Какой ручкой можно подписывать документы?

Наши покупатели часто жалуются, что учителя в школе требуют покупать ребёнку «шариковую ручку с фиолетовыми» чернилами, в другой школе — «масляную с синими», в третьей — «только не капилярную» и так далее. При этом все ссылаются на «требования министерства».

Понимая, что ручка должна быть удобной для школьника — в первую, вторую и десятую очередь, а тип ручки и цвет чернил не должны кардинально отличаться от общепринятых, мы решили обратиться в Министерство образования и науки, молодежи и спорта Украины за разъяснениями. Также, мы попросили МОН объяснить, могут-ли местные управления образования устанавливать какие-то требования к ручкам или цвету чернил.

Ответ пришел вполне ожидаемый — Министерство образования и науки, молодежи и спорта Украины подтвердило:

не существует каких-либо медицинских показателей, которыми регламентируются цвет чернил или тип ручек для использования в общеобразовательных учебных заведениях.

Соответственно и устанавливаться такие требования ни Министерством образования, ни местными управлениями образования — не могут.

А при разговоре отметили, что естественно, цвет чернил должен быть синий или фиолетовый, или близкий к ним, но не красный и не зеленый. Толщина ручки в области захвата — не толще указательного пальца ребенка, но в случае ручек с «захватом» речь идет о толщине «держателя», а не корпуса. Ручка должна писать чисто, мягко и плавно, а чернила не должны размазываться.

И самое главное — ручка должна быть удобна для ребёнка!

Содержание

Почему договоры и прочие документы нельзя подписывать цветной ручкой?

Активные темы

  • Мужчины научились жить одни. Женщин это сильно злит (4534)

    flashy Тексты 04:07

  • Что слушали в 1978-79 годах. Часть вторая (129)

    gros33 Видео 04:07

  • Пьяный вопрос бухим электрикам (100)

    mnr1 Инкубатор 04:07

  • Халат, пижама или спортивный костюм, а может быть трусы? (74)

    Унтот Инкубатор 04:06

  • Децл — лох? (43)

    Лисапед Инкубатор 04:06

  • И опять Коронавирус. Только статистика и немного выводов. (78)

    caes Инкубатор 04:06

  • Полиция Меннеапольса показала арест погибшего чернокожего (39)

    dissolute Инкубатор 04:06

  • Александр Чубиков. Продолжение истории (10)

    skomoroh58 Инкубатор 04:06

  • Появились конкурентки Якутской доставки пиццы (24)

    stas1981 Инкубатор 04:06

  • В проект нового КоАП внесли штрафы за отказ от обязательной вакц… (22)

    Murzan Инкубатор 04:05

  • Голикова вошла в состав наблюдательного совета «Курчатовско… (12)

    WERDEN Инкубатор 04:05

  • Касатки атаковали яхту перед входом в Гибралтар (134)

    kit25 Видео 04:05

  • Дина (195)

    Танкред Тексты 04:05

  • Кровавые леденцы: людей на Ходынке погубили слухи (8)

    Бошк Инкубатор 04:05

  • Techno. (322)

    Steban Крутятся Диски 04:04

Какими ручками и чернилами подписывать документы?

Действительно, почти на подсознательном уровне черный цвет проставленной личной подписи всегда одобрялся нашими руководителями и даже сейчас иногда считается более «статусным». Очень правильно специалисты служб делопроизводства возвращают руководство с «высот» на профессиональную «почву», обращая внимание на необходимость обеспечения правовой функции документа, его сохранности и использования в качестве доказательства.

Способы естественной (самой простой и дешевой) возможности отличить оригинал по внешним признакам от всех возможных копий (бумажных, факсимильных, электронных) сохраняют свою актуальность. Обычаем делового оборота остается способ, когда при черном машинописном или принтерном тексте документа синим цветом оформляются идентификационные реквизиты (дата, индекс и личный росчерк в реквизите «подпись»), что и обеспечивает внешние признаки оригинала.

Единой правовой нормы, относящейся к способам и средствам оформления официального управленческого документа на бумажной основе, на общегосударственном уровне не существует. В рамках своих зон ответственности государственные органы могут устанавливать свои ведомственные требования к оформлению реквизитов некоторых видов документов, что и делается в настоящее время прежде всего с позиций «износоустойчивости» чернил / цвета краски. А напрямую требования к цвету чернил, которые должны соблюдаться при оформлении документов, устанавливает, как известно, Банк России, но тоже по отношению к конкретным видам банковских документов – карточке образцов подписей и оттиска печати, чековым книжкам, векселям и ценным бумагам, существующим в документарной форме.

Всеобщее увлечение переводом документов в электронную форму и «их проблемы», к сожалению, отодвинули на второй план изучение физической сущности документов, изготавливаемых на современной бумаге и с помощью новых способов и средств, которые в условиях рынка не только подлежат очень быстрой смене, но и становятся даже объектом фальсификации, подделки (это особенно касается расходных материалов для принтеров).

Поэтому две важнейшие задачи – защита документа (аутентичности и юридической силы) и обеспечение его сохранности – рекомендуем решать в настоящее время самостоятельно на уровне организации. Руководитель организации и профессиональная служба делопроизводства в локальных нормативных актах (регламентах издания распорядительных документов, выдачи доверенностей, ведения переписки и т.п.) могут установить требования к форме представления оригинала (для документов постоянного и долговременного сроков хранения качественная по составу сырья бумага обеспечивает срок доказательного хранения в течение 100 лет) и средствам его изготовления, в том числе к чернилам, их цвету, ручкам, печатающим устройствам и т.п. Это и повседневная задача, и перспективная, т.к. документы в рамках корпоративного управления признаются активом организации, который она сама должна защищать и хранить.

К решению конкретного вопроса о выборе цвета чернил при оформлении идентификационных реквизитов документов организации рекомендуем подходить с позиций общих требований к обеспечению сохранности документов. Средства оформления документов (нанесения текста) должны быть светостойкими, водостойкими, износостойкими.

Представьте, сколько раз делаются ксерокопии оригиналов, когда идентификационные реквизиты подвергаются «световой атаке», после которой сразу начинается процесс выцветания, и при последующей сдаче документов в архив возникает риск просто не обнаружить подписи на документе, а только ее следы. В бумаге, обладающей пористой структурой и большой гигроскопичностью, могут начаться физико-химические процессы, которые вызывают поглощение водорастворимой краски капиллярной ручки. И, наконец, смазывание, стирание, расплывчатость линий могут обнаружиться после применения неизвестной новой ручки, полученной руководителем в качестве сувенира из дальних стран. Поэтому службе делопроизводства необходимо проверять рекламные заявления компаний-производителей средств изготовления документов (научно они называются «рукописными средствами текстонанесения»), требовать сертификаты и по договоренности с руководством устанавливать обязательность применения светостойких и водостойких современных чернильных и шариковых ручек при подписании документов.

С точки зрения противодействия выцветанию, удобства чтения и копирования собственно текст официального документа должен быть черным, контрастным, без применения принтерных режимов экономной печати. Для изготовления документов постоянного и долговременного сроков хранения рекомендуется также применять принтерную матричную печать, которая является износоустойчивой, и специальные «фирменные» сорта бумаги для принтеров со стабилизирующими свойствами, которые приспособлены для закрепления принтерных чернил / краски в момент нанесения.

Для оформления идентификационных реквизитов оригинала в этом случае целесообразно применять следующие за черным по параметру светостойкости цвета – синий и фиолетовый (последний – цвет штемпельных красок для проставления печатей и штампов; светостойкость синего цвета все-таки выше). Таким образом обеспечиваются оформление и защита оригинала документа по его внешним признакам. Современные пасты «фирменных» шариковых ручек в основном соответствуют параметру водостойкости и могут применяться для подписания документов. А вот в чернильных авторучках (если это не специальные водостойкие чернила, которые используются в конфиденциальном делопроизводстве), капиллярных ручках, ручках-роллерах и в маркерах с цветными чернилами современные химические краски / чернила являются водорастворимыми и в обозримый период даже оперативного хранения расплываются или размываются. При необходимости в последующем ксерокопировать документы, подписанные водорастворимыми чернилами, копии не будут выглядеть убедительно и могут быть не приняты вообще, а особенно – для нотариального удостоверения. В целом же показатели светостойкости и водостойкости материалов и веществ, из которых состоит документ как материальный объект, должны рассматриваться комплексно, как взаимосвязанные показатели.

Для принятия конкретных решений о регламентации правил оформления документов с позиций обеспечения качества и сохранности материального носителя рекомендуем изучить работы Владимира Федоровича Привалова, научное наследие которого становится все более востребованным, например:

  • Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: Методическое пособие / ВНИИДАД. – М., 2002;
  • Привалов В.Ф. Современные принтерные и рукописные тексты документов как объекты архивного хранения: Научно-методическое пособие / ВНИИДАД. – М., 2003.

Обратите внимание и на разработки наших коллег из Белорусского НИИ документоведения и архивного дела, которые также изучают документ как материальный носитель в аспекте его свойств и веществ, например:

  • Обеспечение оптимальных условий хранения документов на бумажных носителях Национального архивного фонда Республики Беларусь: Методические рекомендации / БелНИИДАД. – Минск, 2011.

Мнение СвернутьПоказать Наталия Лобанова, главный редактор журнала

Если приведенные в этом ответе аргументы не покажутся вашему руководителю убедительными, то можете предложить ему принять участие в шуточном эксперименте:

  • подберите несколько видов ручек, в т.ч. самые «ненадежные»;
  • на листе бумаги напечатайте текст – перечень ручек (с указанием производителя и модели, типа ручки и используемых чернил, цвета чернил). Среди ручек, участвующих в эксперименте, должны быть не только подобранные вами, но и любимая ручка шефа, которой он подписывает документы. После описания каждой ручки оставьте достаточно пустого места для последующей рукописной надписи;
  • перечень ручек можете предварить заголовком «Эксперимент начат <дата> <должность и Ф.И.О. руководителя> и <собственная должность и Ф.И.О.>»;
  • с отпечатанным таким образом листом и перечисленными в нем ручками загляните к руководителю, когда у него будет хорошее настроение. И предложите ему написать одну и ту же фразу и поставить личный росчерк всеми этими ручками (например, «Глупости все это <подпись> <дата>») – под каждым наименованием ручки будет то, что руководитель ею напишет;
  • положите этот лист на подоконник окна (желательно с южной стороны, где максимум солнечных лучей); дополнительно можете периодически «мучить» лист ксерокопированием;
  • а дальше есть 2 пути: либо при первых ощутимых признаках «увядания» рукописного текста показать экспериментальный образец руководителю и потом делать это систематически раз в квартал; либо через год впервые показать результаты эксперимента шефу, чтобы произвести фурор. Он увидит «останки» некоторых надписей и «живучесть» других своими глазами.

Результаты эксперимента могут быть чрезвычайно полезны руководителю, например, он может сделать для себя вывод о том, какого рода документы какими ручками стоит подписывать. А самым сложным для вас может оказаться обеспечение наличия экспериментального листа на подоконнике в течение длительного времени (ведь признаться потом руководителю в его утере будет крайне неловко).

Полистать демо-версию печатного журнала

Считается ли паспорт недействительным, если подпись поставлена синей ручкой?

Добрый день.

Приказ ФМС России от 30.11.2012 N 391
«Об утверждении Административного регламента Федеральной миграционной службы по предоставлению государственной услуги по выдаче и замене паспорта гражданина Российской Федерации, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации»

86. После вынесения руководителем подразделения решения о выдаче (замене) паспорта производится его оформление.
Бланки паспорта заполняются с использованием специального принтера аккуратно, без исправлений, помарок и неофициальных сокращений.
Отметки в паспорте производятся с использованием специального принтера, а при его отсутствии — путем проставления оттисков штампов черного цвета или использования черной пасты (чернил).

96.4. предложить гражданину расписаться ручкой черного цвета на установленных местах на второй странице паспорта и в заявлении о выдаче (замене) паспорта по форме N 1П (приложение N 1 к Административному регламенту), с указанием фамилии, имени, отчества и даты получения паспорта;

Подпись в паспорте должна быть выполнены черной пастой. Однако, в законах нет указания на недействительность паспорта по этому основанию. Но некоторые государственные органы, могут не принимать Ваш паспорт, так как он с нарушениями. Если есть возможность, то лучше обратить в орган, где Вы получили паспорт за консультацией по исправлению данной ситуации.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *