Как подписать электронный договор?

Можно ли заключать договоры по электронной почте и как это правильно сделать

Заключение договора по электронной почте стало обычной практикой в российском малом и среднем бизнесе. Партнёры по сделке могут находиться на разных концах мегаполиса, в разных городах и даже в разных странах – и большие расстояния не являются проблемой для заключения договора. Но у многих предпринимателей и корпоративных юристов есть определённые опасения по поводу юридической силы такого рода документов. О том, как правильно заключать договоры по электронной почте, порталу Biz360.ru рассказал основатель компании NewLawyers Андрей Чумаков.

Досье

Андрей Чумаков, юрист-предприниматель, основатель компании NewLawyers. Имеет высшее юридическое образование, является кандидатом юридических наук. Более 10 лет работал в одной из компаний «Большой четвёрки», где занимался сопровождением сделок M&A, реструктуризацией и подготовкой бизнеса к приходу инвесторов, представлением интересов инвесторов и стартапов в ходе переговоров. Совместно с партнёрами запустил сервис , который помогает компаниям малого и среднего бизнеса экономить на юридическом обслуживании при сохранении высокого уровня юридической защиты бизнеса.


Имеют ли юридическую силу сканы договоров,
пересылаемые по электронной почте

Договор в письменной форме может быть заключён, в числе прочего, путём обмена электронными документами. С юридической точки зрения под таким документом понимается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Таким образом, можно предположить, что если скан договора был отправлен по электронной почте, то этого достаточно для признания договора заключённым. Однако этот вывод верен только в том случае, когда, как требует закон, есть возможность достоверно установить, что договор исходит от второй стороны.

Далеко не каждое сообщение, отправленное по электронной почте, такую возможность даёт. Более того – когда вы получаете от вашего контрагента сообщение с приложенным к нему сканом договора, то вы на самом деле не знаете, кто конкретно его отправил и какими полномочиями он обладал.

Каким же образом можно достоверно установить, что договор, отправленный по электронной почте, исходит от второй стороны?

Наиболее очевидный способ – это использование усиленной квалифицированной электронной подписи. Как предусмотрено в федеральном законе «Об электронной подписи» (N63-ФЗ от 6 апреля 2011 года), документ, подписанный такой подписью, равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. По существу, с точки зрения закона, именно использование такой подписи на электронном документе может сформировать достаточную уверенность в том, что его подписало конкретное лицо.

В настоящий момент существует достаточно большое количество специализированных облачных сервисов, которые позволяют обмениваться электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью, даже без установки специализированного программного обеспечения на локальный компьютер.

Методы подтверждения юридической силы договоров,
заключённых по электронной почте

Впрочем, если вы всё же пошли простым путём и ограничились заключением договора по электронной почте, то отчаиваться не стоит. Дело в том, что судебная практика, которая складывается по данному вопросу, всё-таки оставляет хорошему юристу шанс защитить интересы своей компании в случае возникновения спора с контрагентом.

Как показывает анализ, о наличии договорных отношений могут свидетельствовать следующие индикаторы:

  • Очевидные доказательства реальных переговоров по электронной почте с согласованием существенных условий будущих отношений;
  • Наличие реальный отношений, подтверждаемых систематическим документооборотом в электронной форме;
  • Указание в договоре на применяемые электронные адреса, созданные в домене контрагентов, и их реальное использование.
  • Пересылка скана договора с электронной почты руководителя организации с указанием в подписи его ФИО, должности, наименования организации и т.п.

В свою очередь, скана договора может быть недостаточно при наличии следующих обстоятельств:

  • Отсутствие электронной переписки, опосредующей обмен сообщениями по электронной почте;
  • Отсутствие ясности относительно полномочий лица, ведущего переговоры;
  • Использование электронных ящиков на сервисах mail.ru, gmail.com, yandex.ru и т.п.
  • Сомнения относительно чёткости и ясности скана при наличии признаков фальсификации

Кроме того, есть несколько дополнительных рекомендаций, выполнение которых может помочь вашему юристу защитить ваши интересы в суде.

1. Подтверждение договора его фактическим исполнением

Закон говорит, что если одна сторона предложила другой стороне заключить договор (сделала оферту), а другая сторона просто приступила к его исполнению (совершила акцепт), то договор можно считать заключённым.

Иными словами, если вы послали вашему контрагенту скан подписанного договора по электронной почте, и контрагент начал его исполнять (поставил товар, оплатил аванс и т.п.), то он фактически подтвердил существование этого договора. В судебной практике периодически случаются дела, подтверждающие правильного такого подхода.

2. Фактическое заключение договора

Также в законодательстве содержится положение, согласно которому если одна сторона приступила к исполнению договора (например, поставила товар), а другая сторона это исполнение принимает (например, оприходует товар на склад), то впоследствии она, по общему правилу, не вправе требовать признания этого договора незаключённым.

Иными словами, если вы, например, обменялись сканами договора по электронной почте, частично отгрузили товар и контрагент его принял и вообще ведёт себя так, как будто происходящее не является для него чем-то необычным или неожиданным, то можно вести речь о фактическом заключении указанного договора, ведь стороны приступили к его исполнению.

3. Последующее одобрение договора

Наконец, последняя идея, которой можно воспользоваться в случае судебного спора. Закон говорит, что если сделку от имени организации заключил представитель без полномочий, а впоследствии организация эту сделку одобрит, то она рассматривается в качестве заключённой от имени организации. Причём не с момента одобрения, а с момента её заключения неуполномоченным представителем.

Примечательным в данном случае является то, насколько широко трактуется понятие «последующего одобрения» сделки. Под ним, в частности, могут пониматься:

  • письменное или устное одобрение — независимо от того, кому оно адресовано;
  • признание представляемым претензии контрагента;
  • иные действия представляемого, свидетельствующие об одобрении сделки (например, полное или частичное принятие исполнения по оспариваемой сделке, полная или частичная уплата процентов по основному долгу, равно как и уплата неустойки и других сумм в связи с нарушением обязательства; реализация других прав и обязанностей по сделке, подписание уполномоченным на это лицом акта сверки задолженности);
  • заключение или одобрение другой сделки, которая обеспечивает первую или заключена во исполнение либо во изменение первой;
  • просьба об отсрочке или рассрочке исполнения;
  • акцепт инкассового поручения.

Альтернатива обмену сканами по электронной почте

Есть ещё один способ «легализовать» обмен юридически значимыми документами в электронной форме, если по каким-либо причинам использование усиленной квалифицированной электронной подписи, о которой говорилось выше, представляется вам неудобным.

Этот способ предполагает заключение т.н. соглашения между участниками электронного взаимодействия. С его использованием можно, в частности, договориться об обмене договорами по электронной почте, причём такая корреспонденция будет иметь юридически значимый характер.

Подписывать такое соглашение в виде отдельного документа совсем необязательно. Соответствующие правила вполне могут быть внедрены в любое другое соглашение, которое вы заключаете с контрагентом: даже в соглашение о намерениях (при условии придания этим положениям юридической силы), в предварительный или в рамочный договор.

Есть ещё один важный момент, о котором необходимо помнить. В вашем стандартном договоре, скорее всего, имеется положение, предусматривающее, например, что любое уведомление, направленное с определённого адреса электронной почты, является надлежащим уведомлением. Важно понимать, что такой (или аналогичной) фразы недостаточно для появления соглашения между участниками электронного взаимодействия. Это связано с тем, что закон предусматривает целый набор условий, которые необходимо включить в договор, чтобы он приобрёл статус соглашения между участниками электронного взаимодействия. Поэтому обратитесь к вашему юристу, чтобы он всё грамотно зафиксировал.

После оформления соглашения, если оно будет продумано и составлено грамотно, вы сможете заключать новые договоры с вашим контрагентом, обмениваясь экземплярами таких договоров по электронной почте.

Как правильно заключить договор по электронной почте?

Электронная почта – удобный инструмент взаимодействия с контрагентами. Порой заказчику нужно срочно поставить товар, а заключить договор в обычной письменной форме не представляется возможным. И стороны в подтверждение своих намерений обмениваются “сканами” договора по электронной почте. Но как правильно заключить договор по электронной почте? Как он должен быть подписан и будет ли он иметь юридическую силу? На эти вопросы мы ответим в настоящей статье.

При ответе на этот вопрос мы рекомендуем придерживаться соблюдения определенных условий. Мы, конечно, не даём гарантии, что их неукоснительное соблюдение избавит вас от риска признания договора незаключенным, но существенно его уменьшит.

  1. Укажите в договоре адреса электронной почты, которые будут использоваться сторонами при исполнении контракта.Если их не указать, то суд при рассмотрении спора может и не прийти к выводу, что переписка или договор исходит от вашего контрагента. Многочисленные споры так и остались неразрешенными по причине отсутствия адресов электронной почты в договоре.
  2. В деловой переписке используйте только адреса электронной почты, указанные в договоре. Бывают такие случаи, когда письма неоднократно пересылаются и в итоге вы получаете ответ от лица, адрес электронной почты которого не указан в договоре. Старайтесь всегда соблюдать это простое правило. Особенно, если вы получаете какие-то юридически значимые сообщения или документы. При наличии сомнений запросите подтверждение полномочий лица, на общение с вами по договору. При необходимости можете заключить дополнительное соглашение к договору и прописать новый адрес электронной почты, по которому предполагается взаимодействие.
  3. Сохраняйте историю писем и переписки на сервере. История вашей переписки поможет пролить свет на ваши взаимоотношения, цели, которые стороны преследовали при заключении договора и быть полезным инструментом в случае возникновения каких-то спорных моментов. Крайне не рекомендуем хранить письма на локальном сервере, если у вас на постоянной основе не осуществляется резервное копирование. В случае выхода из строя сервера, при отсутствии договора на бумажном носителе, вы рискуете остаться и без договора, и без переписки с контрагентом.
  4. Проверьте привязан ли адрес электронной почты вашего контрагента к их домену. Почта, которая находится на доступном для рядовых пользователей сервере, вроде mail.ru или gmail.com, не внушает особого доверия. Особенно, если не содержит официального названия организации в адресе. Если же почта будет привязана к домену, то у суда не будет причин считать, что переписка исходят от какого-то другого лица. Официальный сайт, официальная почта – всё будет указывать на вашего контрагента.
  5. Проверьте представлен ли на официальном сайте адрес электронной почты, который планирует использовать другая сторона. Если ваш контрагент предлагает указать в договоре другой адрес электронной почты, нежели тот, который используется им в повседневной жизни, то есть повод задуматься о причинах такого поведения. В любом случае лучше подстраховаться и указать в договоре официальный адрес электронной почты вашего контрагента.
  6. Убедитесь, что письма вашего контрагента содержат подписи лиц, их отправляющих. Соблюдение данного правила позволит понять от кого исходит то или иное сообщение и оценить полномочия лица. Если же у вас возникнут сомнения вы всегда сможете запросить дополнительное подтверждение.

Как должен быть подписан договор по электронной почте?

Итак, вы составили договор, указали адреса электронной почты сторон, проверили, что ведете переговоры с уполномоченным представителем контрагента, и готовы выслать договор на подписание. Но не торопитесь его отправлять, прежде чем не выполните предварительную подготовку договора. Ваша задача – чтобы договор был надлежащим образом подписан и отсканирован другой стороной.

  1. Оставьте в нижней части каждой страницы договора место для того, чтобы другая сторона могла поставить свою подпись и расшифровку. Не забудьте напомнить контрагенту о необходимости подписать каждую страницу договора. Обычно люди просто забывают об этом и ставят подпись только на последней странице.
  2. Попросите выслать “сканы” каждой страницы договора в разрешении не менее 200 точек на дюйм в цветовом режиме “Оттенки серого” (“Gray Scale”). Чем выше качество документа, тем проще будет установить подлинность подписей и убедить суд в том, что договор был заключен надлежащим образом, а стороны постарались предусмотреть всё, чтобы исключить риск признания договора незаключенным. Мы рекомендуем использовать цветовой режим “Оттенки серого” или “Gray Scale”, так как арбитражные суды принимают только такие документы. Также они принимают сканы документов, выполненные в черно-белом варианте, но как показывает практика, в этом режиме не всегда видна печать организации. При использовании цветового профиля “Оттенки серого” такая проблема встречается только на тусклых печатях организаций.

Будет ли договор, заключенный по электронной почте, иметь юридическую силу?

При соблюдении указанных выше требований вы существенно снизите риски признания договора незаключенным. Но можно ли быть уверенным, в том что заключенный таким образом договор будет иметь юридическую силу? К сожалению, утвердительно ответить на этот вопрос мы не можем. В случае неисполнения другой стороной обязательств вы можете столкнуться с риском того, что суд не признает договор заключенным. Особенно, если другая сторона будет отрицать факт совершения сделки или приводить аргументированные доводы в обоснование своей позиции. Не факт, конечно, что ей это удастся, так как суд будет анализировать переписку, другие документы, подписанные сторонами (например, счета-фактуры, товарные накладные, акты приема-передачи, акты сверки и т.д.) и вполне может прийти к выводу, что между сторонами договор всё же был заключён. Но риски всё равно будут сохраняться на весь период действия договора, пока не изменится судебная практика или пока в гражданское законодательство не внесут соответствующие изменения.

Поэтому, если вы хотите избежать подобных рисков, мы рекомендуем обмениваться оригиналами документов сразу после получения договора, подписанного по электронной почте. Если у вас будет на руках экземпляр договора на бумажном носителе с оригинальной подписью и печатью, риск признания договора незаключенным останется в прошлом.

Если вы столкнулись со спорной ситуацией и хотите проконсультироваться с юристом, то вы всегда можете задать вопрос нашему онлайн-консультанту, написать через форму обратной связи или оформить заказ на юридическую консультацию. Мы будем рады вам помочь!

Как заключить договор в электронной форме

Обмен бумажными договорами с подписью уполномоченного лица и с печатью организации – не единственная легитимная форма заключения сделки. Законодательство РФ предусматривает возможность заключать договоры в электронном виде. Какие правила необходимо соблюсти, чтобы соглашение между сторонами в электронной форме имело юридическую силу?

Правовая основа

Порядок заключения такого вида деловых документов, как договоры, регламентируется статьями из Гражданского и Трудового Кодексов:

  • Статья 434 Гражданского Кодекса подтверждает, что договор между хозяйствующими субъектами (юридическими лицами, физическими лицами или некоммерческими организациями, ведущими от своего имени экономическую деятельность) можно заключить путем обмена электронными документами. Главное, чтобы можно было установить, что электронный документ исходит от стороны по договору.
  • Статьи 312.1 и 312.2 Трудового Кодекса предусматривают, что договор с дистанционным сотрудником можно оформить в электронной форме.

В цифровом пространстве гарантом неизменности документа и подтверждения авторства выступает усиленная электронная подпись: квалифицированная или неквалифицированная. Применение электронной подписи в России регулируется федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011. Подробнее о видах электронной подписи можно прочитать в этой статье.

Получить квалифицированную электронную подпись

Что придает юридическую силу электронному договору

Чтобы сделка считалась действительной, документ должен обладать определенными признаками:

  • Форма договора должна соответствовать законодательству.
  • Содержание договора должно соответствовать закону.
  • Подписант должен обладать подтвержденным правом заключать сделки.

Остановимся на особенностях, которые связаны с подписанием договоров в электронном виде. Деловые документы можно разделить на два вида: формализованные и неформализованные. От вида электронного документа зависит, что будет гарантировать его юридическую силу.

Формализованные документы

К таким документам относят трудовой договор с удаленным сотрудником и другие документы — например, счета-фактуры или отчетность. Чтобы придать формализованному документу юридическую силу, необходимо выполнить следующие условия:

  • Составить документ в соответствии с форматом, установленным государством.
  • Передать его другой стороне сделки в соответствии с установленным регламентом передачи документов.
  • Подписать квалифицированной электронной подписью (далее — КЭП).

КЭП необходимо получить лично или по доверенности в удостоверяющем центре, который аккредитован Минкомсвязи. Электронная подпись должна быть действительна на момент подписания документа.

Неформализованные документы

К этой категории относятся все остальные деловые документы — например, хозяйственные договоры, доверенности, письма и т.д. Формат неформализованных документов государство не регулирует. Есть два способа обеспечить их юридическую силу:

  1. Подписать договор КЭП. Как и в случае с формализованными документами, квалифицированная подпись подтверждает авторство и неизменность содержания документа после того, как он был подписан.
  2. Подписать договор простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью (НЭП). Если стороны решат использовать в документообороте эти виды подписей, им сначала необходимо заключить соглашение, в котором они признают юридическую силу данных видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ). В этом соглашении прописываются требования к виду подписи, к реквизитам договора, его формату и другие условия. Если такое соглашение есть и стороны соблюдают указанный в нем регламент, электронные документы будут иметь юридическую силу.

Какие договоры можно заключать в электронном виде, а какие нет?

Электронный договор, как и любой другой документ, который был подписан квалифицированной электронной подписью, равнозначен бумажному документы, который был подписан собственноручно. Но в этом правиле есть несколько исключений.

Договоры только на бумаге

В случаях, прямо установленных федеральным законом или другими нормативными актами, документ должен быть составлен только на бумажном носителе (п. 1 ст. 6 № 63-ФЗ).

Только в электронном виде

И, наоборот, есть случаи, когда заключить договор можно только в электронном виде. Например, заключить контракт по результатам электронного аукциона в рамках федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
То есть заключить договор можно в бумажной или электронной форме, если законом не предусмотрено, при несоблюдении письменной формы сделки, ее признают недействительной.

Где подписать электронный договор

Возможность создать подпись для электронного документа реализована в разных системах и программах:

  • Заключить договор можно на электронной торговой площадке, где проводят торги государственные и коммерческие заказчики.
  • На сайтах коммерческих организаций, которые предоставляют клиентам возможность подписать договор. Например, на сайте микрофинансовой организации, которая дает займы под проценты. Клиентам в этом случае необходимо зарегистрироваться, установить специальное программное обеспечение для работы с электронной подписью и начать работу.
  • В учетных системах (например, MS Dynamics, SAP, Oracle и других).
  • В специализированных системах электронного документооборота (например, Контур.Диадок),
  • В информационных системах (например, на портале Госуслуг реализован сервис по подписанию),
  • В специальных программах для подписания электронных документов, которые пользователь устанавливает на свой компьютер (например, КриптоАРМ).
  • В веб-сервисах, в которые можно подгрузить нужный электронный документ, в том числе договор, и создать для него подпись (например, Контур.Крипто).

Получить квалифицированную электронную подпись

Заключение договора путем электронной и иной связи

При заключении договоров с контрагентами, находящимися в отдаленных городах, зачастую возникает необходимость подписания документов посредством электронной и иной связи. Это связано с тем, что в процессе заключения договора с «живыми» подписями и печатями, необходимость в заключении договора отпадет вовсе.

Рассмотрим правовые основания отступления от простой письменной формы договора.

В соответствии со статьей 434 Гражданского кодекса Российской Федерации, договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма.

Так, законодатель установил, что если стороны договорились заключить договор в определенной форме, он считается заключенным после придания ему условленной формы, хотя бы законом для договоров данного вида такая форма не требовалась. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Однако во избежание признания договора незаключенным, при заключении такой формы договора, необходимо соблюдать определенные правила, установленные законодательством РФ и судебной практикой.

Во избежание возможных проблем, наши юристы подготовили для Вас формулировки для заключения договора посредством электронной почты. Советуем Вам включить в свой договор пункты следующего содержания:

  • Договор составлен в двух экземплярах – один экземпляр для Заказчика и один экземпляр для Подрядчика, причем все экземпляры имеют равную юридическую силу.
  • Стороны договорились, что настоящий договор может быть заключен как в простой письменной форме с подписями и печатями сторон, так и путем обмена документами с подписями и печатями сторон посредством электронной связи.
  • Стороны договорились, что в процессе исполнения условий настоящего Договора будут осуществлять постоянную связь посредством обмена корреспонденцией, которая может направляться по электронной почте.

Документы, в том числе и Договор согласно п. 2 и 3 Договора направляются по следующим электронным адресам:

Все уведомления и сообщения, отправленные Сторонами друг другу по вышеуказанным адресам электронной почты, признаются Сторонами официальной перепиской в рамках настоящего Договора.

В случае изменения адреса электронной почты, Сторона, сменившая адрес обязана направить другой Стороне в порядке, определенном в настоящем Договоре письменное уведомление о смене почтового электронного адреса. В случае, если Сторона, сменившая адрес, не уведомит другую сторону о такой смене, она будет нести все возможные негативные последствия по Договору.

Датой передачи соответствующего сообщения считается день отправления сообщения электронной почты.

Мы оказываем юридические услуги по следующим категориям: Арбитраж, Суд общей юрисдикции, банкротство юридических лиц, банкротство физических лиц, автоюрист, жилищные споры, трудовые споры, корпоративные споры, семейные споры, абонентское обслуживание, споры с недвижимостью, земельные споры, налоговые споры, ликвидация ООО, ликвидация юридического лица, альтернативная ликвидация юридического лица, реорганизация юридического лица, смена директора, смена адреса, смена участника, смена устава, регистрация ООО, регистрация акционерных обществ, регистрация некоммерческих организаций, взыскание долгов, исполнительное производство, защита прав потребителей, обжалование постановления о привлечении к административной ответственности, представление интересов в суде, представление интересов в гос.органах, государственный заказ.

Контакты юристов нашего коллектива: Местонахождение: Казань, контактные тел: 8 (843) 245-30-54, 8 937-615-30-54 Email: info@aivex.ru ; Режим работы: в будни с 08:00 до 21:00 (в выходные с 12:00 до 18:00) Дополнительная информация: Возможна поэтапная оплата по ходу ведения дела. Первичную консультацию Вы можете получить по телефону. Убедительная просьба! Перед тем, как приехать к нам на консультацию, предварительно позвонить и согласовать время.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *