Личные дела муниципальных служащих

Личное дело государственного служащего. Кадровая работа

Важным элементом правового статуса государственного служащего является то, что прохождение государственной службы отражается в его личном деле, которое содержит необходимые персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа (ч. 3 ст. 42 Закона № 79-ФЗ).

Статья 14 Закона № 58-ФЗ требует, чтобы персональные данные государственных служащих, сведения об их профессиональной служебной деятельности и о стаже (об общей продолжительности) государственной службы вносились в личные дела и документы учета государственных служащих (ч. 3). Во исполнение ч. 4 ст. 42 Закона № 79-ФЗ этот порядок регулирует Указ Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». Действующий Указ Президента РФ от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» не применяется в отношении порядка ведения личных дел государственных гражданских служащих РФ.

Важное значение материалов личного дела государственного служащего для нормальной организации работы государственного аппарата и личной защиты государственного служащего нашло закрепление в законе. Часть 5 ст. 14 Закона № 58-ФЗ определяет, что персональные данные, внесенные в личные дела и документы учета государственных служащих, являются персонифицированными и в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, относятся к сведениям, составляющим государственную тайну, а в иных случаях к сведениям конфиденциального характера. Таким образом, участие общественности, гласность, открытость государственного аппарата не гарантируются. Формируется группировка «своих» людей, каста чиновников, не подверженная контролю ни народа непосредственно, ни представительных органов власти. Публичные лица по своей сути не имеют права скрывать свои данные, чтобы не превратиться в антипода государственной форме организации общества, в заговорщиков.

Представляется правильным направлением развития регулирование некоторых случаев раскрытия данных о государственном служащем, предусмотренные (детализируя требования закона) Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утв. Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Персональные данные, внесенные в личные дела гражданских служащих, иные сведения, содержащиеся в личных делах гражданских служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, — к сведениям, составляющим государственную тайну (п. 11 Положения).

Сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера федеральных гражданских служащих, назначение на должность и освобождение от должности которых осуществляются Президентом РФ или Правительством РФ, предоставляются для опубликования общероссийским средствам массовой информации по их обращениям с одновременным информированием об этом указанных гражданских служащих, а сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера соответствующих гражданских служащих субъекта РФ предоставляются для опубликования общероссийским и региональным средствам массовой информации по их обращениям с одновременным информированием об этом указанных гражданских служащих (п. 12).

Положение о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела регулирует объем сведений, предоставляемых по запросу средствам массовой информации (п. 13):

  • а) декларированный годовой доход гражданских служащих;
  • б) перечень объектов недвижимости, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании, с указанием вида, площади и страны расположения каждого из них;
  • в) перечень транспортных средств и суммарная декларированная стоимость ценных бумаг, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности.

Указанное Положение содержит значительный и разумный список сведений, предоставление которых средствам массовой информации запрещается (п. 15):

  • а) иные данные о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего, кроме указанных в п. 13 Положения;
  • б) данные о супруге, детях и иных членах семьи гражданского служащего;
  • в) данные, позволяющие определить место жительства, почтовый адрес, телефон и иные индивидуальные средства коммуникации гражданского служащего, а также его супруги (ее супруга), детей и иных членов его семьи;
  • г) данные, позволяющие определить местонахождение объектов недвижимости, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании;
  • д) информацию, отнесенную к государственной тайне или являющуюся конфиденциальной.

Личное дело как правовой институт с очевидностью отличает отношения государственной службы от отношений трудового найма.

Прежде всего, в личном деле государственного гражданского служащего хранится его служебный контракт. В соответствии со ст. 24 Закона № 79-ФЗ служебный контракт заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр служебного контракта передается гражданскому служащему, другой хранится в его личном деле. Список других документов помещен в п. 16 и 17 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела.

Обработка персональных данных гражданского служащего осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции РФ, Закона № 79-ФЗ, других законов и иных нормативных правовых актов, содействия гражданскому служащему в прохождении государственной гражданской службы, обучении и должностном росте, обеспечения личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества, учета результатов исполнения им должностных обязанностей и обеспечения сохранности имущества государственного органа (п. 1 ч. 1 ст. 42 Закона № 79-ФЗ). Этими требованиями определяется, в сущности, и содержание личного дела гражданского служащего. Они повторены в п. 5 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела.

Совокупность материалов личного дела изящно сформулирована в п. 2 указанного Положения: «Под персональными данными гражданского служащего понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданского служащего, позволяющие идентифицировать его личность и содержащиеся в личном деле гражданского служащего либо подлежащие включению в его личное дело в соответствии с настоящим Положением». Подчеркнем, что речь идет об идентификации, а не о досье с компроматом.

Закон № 79-ФЗ определяет и основные черты работы с персональными данными гражданского служащего и ведение личного дела гражданского служащего. Статья 42 данного Закона устанавливает требования, которые должна соблюдать кадровая служба государственного органа при обработке, хранении и передаче персональных данных гражданского служащего:

  • — персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданского служащего у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить гражданскому служащему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;
  • — запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные данным Законом и другими федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни, о членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

Указанные требования хорошо вписываются в представления о тайне частной жизни, правах человека. Но для оценки политической роли государственных гражданских служащих сведения, например, об их партийном членстве и убеждениях не могут быть закрытыми. Политическая нейтральность государственных должностных лиц также должна быть доказана документально, и эти материалы должны быть отражены в личном деле гражданского служащего. Противоречивой является норма, содержащаяся в п. 8 ч. 1 ст. 14 Закона № 79-ФЗ и гласящая, что гражданский служащий имеет право на ознакомление с отзывами о его профессиональной служебной деятельности и другими документами до внесения их в его личное дело, материалами личного дела, а также на приобщение к личному делу его письменных объяснений и других документов и материалов. Но этот вопрос все же является вопросом государственной службы, а не вопросом прав человека и гражданина за пределами государственной службы, когда в соответствии с законодательством граждане имеют право знать содержание своего досье, хранящегося в любом органе. Несомненно, такое ознакомление не может воспрепятствовать приложить к делу, например, жалобу на государственного служащего. Соответствующая кадровая служба обязана зафиксировать поступление документа и включить в дело информацию о государственном служащем. Кроме того, в самом Законе № 79-ФЗ содержится правило о том, что заключение эксперта аттестационной комиссии должно быть анонимным (ч. 10 ст. 48), т.е. опять-таки налицо концептуальная незавершенность представлений о государственной службе по сравнению с договором свободного трудового или гражданского найма, отражающаяся на логике закона.

Точное соблюдение требования ст. 42 Закона № 79-ФЗ, гласящей, что передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без письменного согласия гражданского служащего, за исключением случаев, установленных федеральным законом, может серьезно блокировать работу государственного органа, поскольку материалы личного дела государственного гражданского служащего не могут быть не чем иным, как служебными материалами. Их использование не может определяться личной волей служащего.

Несмотря на наличие полного и подробного Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела, продолжается ведомственное дублирование федеральных нормативных актов. В качестве примера приведем приказ Государственного комитета РФ по охране окружающей среды от 11 ноября 1998 г. № 669 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности федеральных государственных служащих». Что касается субъекта, ответственного за ведение личных дел государственных гражданских служащих, то ч. 2 ст. 44 Закона № 79-ФЗ называет таковым подразделение государственного органа по вопросам государственной службы и кадров, положение о котором утверждается руководителем государственного органа. Представляется, что более точно данный вопрос регламентирован в Указе Президента РФ «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела», который в п. 4 предписывает руководителям государственных органов:

  • — обеспечить защиту персональных данных государственных гражданских служащих РФ, содержащихся в их личных делах, от неправомерного их использования или утраты за счет средств государственных органов в порядке, установленном федеральными законами;
  • — определить лиц, уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных государственных гражданских служащих РФ в государственном органе и несущих ответственность в соответствии с законодательством РФ за нарушение режима защиты этих персональных данных.

Пункт 3 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела лицом, ответственным за ведение личного дела гражданского служащего, называет представителя нанимателя в лице руководителя государственного органа либо его представителя. Они осуществляют полномочия нанимателя от имени Российской Федерации или субъекта РФ, обеспечивают защиту персональных данных гражданских служащих, содержащихся в их личных делах, от неправомерного их использования или утраты. Представитель нанимателя определяет также лиц, как правило, из числа работников кадровой службы государственного органа, уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных гражданских служащих в государственном органе и несущих ответственность в соответствии с законодательством РФ за нарушение режима защиты этих персональных данных (п. 4 Указа Президента РФ от 30 мая 2005 г. №609).

Личное дело гражданского служащего ведется кадровой службой государственного органа. Указанное выше Положение в п. 18,19 конкретизирует обязанности кадровой службы.

В ст. 44 Закона № 79-ФЗ отражена широкая компетенция кадровой службы государственного органа, которая включает в себя, в частности:

  • — формирование кадрового состава для замещения должностей гражданской службы;
  • — ведение трудовых книжек гражданских служащих;
  • — ведение личных дел гражданских служащих;
  • — ведение реестра гражданских служащих в государственном органе;
  • — оформление и выдачу служебных удостоверений гражданских служащих;
  • — организацию и обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных должностей гражданской службы и включение гражданских служащих в кадровый резерв;
  • — организацию и обеспечение проведения аттестации гражданских служащих;
  • — организацию и обеспечение проведения квалификационных экзаменов гражданских служащих;
  • — организацию проверки сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также соблюдения гражданскими служащими ограничений, установленных данным Законом и другими федеральными законами.

Кадровая служба выполняет и другие обязанности, связанные с кадровыми вопросами.

Учетные данные гражданских служащих в соответствии с порядком, установленным Президентом РФ, хранятся кадровой службой государственного органа на электронных носителях. Кадровая служба обеспечивает их защиту от несанкционированного доступа и копирования.

В обязанности кадровой службы государственного органа, осуществляющей ведение личных дел гражданских служащих, входит как делопроизводственная часть, так и ознакомление гражданского служащего с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданского служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации» (подп. «ж» п. 19 Положения, утв. Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609). В данном Указе специально выделена обязанность кадровой службы информировать соответствующих гражданских служащих об обращении общероссийского или регионального средства массовой информации о предоставлении ему сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера этих гражданских служащих (подп. «е» п. 19).

Необходимо отметить и то, что гражданские служащие, уполномоченные на ведение и хранение личных дел гражданских служащих, могут привлекаться в соответствии с законодательством РФ к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел гражданских служащих, установленного Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела.

При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы (п. 21 Положения). А при расторжении служебного контракта и увольнении с гражданской службы гражданский служащий исключается из реестра гражданских служащих государственного органа, а его личное дело в установленном порядке сдается в архив этого государственного органа» (ч. 6 ст. 36 Закона № 79-ФЗ).

Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня увольнения лица с гражданской службы, после чего передаются в архив (п. 23 Положения).

Не рассматривая кадровую службу органов исполнительной власти в качестве полноценного органа государственного управления государственной службой, А. И. Турчинов осуждает стереотип представлений о нем как о «всероссийском отделе кадров» и «кадровой работе».

Обобщая сказанное в данной главе, можно сделать следующие выводы.

  • 1. Современное законодательство о прохождении государственной службы в Российской Федерации слабо отличает служебную функцию государственной службы от трудовых отношений.
  • 2. Слишком велика роль ведомственного нормативного регулирования и законодательства субъектов РФ в правовом регулировании государственной службы единого российского государства.

Нормативная база для ведения личных дел

Первым делом назовем нормативные акты, обязывающие оформлять личные дела. Сразу отметим, что их достаточно много, поэтому назовем лишь некоторые федеральные законы:

— от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее — Закон N 79-ФЗ);

— от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» (далее — Закон N 25-ФЗ);

— от 17.01.1992 N 2202-1 «О Прокуратуре Российской Федерации»;

— от 30.11.2011 N 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».

Собственно, а что такое личное дело? Ответ на данный вопрос есть в словарях, которые определяют личное дело как собрание документов, относящихся к какому-нибудь факту или лицу. Согласно ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ) любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу, является персональными данными. Следовательно, должен соблюдаться особый порядок ведения личных дел. Для обеспечения защиты персональных данных и надлежащего ведения личных дел были приняты следующие нормативные акты:

— Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (далее — Указ N 609);

— Приказ Минрегиона РФ от 26.10.2009 N 2612-к «Об организации работы с персональными данными государственных гражданских служащих Министерства регионального развития Российской Федерации и ведении их личных дел»;

— Приказ Рособоронпоставки от 22.04.2011 N 116 «О защите персональных данных федеральных государственных гражданских служащих центрального аппарата Федерального агентства по поставкам вооружения, военной, специальной техники и материальных средств»;

— Приказ Роспечати от 01.12.2010 N 584 «О защите персональных данных государственного гражданского служащего Федерального агентства по печати и массовым коммуникациям»; и пр.

Как видим, обязанность по ведению личных дел устанавливается федеральными законами, а вот порядок ведения и оформления — указами Президента РФ и ведомственными нормативными актами.

Какие документы включать в личное дело?

Определиться с перечнем документов, подлежащих включению в личное дело, нам поможет Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденное Указом N 609.

Первым делом скажем, что в личное дело вносятся персональные данные сотрудника и иные сведения, связанные с поступлением на работу или службу, ее прохождением и увольнением с нее. В частности, согласно Положению к личному делу приобщаются:

— письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации;

— собственноручно заполненная и подписанная гражданином анкета установленной формы с приложением фотографии;

— документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

— копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

— копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

— копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

— копии решений о награждении государственными наградами, Почетной грамотой Президента РФ, об объявлении благодарности Президента РФ, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

— копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;

— экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;

— копии актов государственного органа о переводе служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;

— копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

— копия акта государственного органа об освобождении служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;

— аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

— экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы;

— копии документов о присвоении служащему классного чина государственной гражданской службы РФ (квалификационного разряда, дипломатического ранга);

— копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

— копии решений о поощрении, а также о наложении дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

— копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении служащего от замещаемой должности гражданской службы;

— документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;

— сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;

— копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

— копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории России;

— копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

— медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

— справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.

Кроме этого, в личное дело вносятся письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами его личного дела.

Обратите внимание! Муниципальные служащие при ведении личного дела и определении перечня документов, включаемых в него, должны руководствоваться названным Положением на основании ст. 30 Закона N 25-ФЗ.

Работодатели — бюджетные, автономные и казенные учреждения могут ориентироваться на данный перечень, однако состав документов скорее всего будет различаться в зависимости от специфики деятельности. Например, в личных делах их работников точно не будет справок о результатах проверки достоверности и полноты предоставленных работником сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера.

Для названных работодателей мы рекомендуем включать в личные дела:

Копии документов, предъявляемых работником при приеме на работу Документы или их копии, образующиеся в процессе трудовой деятельности
Паспорта или иного документа, удостоверяющего личность Справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований)
Документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний Копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, например свидетельство о рождении ребенка
Страхового свидетельства государственного пенсионного страхования Копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности
Документов воинского учета для военнообязанных лиц Экземпляры трудового договора и соглашений к нему об изменении условий трудовых отношений
Свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица Копии приказов о приеме на работу, переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий и иных приказов, касающихся конкретного работника
Справки о результатах предварительного медицинского осмотра (обследования) (если требуется в силу закона) Экземпляр договора о полной материальной ответственности
Материалы аттестации
Докладные и объяснительные записки, заявления работника, различные справки
Документы, подтверждающие анкетные данные (свидетельство о заключении или расторжении брака, перемене имени и пр.)
Копия трудовой книжки с внесенной записью о приеме на работу и расторжении трудовых отношений

Оформляем личные дела

На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 N 558, личные дела должны храниться в учреждении 75 лет. Поэтому рекомендуем отнестись к оформлению личного дела со всей ответственностью.

Кроме этого, правильное оформление личного дела поможет работодателю при передаче дел на архивное хранение, поскольку организации после определенного срока хранения у себя документов по личному составу должны передавать их в соответствующий архив, в том числе при своей ликвидации (Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Обычно личное дело ведется кадровой службой. При этом в обязанности кадровых работников по оформлению дел входят приобщение документов к личным делам, обеспечение их сохранности и конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах, а также ознакомление гражданского служащего с документами его личного дела по его просьбе и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Рекомендуем заводить личное дело сразу после приема на работу. Для этого можно взять обычную картонную папку «Дело» или заказать в типографии специальные папки с разделителями из плотного картона. И первым делом нужно оформить обложку по установленной форме (приложение 11 к Правилам работы архивов).

Примечание. Согласно п. 18 Положения документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.

К сведению. Датами начала и окончания личного дела практически всегда являются даты приказов о приеме и увольнении.

При формировании дел можно ориентироваться на Правила работы архивов. В частности, необходимо соблюдать следующие основные требования:

— дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см;

— документы внутри дела должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке.

Кроме этого, необходимо нумеровать листы личного дела и обеспечивать своевременное заполнение описи — списка документов, включенных в личное дело.

Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Если учреждение или орган исполнительной власти изменили свое наименование в течение периода, охватываемого документами дела, или дело передается в другую организацию (в другое структурное подразделение), на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Рекомендуем в начале каждого личного дела оформлять бланк внутренней описи: она поможет оперативно найти необходимый документ — видно, на какой странице дела он размещен. Такая опись подшивается сразу при заведении личного дела и заполняется по мере поступления документов. Если в течение трудовой деятельности работника какой-либо документ изымается из личного дела, об этом в описи делается отметка в графе «Примечание».

Формирование личного дела происходит в течение всей трудовой деятельности сотрудника и завершается при его увольнении.

При этом к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Важно оформить и лист-заверитель, так как он показывает количество листов в деле и изменения в составе документов (повреждение, замена, присоединение документов). Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается работником кадровой службы.

Обратите внимание! Личные дела муниципальных и государственных гражданских служащих хранятся в течение 10 лет, после чего передаются в архив. При увольнении с муниципальной службы личное дело служащего хранится в архиве органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования по последнему месту муниципальной службы.

Согласно п. 23 Положения, если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой государственного органа, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанной кадровой службой в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.

Обеспечение защиты персональных данных личных дел

Как мы выяснили, основная масса документов, помещаемых в личное дело, содержит персональные данные. А это значит, что работодателю придется предпринять меры по их защите от распространения и неправомерного доступа.

Например, для государственных гражданских и муниципальных служащих п. 5 Положения установлено, что при получении, обработке, хранении и передаче их персональных данных кадровая служба государственного органа обязана соблюдать такие требования:

— персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. При необходимости получить его персональные данные у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;

— запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу не установленные федеральными законами персональные данные о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;

— передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без его письменного согласия, за исключением случаев, установленных федеральным законом.

Относительно личных дел работников автономных, бюджетных, казенных учреждений, а также органов исполнительной власти можно сказать смело, что персональные данные также охраняются, только при организации правильного хранения, обработки и передачи работодатели руководствуются нормами гл. 14 ТК РФ, Закона N 152-ФЗ и частично Положения.

Ответственность за необеспечение ведения и хранения личных дел

Конечно, за отсутствие самих личных дел казенные, автономные и бюджетные учреждения вряд ли могут быть привлечены к ответственности, так как обязанность их вести для работодателей данного типа не установлена, а вот на государственной гражданской или муниципальной службе — вполне возможно.

Как должностные лица, так и само учреждение могут быть привлечены к ответственности за нарушение порядка хранения, обработки и передачи персональных данных, содержащихся в личных делах. В частности, в силу пп. «в» п. 3 ч. 1 ст. 37 Закона N 79-ФЗ разглашение персональных данных, ставших известными гражданскому служащему в связи с исполнением им должностных обязанностей, — это грубое нарушение трудовой дисциплины и может повлечь увольнение с гражданской службы. Для остальных категорий работников разглашение персональных данных также является грубым нарушением трудовой дисциплины, только основание увольнения будет уже иное — пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Отметим, что к работнику, осуществляющему обработку персональных данных и ответственному за их хранение, могут быть применены меры не только дисциплинарной ответственности, но и административной. Так, на основании ст. 13.11 КоАП РФ за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) возможен штраф, налагаемый на должностных лиц в размере от 500 до 1 000 руб., на юридических лиц — от 5 000 до 10 000 руб.

Отметим, что возможно наступление и уголовной ответственности. Но это касается лишь случаев разглашения сведений, составляющих государственную тайну (ст. 283 ТК РФ).

Обязательно ли вести личные дела

Большинство предпринимателей считают личные дела обязательным компонентом кадровой документации. Однако закон говорит о том, что это верно только в отношении государственных служащих.

Личные дела для работников госорганизаций

Информация о государственных и муниципальных служащих должна в обязательном порядке систематизироваться в установленной форме (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609). Личные дела таких сотрудников призваны отражать весь их послужной список, чтобы можно было ясно увидеть, как именно изменялись их персональные данные.

Если работник переходит из одной структуры в другую, его личное дело должно последовать за ним.

На новом месте работы легче будет сложить впечатление о новом лице, а также получить дополнительную информацию об источниках дохода, связях, круге профессионального общения, а также другую информацию, облегчающую контроль.

Федеральный закон N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 г. в части 3 статьи 42 раскрывает порядок всех действий с личными делами этой категории сотрудников.

Личные дела у предпринимателей

Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.

ВАЖНО! Законами РФ для юридических лиц или индивидуальных предпринимателей ведение личных дел на своих сотрудников не запрещается.

Если руководство организации или ИП приняли решение ввести у себя обязательность заполнения личных дел, это надо закрепить в учетной политике, прописав процедуру во внутренних нормативных актах. Как правило, делопроизводители не «изобретают велосипед», а пользуются регламентом, разработанным для государственных служащих.

Плюсы системы личных дел для предпринимателя

Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.

Положительный эффект от внедрения личного учета кадров очевиден:

  • своевременный учет всей документации о сотруднике;
  • отслеживание карьерной динамики;
  • учет данных о возможных полагающихся льготах;
  • оценка перспектив профессионального роста;
  • сохранность и упорядоченность личной документации;
  • оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

На кого заводят личные дела

Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.

Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.

На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:

  • руководящее звено;
  • заместители руководителей разных уровней;
  • ключевые специалисты;
  • сотрудники, несущие материальную ответственность;
  • кадровый резерв и др.

К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.

Особенности формирования личного дела

Корректное оформление личных дел существенно облегчает работу с кадровой документацией. Практика выработала ряд рекомендаций относительно эффективного формирования личных дел:

  1. Документы собираются под одной обложкой, чаще всего это папка, реже просто файл или скоросшиватель. Для каждого сотрудника они должны быть отдельными.
  2. ПОМНИТЕ! Архивы принимают на хранение личные дела только в картонных папках. Скоросшиватели и файлы для этой цели неприемлемы, они могут быть только для внутреннего использования.

  3. Нецелесообразно формировать дела толще 4 см.
  4. Документы для постоянного хранения не должны быть смешаны с временными документами.
  5. В личном деле могут быть как оригиналы документов, так и их заверенные копии.
  6. Важные документы постоянного хранения для личного дела предпочтительнее заменить копиями.
  7. В рамках одного личного дела не принято хранить по несколько экземпляров одного и того же документа.
  8. Если документ предусматривает приложения, их нужно хранить вместе с соответствующими бумагами.
  9. Документы в деле должны располагаться по хронологическому принципу, то есть по мере их возникновения.

Какие документы включаются в состав личного дела

Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.

Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:

  1. Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
    • резюме;
    • документы об образовании и квалификации;
    • копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
    • рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
    • документ или его копия о воинском учете (если имеется);
    • справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
    • данные медосмотра;
    • заполненная анкета (если это предусмотрено);
    • заявление о трудоустройстве;
    • копия приказа о приеме;
    • заключенный трудовой договор и т.д.
  2. Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
    • различные квалификационные удостоверения;
    • водительские права;
    • свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
    • свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
    • должностная инструкция;
    • заключаемые допсоглашения (если это делалось);
    • копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
    • акты о прохождении аттестации;
    • данные очередных медосмотров;
    • документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
    • копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
    • данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
    • заявления на отпуск;
    • докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
  3. Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
    • заявление на увольнение;
    • копия приказа об увольнении;
    • документы об увольнении в связи с внешним переводом;
    • свидетельство о смерти сотрудника.

Как правильно оформить личное дело

Деловая документация должна вестись в соответствии с общепринятыми требованиями, пусть даже они не закреплены законодательно, это повышает эффективность ее использования. Эта ответственность внутренним нормативным актом возлагается на определенного сотрудника, чаще всего представителя кадровой службы предприятия. Его обязанности составляют:

  • первичное заведение личного дела;
  • внесение в него новых записей и документов;
  • изъятие документов временного хранения с истекшим сроком или уже недействительных;
  • при необходимости заверение копий;
  • внутренняя опись входящих в дело документов;
  • плановая проверка состояния личных дел;
  • ежегодное ознакомление сотрудника с личным делом под его роспись;
  • хранение дел;
  • помещение неактуальных дел в архив.

ВАЖНО! Сотрудник, ведущий личные дела, должен иметь разрешенный доступ к персональным данным работников.

Обложка личного дела

Личное дело представляет собой совокупность большого количества документов, что диктует обязательность какого-либо способа легкого поиска нужной информации. Принято систематизировать сведения из личного дела на титульном листе (обложке). Удобно пользоваться требованиями к оформлению обложки, которые остались неизменными с 17.07.1972 года (ГОСТ17914-72):

  • сверху оставляется место для будущего архивного штампа;
  • сверху по центру располагается полное и сокращенное наименование организации;
  • ниже указывается структурное подразделение (нужно оставить несколько строк для отражения информации о возможной перемене отдела);
  • номер дела (по номенклатуре, принятой в фирме);
  • фамилия, имя и отчество сотрудника, на которого заводится дело;
  • правый нижний угол несет информацию о сроках ведения дела: дате открытия, то есть дня приема на работу, и дате закрытия (приказа об увольнении);
  • здесь же пишется количество листов в деле на момент описи;
  • срок хранения дела.

Опись состава личного дела

Все документы, попадающие в ту папку, должны нумероваться и подшиваться, а также занимать свое место в перечне документов.

Опись документов личного дела может располагаться на внутренней стороне картонной обложки папки либо быть подшита последней.

Сверху листа, предназначенного для этой цели, пишется название («ОПИСЬ документов личного дела»), далее пишется ФИО сотрудника в именительном падеже. Опись удобно вести в виде следующей таблицы.

Индекс Дата выдачи Заголовок Номер листов дела Дата включения Примечание
Порядковый номер документа По внутренней номенклатуре Обозначается арабскими цифрами Название документа В зависимости от места размещения в деле День помещения в личное дело Разные отметки, например. оригинал или копия.

После таблицы словами и цифрами пишется количество документов и входящих в опись листов. В конце ставится дата проведения описи и подпись исполнителя с расшифровкой.

Ведение личных дел

Порядок ведения кадровой документации должен быть подробно изложен в соответствующем Положении, принятом на фирме. Он может предусматривать ряд учетных процедур:

  1. Регистрация. В крупных организациях для учета личных дел заводится специальный журнал или книга. Каждое новое дело вносится в нее под определенным номером (шифром), эта же последовательность цифр проставляется на самой папке с делом. Также в журнале может содержаться такая информация о личном деле:
    • ФИО работника;
    • дата заведения;
    • дата закрытия;
    • дата передачи в архив.
  2. Корректировка. Нужна, если в процессе занятости у работника произошли значимые изменения персональных данных: изменилось место жительства, социальный статус вследствие брака или развода, перемена фамилии и т.д. Изменения вносятся на основании приложений соответствующих документальных подтверждений (копии свидетельства о браке, от рождении и пр.). На внесение изменений имеет право только ответственный сотрудник, назначаемый специальным приказом, или другой, официально уполномоченный его заменить.
  3. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате.

  4. Хранение. Поскольку личные данные относятся к конфиденциальной информации, папки требуется хранить, исключая доступ к ним посторонних лиц. Обычно для этой цели используется сейф или запираемый шкаф. Хранить следует только дела действительных сотрудников. После увольнения дело еще некоторое время сохраняется у работодателя (этот срок он устанавливает сам; на госслужбе, если дело не передается в другой орган, он составляет 10 лет).
  5. Передача в архив. Дело уволенного сотрудника должно быть закрыто и по истечении срока внутреннего сберегания передано на архивное хранение. Для передачи нужно заполнить лист-заверитель, куда заносится финальная информация о состоянии личного дела. Этот лист подшивается в конец папки. С момента передачи дела в архив оно будет там храниться 75 лет, если принадлежало обычному работнику, и постоянно – если руководящему.

Кому можно выдать личное дело

В отличие от трудовых книжек, личные дела при увольнении не возвращаются и вообще не выдаются на руки работникам. Сотрудники только могут пролистать его раз в год и поставить свою подпись о том, что все в нем отражено верно.

По специальному запросу личные дела могут получить только представители правоохранительных органов или органов государственного контроля.

Cкачать: пост № 125

Наименование: ПОСТАНОВЛЕНИЕ № 125 от 10.05.2018 Об утверждении Порядка ведения личных дел муниципальных служащих
Дата: 10.05.2018
Уровень документа: Местный
Тип документа: Основной
Статус действия: Действующий
Статус нормативности: Нормативный
Статус соответствия законодательству: Соответсвует ФЗ

Местная администрация

муниципального образования Лопухинское сельское поселение

муниципального образования Ломоносовского муниципального района

Ленинградской области

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

10 мая 2018 года № 125

Об утверждении Порядка ведения личных дел муниципальных служащих

На основании Федерального закона № 131-ФЗ от 06.10.2003 г. «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Указов Президента Российской Федерации от 30.05.2005 г. № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела», от 18.05.2009 г. № 559 «О представлении гражданами, претендующими на замещение должностей федеральной государственной службы, и федеральными государственными служащими сведений о доходах, об имуществе и об их обязательствах имущественного характера», и областного закона «О правовом регулировании государственной службы в Ленинградской области» от 25 февраля 2005 года N 11-оз, Постановления губернатора Ленинградской области № 505-пг от 16.11.2000 г. «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Ленинградской области», а также в целях реализации Федерального Закона от 02 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», местная администрация МО Лопухинское сельское поселение

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

  1. Утвердить Порядок ведения личных дел муниципальных служащих МО Лопухинское сельское поселение согласно Приложению 1.
  2. Считать утратившим силу постановление местной администрации МО Лопухинское сельское поселение от 28.11.2013 г. № 99.
  3. Контроль исполнения настоящего постановления оставляю за собой.

Глава администрации

МО Лопухинское сельское поселение Е.Н.Абакумов

Приложение № 1 к постановлению местной администрации МО Лопухинское

сельское поселение от 10 мая 2018 г. № 125

Порядок ведения личных дел муниципальных служащих

  1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано на основании Федерального Закона от 02 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», Областного закона от 11.03.2008 г. № 14-оз «О правовом регулировании муниципальной службы в Ленинградской области», в соответствии с Указами Президента Российской Федерации от 18.05.2009 г. № 559 «О представлении гражданами, претендующими на замещение должностей федеральной государственной службы, и федеральными государственными служащими сведений о доходах, об имуществе и об их обязательствах имущественного характера» и от 30.05.2005 г. № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» в действующих редакциях, областного закона «О правовом регулировании государственной службы в Ленинградской области» от 25 февраля 2005 года N 11-оз, Постановления губернатора Ленинградской области № 505-пг от 16.11.2000 г. «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Ленинградской области» и определяет порядок комплектования, ведения и хранения личных дел лиц, замещающих должности муниципальной службы в местной администрации МО Лопухинское сельское поселение (далее — муниципальных служащих).

1.2. Личное дело — это совокупность анкетно — биографических документов, содержащих сведения, связанные с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и прекращением, содержащих наиболее полные сведения о муниципальных служащих.

1.3. Личное дело оформляется после издания распоряжения о назначении на должность муниципальной службы.

1.4. Ведение нескольких личных дел на одного муниципального служащего не допускается.

  1. Состав документов, включаемых в личное дело

2.1. При формировании личного дела в него включаются документы, отражающие процесс поступления гражданина на муниципальную службу и ее прохождение, или процесс назначения на должность муниципальной службы МО Лопухинское сельское поселение и выполнение обязанностей по этой должности.

2.2. В личное дело муниципального служащего включаются следующие документы:

  • письменное заявление с просьбой о поступлении на муниципальную службу и замещении должности муниципальной службы в местной администрации МО Лопухинское сельское поселение (далее — должность муниципальной службы);
  • собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета по форме, утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 26.05.2005 № 667-р «Об утверждении формы анкеты, представляемой гражданином Российской Федерации, поступающим на государственную службу Российской Федерации или на муниципальную службу в Российской Федерации» (в ред. распоряжения Правительства РФ от 16.10.2007 № 1428-р) с приложением фотографии;

дополнение к анкете, утвержденное Постановлением губернатора Ленинградской области № 505-пг от 16.11.2000 г. «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Ленинградской области»;

  • автобиография;
  • документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);
  • копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
  • копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
  • копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
  • копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
  • копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
  • копии документов о наличии социальных льгот (если таковые имеются);
  • копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);
  • справки о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением должности государственной службы Ленинградской области;
  • копия распоряжения о назначении на должность муниципальной службы;
  • экземпляр трудового договора (контракта), а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор (контракт);
  • копии распоряжений о переводе муниципального служащего на иную должность муниципальной службы, о временном замещении им иной должности муниципальной службы, об освобождении лица от замещаемой должности, о переводе лица на другую должность, о прекращении муниципальной службы;
  • копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
  • копия распоряжения о расторжении трудового договора (контракта) с муниципальным служащим;
  • аттестационный лист муниципального служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период, характеристики;
  • экзаменационный лист муниципального служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина муниципальной службы Российской Федерации, копии документов о присвоении муниципальному служащему классного чина муниципальной службы Российской Федерации (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга), (в случае, если присвоение классных чинов предусмотрено нормативным актом органа местного самоуправления в соответствии с действующим законодательством);
  • копии документов о включении муниципального служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;
  • копии распоряжений о поощрении муниципального служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;
  • копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении муниципального служащего от замещаемой должности муниципальной службы;
  • документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности муниципальной службы связано с использованием таких сведений;
  • сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера муниципального служащего, а также о расходах супруги (супруга) и несовершеннолетних детей; сведения о расходах муниципального служащего, а также о расходах супруги (супруга) и несовершеннолетних детей;
  • сведения об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», на которых гражданин, претендующий на замещение должности муниципальной службы, муниципальный служащий размещали общедоступную информацию, а также данные, позволяющие их идентифицировать, представителю нанимателя представляют:

— гражданин, претендующий на замещение должности муниципальной службы, — при поступлении на службу за три календарных года, предшествующих году поступления на муниципальную службу;

— муниципальный служащий — ежегодно за календарный год, предшествующий году представления указанной информации, за исключением случаев размещения общедоступной информации в рамках исполнения должностных обязанностей муниципального служащего.

  • копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;
  • медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на муниципальную службу или ее прохождению;
  • копия документа об изменении семейного положения;
  • копии документов о выплате вознаграждения при выходе на пенсию.

2.3. В личное дело муниципального служащего вносятся также письменные объяснения муниципального служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

2.4. К личному делу муниципального служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами, областными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

2.5. Документы, приобщенные к личному делу муниципального служащего, располагаются в хронологическом порядке, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.

2.6. Сведения, содержащиеся в личных делах муниципальных служащих, являются конфиденциальными, за исключением сведений, которые могут быть предоставлены средствам массовой информации в соответствии Указом Президента Российской Федерации от 18.05.2009 г. № 559 «О представлении гражданами, претендующими на замещение должностей федеральной государственной службы, и федеральными государственными служащими сведений о доходах, об имуществе и об их обязательствах имущественного характера», Указом Президента от 30.05.2005 г. № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

2.7. Запрещается сбор и внесение в личные дела сведений о политической и религиозной принадлежности, частной жизни муниципальных служащих.

  1. Порядок заполнения документов личного дела муниципального служащего

3.1. «Анкета» является основным документом личного дела, представляющим собой перечень вопросов о биографических данных, образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. «Анкета» заполняется собственноручно при оформлении на муниципальную службу.

3.1.1. На все вопросы даются полные ответы без каких-либо сокращений, прочерков, исправлений и помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах.

3.1.2. При заполнении анкеты используются следующие документы: паспорт (документ, удостоверяющий личность), трудовая книжка, военный билет, документ об образовании (диплом, свидетельство, аттестат, удостоверение), документы Высшей Аттестационной Комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат), документы об имеющихся изобретениях.

3.1.3. В графе «Образование» должны применяться следующие формулировки: «высшее», «незаконченное высшее», «среднее специальное», «среднее», «неполное среднее», «начальное» в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.

3.1.4. В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке. Если трудовая деятельность работника началась с обучения в высшем или среднем специальном учебном заведении, в профессионально-техническом училище и т. п., то этот период также отмечается в данной графе. Сюда вносятся и сведения о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью, нахождением на иждивении и т. п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то следует указывать, с какого и по какое время он работал в каждой должности.

3.1.5. Отрицательные ответы в графах анкеты записываются без повторения вопроса, например: ученая степень, ученое звание — «не имею»; пребывание за границей — «не был» и т. п.

3.1.6. Специалист по вопросам кадров Местной администрации МО Лопухинское сельское поселение (далее — специалист по вопросам кадров), принимая анкету, проверяет полноту ее заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявляемыми документами и заверяет анкету печатью, подписью и ставит дату.

3.2. При назначении на должность муниципальной службы гражданин пишет «Автобиографию» — документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица.

3.2.1 «Автобиография» составляется гражданином собственноручно в произвольной форме, без исправлений и помарок. В «Автобиографии» должны быть освещены следующие вопросы: Фамилия, имя, отчество, год, число, месяц и место рождения, национальность, социальное происхождение, полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, в качестве кого), участие в выборных органах, отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях более подробно), паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления автобиографии, подпись работника, дата составления «Автобиографии» и подпись работника.

3.3. «Дополнение к анкете» — документ, содержащий сведения обо всех изменениях, касающихся работника, происшедших после заполнения анкеты, включает в себя два раздела, каждый из которых имеет табличную форму.

3.3.1. В первом разделе фиксируются сведения о прохождении службы со ссылкой на соответствующие правовые акты.

3.3.2. Во втором разделе помещаются сведения, отражающие профессиональную деятельность и изменения, внесенные в необходимые анкетные данные муниципального служащего:

образование, присвоение ученой степени, ученого звания;

подготовку, переподготовку и повышение квалификации;

прохождение аттестации, присвоение классных чинов;

награждение орденами и медалями Российской Федерации и присвоение почетных званий;

о перемещениях по службе;

поощрениях и взысканиях — распоряжениями по личному составу;

изменения в необходимые анкетные данные (ФИО, места жительства, семейного положения и др.).

Все изменения вносятся на основании соответствующих документов, в том числе документов учебных заведений, органов ЗАГСа. Копии этих документов заверяются специалистом по вопросам кадров, приобщаются к личному делу и вносятся в опись личного дела.

3.3.3. Обязательными реквизитами «Дополнения к анкете» являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел, проводимых специалистом по вопросам кадров, и об ознакомлении муниципального служащего с документами его личного дела.

Отметки помещаются на оборотной стороне после всех других сведений и состоят из надписей: «Личное дело проверено. Дата, подпись», «С личным делом ознакомлен. Дата, подпись».

  1. Порядок оформления характеристики

4.1. Характеристика — документ, содержащий мнение руководства о муниципальном служащем. В ней указываются все сведения о характеризуемом: дата рождения, образование (когда и что окончил), специальность по образованию, занимаемая должность, с какого времени работает в местной администрации МО Лопухинское сельское поселение.

4.2. Характеристика должна объективно отражать деловые и личные качества муниципального служащего, уровень его подготовки, опыт работы по специальности или должности, отношение его к работе, поощрения, наличие правительственных наград. Характеризуется отношение к муниципальному служащему в коллективе, моральные качества, семейное положение, наличие детей. В конце характеристики указывается ее назначение.

4.3. Подписывает характеристику глава администрации МО Лопухинское сельское поселение.

4.4. Характеристика выдается в случае необходимости по запросу из другого учреждения или для представления в учебное заведение, военкомат и т. п.

4.5. Печатают характеристику в двух экземплярах и заверяют подпись главы администрации МО Лопухинское сельское поселение печатью администрации. Оригинал выдают муниципальному служащему или направляют в другое учреждение по запросу, копию подшивают в личное дело.

  1. Порядок оформления копий документов

5.1. Копии документов об образовании, включаемые в состав личного дела, должны быть заверены в установленном порядке.

5.2. Помещаемая в личное дело копия распоряжения о приеме на работу должна иметь отметку о ее заверении.

5.3. Вместо копии распоряжения в личное дело может быть помещена выписка из него. Выписка делается только после подписания распоряжения главой администрации МО Лопухинское сельское поселение. В выписке сохраняются реквизиты бланка распоряжения, к которым добавляются слова «Выписка из…», дата подписания распоряжения, его номер и заголовок к тексту. Затем следует нужная часть текста, после которой указывается наименование должности руководителя, подписавшего подлинник распоряжения, его инициалы и фамилия (без личной подписи). Заверение выписок из распоряжений аналогично заверению копий.

  1. Порядок ознакомления с личными делами

6.1. Право на ознакомление с содержанием личного дела муниципального служащего, помимо самого муниципального служащего, имеют глава администрации МО Лопухинское сельское поселение и специально уполномоченные им лица.

6.2. Глава администрации МО Лопухинское сельское поселение обязан сообщить сведения, содержащиеся в личном деле, по запросу суда (судьи), органов прокуратуры, органов дознания или следствия.

6.3. При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела, имеющиеся там документы или помещать в него новые, разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

6.4. Личные дела не выдаются на руки муниципальным служащим, на которых они ведутся.

6.5. Муниципальные служащие имеют право на ознакомление со всеми материалами своего личного дела, отзывами о своей деятельности и другими документами до внесения их в личное дело, приобщение к личному делу своих объяснений.

6.6. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации работник имеет право на получение копии любого документа, содержащегося в его личном деле, на основании письменного заявления на имя работодателя. Копии документов должны быть заверены надлежащим образом, и предоставляться работнику безвозмездно в течение трех дней со дня подачи заявления.

6.7. Муниципальные служащие обязаны своевременно информировать специалиста по вопросам кадров об изменениях в своих анкетных данных.

6.8. Изъятие документов из личного дела, а также хранение в нем документов, не предусмотренных настоящим Положением, как правило, не допускается. Изъятие документов может быть произведено в исключительных случаях лишь с разрешения Главы администрации МО Лопухинское сельское поселение. На место изъятого документа вкладывается справка (заявление) с указанием причин изъятия и подписью лица, разрешившего изъятие документа.

  1. Порядок составления внутренней описи документов, включаемых в личное дело

7.1. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение № 1).

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать сведения о порядковых номерах, наименованиях документов дела, количестве листов, датах включения документов в личное дело и изъятия из дела, а также кем изъят документ, и по какой причине.

7.2. Внутренняя опись документов, включаемых в личное дело, заполняется одновременно с формированием личного дела и затем заполняется при каждом внесении в личное дело новых документов.

7.3. При нумерации листов личного дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.

7.4. При подготовке личных дел к передаче на хранение на внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в личное дело документов и количество листов личного дела.

7.5 Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты закрытия описи.

  1. Функции специалиста по вопросам кадров по ведению личных дел муниципальных служащих

8.1. В обязанности специалиста по вопросам кадров, осуществляющего ведение личных дел лиц, замещающих должности муниципальной службы в местной администрации МО Лопухинское сельское поселение входит:

формирование личного дела муниципального служащего в момент поступления (назначения) его на должность муниципальной службы;

приобщение документов, перечисленных в п. 2.2 к личным делам муниципальных служащих;

обеспечение сохранности личных дел муниципальных служащих, и их персональных данных (включая информацию на электронных носителях) во избежание несанкционированного доступа к ним, их передачи, а равно их случайного или несанкционированного уничтожения, изменения или утраты;

обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах муниципальных служащих;

ознакомление муниципальных служащих с документами их личных дел не реже одного раза в год, а также по просьбе указанных лиц и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством (сверка личного дела муниципального служащего).

  1. Порядок хранения личных дел муниципальных служащих

9.1. Личные дела хранятся в надежно закрываемых сейфах или металлических шкафах.

9.2. При переходе муниципального служащего, на другую должность муниципальной службы или государственную должность в другой государственный орган, его личное дело передается по новому месту работы по запросу руководителя по акту приема — передачи.

9.3. Личные дела муниципальных служащих после освобождении от замещения ими должностей муниципальной службы, хранятся в местной администрации Лопухинское сельское поселение в соответствии с ежегодно утверждаемой номенклатурой дел местной администрации.

9.4. Специалист по вопросам кадров ежегодно проводит проверку наличия и состояния личных дел муниципальных служащих. Факт проведения проверки фиксируется в «Дополнении к анкете».

9.5. Ответственность за ведение и хранение личных дел возлагается на специалиста по вопросам кадров.

Приложение № 1 к постановлению местной администрации

МО Лопухинское сельское поселение от 10 мая 2018 г. № 125

Опись

документов, имеющихся в личном деле муниципального служащего

_______________________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество)

№ п/п Наименование документа Дата включения документа в личное дело Кол-во листов Дата изъятия документа Кем изъят и по какой причине
1 2 3 4 5 6
Итого:

Образцы документов и форм заполнения

Поступление на государственную гражданскую службу, прием на работу:

Документы, необходимые для формирования личного дела государственного гражданского служащего Мурманской области

Документы, необходимые для формирования личного дела гражданина, замещающего государственную должность Мурманской области

Документы, необходимые для формирования личного дела руководителя ГОУП и ГОУ

Документы, необходимые для назначения советником заместителя Губернатора Мурманской области

Примерные формы запросов, по проверке сведений, представленных кандидатами на государственную службу

Образцы документов, связанных с поступлением на государственную гражданскую службу Мурманской области

Алгоритм действий и образцы документов, оформляемые в процессе реорганизации ИОГВ

Алгоритм действий и образцы документов, оформляемые в процессе переименования ИОГВ

Увольнение с государственной гражданской службы:

Образцы документов при увольнении гражданского служащего по его просьбе по переводу в другой ИОГВ Мурманской области

Образцы документов при увольнении гражданского служащего с его согласия по переводу в другой ИОГВ Мурманской области

Образцы документов, связанных с оформлением правоотношений при сокращении должностей государственной гражданской службы

Командировки, отпуска:

Образцы заявлений о предоставлении отпуска

Образцы приказов (отпуска, командировки)

Образцы документов, связанные с внесением изменений в статью 46 ЗМО «О государственной гражданской службе Мурманской области

Образец заявления о разрешении на выезд за пределы Российской Федерации (форма допуска № 2)

Образец уведомления работодателя о выезде за пределы Российской Федерации (форма допуска № 3)

Иные документы:

Образец оформления трудового договора с работником
Образец служебной записки о возложении обязанностей
Образец приказа о возложении обязанностей

Дата изменения: 21.05.2019 16:57

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *