжек) и в части 5 статьи 80 Трудового кодекса.

Но бывает, что уволенный работник уходит, не забрав трудовую книжку.

Работодатель должен предпринять некоторые шаги, чтобы обезопасить себя от обвинения в нарушении трудового законодательства.

Акт

Если сотрудник в свой последний рабочий день находится на работе, но по каким-либо причинам отказывается получать трудовую книжку, нужно зафиксировать это в акте (образец 3).

Образец 3 Акт об отказе получать трудовую книжку

Возможно, работник откажется подписывать и акт. В этом случае необходимо сделать в акте запись о том, что работник отказывается подписывать акт (образец 4).

Образец 4 Акт об отказе работника получать трудовую книжку и расписываться в акте

Обратите внимание: даже имея такой акт, работодатель не полностью защищен от ответственности.

Хранение трудовой книжки

Выбрасывать невостребованные документы ни в коем случае нельзя (п. 43 Правила ведения трудовых книжек).

Трудовые книжки работников хранятся на предприятии в соответствии с порядком, предусмотренным для документов строгой отчетности, в специально приспособленных для этого помещениях. Желательно держать их в несгораемых сейфах (п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.83 № 105).

Трудовые книжки и их дубликаты, которые работники не получили при увольнении, должны храниться у работодателя до востребования (п. 43 Правила ведения трудовых книжек).

Срок хранения трудовых книжек согласно приказу Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» составляет 75 лет.

Направляем уведомление

При невозможности выдать трудовую книжку компания обязана направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (образец 5).

Образец 5 Уведомление о необходимости получить трудовую книжку или дать согласие на пересылку ее по почте

Обратите внимание: со дня направления уведомления работнику компания освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ и п. 36 Правил ведения трудовых книжек). Аналогичное мнение высказали судьи в Определении от 23.04.2013 № 616-О.

Срок отправления уведомления. Уведомление необходимо отправить в день увольнения сотрудника, сразу как стало понятно, что работник отказывается получить трудовую книжку на руки.

Если уведомление будет отправлено позже, компании надо будет выплатить компенсацию за задержку трудовой книжки.

Отправляем ценным письмом. Направить уведомление работнику нужно с уведомлением о вручении. Надежнее оформить отправление ценным письмом с описью вложения. В описи нужно указать регистрационный номер уведомления.

Уведомление о вручении почтового отправления (форма 119) — это почтовый документ, информирующий отправителя или указанное им лицо о том, что почтовое отправление (в нашем случае заказное письмо) доставлено и вручено адресату.

Отправляем курьерской службой. Для ускорения процесса можно воспользоваться услугами курьерской службы, которая возьмет на себя обязательства по получению от работника письменного согласия. Отправляя уведомление, вложите в конверт готовую форму ответного письма, куда бывший работник сможет вписать почтовый адрес, поставить число и подпись.

Документооборот при отправлении трудовой книжки по почте

Пересылка трудовых книжек осуществляется почтовыми организациями РФ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221. Трудовую книжку надо направить с уведомлением о вручении.

После сдачи отправления на почту

Уведомление о вручении регистрируют в журнале исходящих документов компании, так же как уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, письменное согласие бывшего работника на отправление ее по почте.

До возвращения уведомления о вручении трудовой книжки необходимо хранить копию зарегистрированного уведомления, опись вложения, квитанцию почты. Все это пригодится в случае судебного спора с работником.

Если трудовая книжка направлена ценным письмом с описью вложения и с уведомлением о вручении адресату, в книге учета трудовых книжек указываются реквизиты почтовой квитанции.

Теперь остается дождаться уведомления о вручении ее бывшему сотруднику.

Уведомление о вручении трудовой книжки бывшему работнику

После возвращения уведомления о вручении компания будет иметь все документы, подтверждающие исполнение ее обязанности по выдаче трудовой книжки.

Подтверждающие документы приигодятся, если работник обратится в суд. Поэтому их нужно хранить в личном деле работника.

Выдача трудовой книжки представителю экс-работника

По желанию бывшего работника передать трудовую книжку можно через его представителя.

Представитель обязан подтвердить свои полномочия доверенностью. В доверенности должны быть указаны:

— сведения о поручителе и доверенном лице (фамилии, имена и отчества, паспортные данные, адрес места жительства);

— действия, на совершение которых уполномочен представитель, — получение трудовой книжки в кадровой службе предприятия.

Доверенность может иметь такой вид, как показано на образце ниже.

Образец Фрагмент доверенности на получение трудовой книжки

Обратите внимание: важно, чтобы доверенность не была просрочена и заверена у нотариуса

Трудовая книжка непременно должна быть выдана уволенному сотруднику в последний день работы при проведении окончательного расчета. Исключения составляют всего два случая – когда сотрудника попросту нет на рабочем месте в день увольнения, и когда работник отказывается от получения книжки. Из этого следует, что во всех иных случаях задержка документа не является законной – трудовую книжку нельзя хранить у себя на время, пока пройдет инвентаризация, пока не будет оформлен обходной лист, пока не будут сданы доверенные материальные ценности и так далее. Если работодатель все же нарушил закон и по любой причине не выдал трудовую книжку вовремя, с него взыскивается компенсация за задержку трудовой книжки сотрудника.

Компенсация за задержку трудовой книжки: оплата прогула по вине работодателя

Если руководитель компании по какой-то причине не выдал трудовую книжку в день увольнения, сотрудник получает право на выплату ему заработка за каждый день задержки документа.

Все дни, которые находятся между днем увольнения сотрудника и фактической выдачей на руки трудовой книжки, признаются временем вынужденного прогула, которое оплачивается за счет работодателя. На протяжении всего периода ожидания выдачи документа сотрудник будет получать средний оклад.

Если учет времени идет по дням, для вычисления среднего оклада средний дневной заработок будет умножен на число трудовых дней, которые были засчитаны как прогул из-за не вовремя выданной трудовой книжки.

Если учет времени суммированный, бухгалтер будет использовать данные о среднем часовом заработке сотрудника. Для того, чтобы узнать его размер, нужно разделить сумму зарплаты, которая была фактически выплачена за проведенные на рабочем месте часы в расчетного периоде (в том числе премии и денежные поощрения) на число фактически отработанных в периоде часов. А средний оклад уже будет рассчитан как произведение величины среднего часового заработка на число трудовых часов согласно графику в периоде, за который начисляется оплата.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *