Исковая работа на предприятии

Поиск ответа

Всего найдено: 8

Вопрос № 304486

Подскажите, пожалуйста, претензиоННо-договорной или претензиоНо-договорной.

Ответ справочной службы русского языка

Верно: претензионно-договорной.

Вопрос № 297263

Подскажите, пожалуйста, как правильно писать: допретензионная работа или до претензионная работа. Заранее спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Пишется слитно: допретензионная.

Вопрос № 272649

Существует ли слово «допретензионный» и как правильно пишется, слитно или раздельно? («Организация допретензионной и претензионной работы по контрактам..»)

Ответ справочной службы русского языка

Такое слово нужно написать слитно.

Вопрос № 262176

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, слитно или раздельно пишется частица НЕ:
Споры, неурегулированные в претензионном порядке, …
Спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Верно раздельное написание.

Вопрос № 245553

как правильно: претенциозно или претензионно? спасибо

Ответ справочной службы русского языка

Оба слова правильны.

Вопрос № 214098

Жалоба — претензионная или претензиционная

Ответ справочной службы русского языка

См. ответ № 213643 .

Вопрос № 213643

Как правильно писать — претензиционное или претензионное (письмо). По-моему, 1-й вар-т правильный.

Ответ справочной службы русского языка

Правильно: _претензионное письмо_.

Вопрос № 202394

Нужно ли ставить запятую в следующем предложении перед словом «прошу»? — «В связи с ведением претензионно-исковой работы, прошу Вас предоставить мне оригиналы документов». Заранее благодарен

Ответ справочной службы русского языка

Нет, запятая не требуется.

Договорная и претензионная работа

Продуктивная работа какой-либо компании или организации практически невозможна без составления различных типов договоров, контрактов и иных деловых бумаг.

Сущность и особенности

Договор является важнейшим условием в правовых и деловых отношениях между компаниями или организациями, заключившими его. Данный документ принято считать почти законом для сторон, его принявших, утвердивших и скрепивших личной подписью.

Нарушения пунктов этой бумаги могут привести не только к возникновению различных конфликтных ситуаций, но и к обращению одной из сторон в органы судебной власти для доказывания собственной правоты и привлечения к ответственности нарушившего договор ответчика.

Тем не менее, несмотря на важность составления договоров, зачастую руководители компаний считают его чистой формальностью и не уделяют должного внимания каким-либо пунктам, внесенным в данный документ. Впоследствии это может выразиться весьма неприятным образом. Соответственно, для того чтобы предусмотреть и обойти все подводные камни в заключении и составлении договоров, контрактов и прочих бумаг, необходимо обратиться за помощью к грамотному юристу, который тщательно анализирует все пункты документа и разъяснит полное и точное его содержание.

Когда может потребоваться договорная и претензионная работа?

В большинстве своем между компаниями заключаются следующие виды контрактов:

  • договор поставки;
  • договор аренды;
  • договор купли-продажи;
  • договор подряда;
  • договор финансовой аренды;
  • договор комиссии;
  • договор займа;
  • договор кредита;
  • договор перевозки;
  • договор подряда;
  • договор оказания услуг.

Процедура заключения договора/контракта имеет следующий характер. Первоначальным пунктом в составлении является оферта, другими словами — предложение о заключении договора, несущее деловой характер. В оферте указаны все наиболее важные и значимые пункты договора, в которые при проведении сторонами предварительных переговоров можно будет внести необходимые изменения, конечно, если одна из сторон не согласна с принятием данных пунктов. По своей сущности, договор-оферта является своеобразным черновиком, еще не имеющим достаточной юридической силы.

После утверждения сторонами всех пунктов договора данный документ скрепляется подписями руководителей компаний и печатями. Каждая из сторон, заключивших контракт, несет ответственность за качественное и своевременное исполнение всех без исключения его пунктов. Соответственно, зачастую в договор вносятся такие сведения, как время исполнения каких-либо обязательств и конкретное их наименование во избежание возникновения разногласий.

В том случае если одна из сторон нарушила условия договора, не имея при этом каких-либо уважительных причин, другой стороной составляется претензия – это своеобразная форма реагирования на несоблюдение условий договора. При условии незначительных нарушений стороны вполне могут мирно урегулировать данную ситуацию. Однако возможно это лишь в том случае, если сторона, не нарушавшая условий договора, идет на переговоры. Если же мирное урегулирование возникшего конфликта не представляется возможным либо ущерб, нанесенный нарушением договора, является весьма значительным, то решить возникшую проблему может лишь суд.

Руководителем компании, в отношении которой был нарушен договор, либо его представителем составляется заявление искового характера, а также собирается комплект необходимых документов, после чего происходит подача заявления в органы судебной власти. После рассмотрения судом дела о нарушении условий договора – в случае удовлетворения иска – суд обязует ответчика восстановить ущерб, если таковой имел место быть, причиненный нарушением договора. Если истец настаивает на расторжении договора ввиду нарушения каких-либо его пунктов другой стороной, то суд вправе отменить контракт и признать его недействительным.

Договорная и претензионная работа – это сложная и весьма кропотливая область юриспруденции. Подобрать человека, который сможет помочь разрешить возникшие в ней вопросы, порой не так-то просто. Как бы там ни было, но он должен иметь опыт, навыки и высокую степень самоотдачи. Всеми этими характеристиками обладают юристы центра юридической помощи «Ваше Право». Связавшись с нашим консультантом, вы получите четкий и внятный ответ относительно того, чем мы сможем помочь. После этого на личной встрече вы должны будете рассказать все тонкости вашей проблемы. Можете быть уверены в том, что все без исключения адвокаты нашего центра сделают все возможное, чтобы вы, обратившись к нам, обязательно остались в плюсе!

Претензионная работа в Беларуси

Согласно законодательству Республики Беларусь, направление претензии контрагенту является обязательным этапом при разрешении экономических споров между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Это значит, что без направления претензии экономический суд оставит Ваше исковое заявление без движения либо откажет в принятии заявления о возбуждении приказного производства.

Многие компании, сталкивающиеся с необходимостью ведения претензионной работы, поручают указанную работу непрофильным специалистам, например, бухгалтеру либо специалисту по продажам, считая, что для подготовки претензии должнику не требуется специальных знаний. Вместе с тем, ошибки на стадии подготовки претензии могут значительно затянуть процесс взыскания, и, наоборот, грамотно выстроенная система

Основные ошибки при подготовке претензии

Так, наиболее частыми ошибками, допускаемыми на стадии подготовки претензии, которые затем выявляются в суде, являются:

  1. Направление претензии должнику способом, не соответствующим законодательству.Так, зачастую претензии направляют по электронной почте, либо без обратного уведомления, либо на адрес, не являющийся официальным местом нахождения должника (юридическим адресом), например, по месту жительства директора или учредителя. Как результат – подобную претензию нельзя использовать в качестве доказательства соблюдения обязательного досудебного порядка, и приходится направлять новую претензию, теряя еще месяц (согласно законодательству, срок ответа на претензию составляет один месяц).
  2. Отсутствие обязательных реквизитов, которые должны быть в претензии.Данная ошибка встречается очень часто, при этом если на отсутствие некоторых обязательных реквизитов суд, как правило, не обращает внимания, считая претензионный порядок соблюденным, то при отсутствии других – может оставить исковое заявление без движения. Кроме того, претензия, направляемая для последующего обращения в суд, и претензия, направляемая для обращения к нотариусу за совершением исполнительной надписи, несколько отличаются. Поэтому очень важно указать в претензии сведения, которые позволят в будущем выбирать способ взыскания: к нотариусу или в суд, не теряя драгоценного времени на повторную отправку претензии.
  3. Требование в претензии только взыскания основного долга. Очень часто заявители претензии ограничиваются лишь требованием о взыскании основного долга (т.е. собственно долга за поставленный товар, выполненную работу, оказанную услугу), и не заявляют требование о взыскании штрафных санкций (неустойка, проценты за пользование чужими денежными средствами). Как результат – при попытке в будущем взыскать в суде неустойку и проценты суд отказывает в принятии заявления о возбуждении приказного производства либо оставляет исковое заявление без рассмотрения. Как результат – кредитор вынужден заново направлять претензию о взыскании пени и процентов.
  4. Несоблюдение срока ответа на претензию. Срок ответа на претензию составляет один месяц с момента ее получения должником, если иной срок не будет указан в договоре. Ошибочным заблуждением многих кредиторов является указание в самой претензии (а не в договоре) сокращенного срока ответа на претензию (например, 7 дней), и дальнейшее обращение в суд по истечении указанного срока. Однако для суда будет иметь значение лишь срок, согласованный сторонами в договоре, а если его нет – установленный законодательством.

Таким образом, юридически грамотное ведение претензионной работы является залогом дальнейшего успешного обращения в суд.

Юридическая помощь нашего Адвокатского бюро по вопросам ведения претензионной работы включают:

– правовая экспертиза типовых договоров Клиента и их корректировка для упрощения ведения претензионной работы;

– консультации по вопросам ведения претензионной работы;

– досудебное урегулирование споров;

– составление претензий и ответов на претензии;

– переговоры с контрагентами.

Мы также готовы взять на себя ведение всей претензионно-исковой работы в Вашей организации, включая подготовку и направление претензий должнику по почте, избавив Ваших работников от выполнения непрофильных функций.

Организация исковой работы на предприятии

  1. Понятие исковой работы и ее роль в обеспечении интересов предприятия.
  2. Подготовка и направление исковых материалов.
  3. Отзывы на исковые заявления и порядок их направления.
  4. Организация работы с решениями и приказами арбитражных судов.
  5. Учет, хранение и анализ исковой работы на предприятии.

1. Исковая работа на предприятии включает в себя:

  1. подготовку, получение и составление документов, необходимых для предъявления и рассмотрения исков;
  2. подготовку исков;
  3. подготовку отзывов и заявлений о пересмотре решений, определений и постановлений суда в порядке надзора;
  4. представление интересов хозяйствующих субъектов при рассмотрении имущественных, преддоговорных и других споров в арбитражном и других судах;
  5. осуществление регистрации, учета, хранения и отправки исковых материалов;
  6. обеспечение контроля за исковым производством;
  7. рассмотрение, анализ, обобщение результатов исковой работы, подготовка предложений по ее усовершенствованию.

Исковая работа, включая подготовку материалов для предъявления исков и отзывов на них, осуществляется юридической службой предприятия или соответствующим структурным подразделением в случае отсутствия такой службы.
Юридическая служба на предприятии, в соответствии с п.9. «Общего положения о юридической службе министерства, другого центрального органа государственной исполнительной власти, государственного предприятия, учреждения, организации», утвержденного постановление Кабинета Министров Украины от 27.08.1995 г. № 690, осуществляет следующие функции на этапе ведения исковой работы:

  1. организует и ведет исковую работу;
  2. представляет по доверенности в установленном законодательством порядке интересы предприятия в судах, других органах во время рассмотрения правовых вопросов и споров.

Таким образом, ведение исковой работы осуществляется юридической службой в интересах предприятия.

  1. Ведение исковой работы на предприятии.

Исковая работа, включая подготовку материалов для предъявления исков и отзывов на них, осуществляется юридической службой предприятия или соответствующим структурным подразделением в случае отсутствия такой службы.
Иск предъявляется в случае безосновательного полного или частичного отклонения претензии, предъявленной предприятием или оставления ее без ответа.
Юридическая служба дает правовую оценку документов, переданных ей соответствующим структурным подразделением. Если переданных документов оказывается недостаточно или они неправильно оформлены, юридическая служба обязана в письменном выводе установить срок для устранения недостатков.
В случае, когда структурное подразделение не передало необходимые документы, руководитель предприятия имеет право наложить взыскание на исполнителей.
Исковое заявление содержит:

  1. наименование и адрес арбитражного суда, стороны;
  2. сумма иска (если иск подлежит денежной оценке);
  3. содержание исковых требований;
  4. изложение обстоятельств, на которых основываются исковые требования и документы, их подтверждающие;
  5. расчет суммы иска;
  6. законодательство, на основании которого подается иск;
  7. сведения о доарбитражном урегулировании спора.

К исковому заявлению прилагаются:

  1. документы, удостоверяющие направление претензии и копии искового заявления ответчику;
  2. документ об оплате госпошлины;
  3. перечень прилагаемых к заявлению документов и других доказательств;
  4. другие документы, необходимые для обоснования исков по отдельным видам споров.

Исковое заявление подписывается руководителем предприятия или его заместителем и регистрируется в журнале учета исковых заявлений предъявленным предприятием.
После подписания искового заявления работник юридической службы дает указание бухгалтерии о перечислении госпошлины для рассмотрения данного дела в арбитражном суде. При перечислении госпошлины бухгалтерия должна руководствоваться действующим законодательством Украины, в частности, Декретом Украины «О государственной пошлине» и приказом Министерства финансов Украины и ГНАУ от 22.04.1993 г. № 15.
После перечисления госпошлины бухгалтерия в течение одного рабочего дня обязана предоставить копия платежного поручения, оформленную надлежащим образом, работнику юридической службы. После этого, последний передает работнику, на которого возложены обязанности по делопроизводству, исковое заявление для направления в арбитражный суд и другим сторонам. Квитанция об отправке заказного письма другим сторонам приобщается к исковому заявлению, которое с полным пакетом документов направляется в арбитражный суд заказным письмом.
Один экземпляр искового заявления и копии прилагаемых к нему документов, почтовую квитанцию о направлении искового заявления в арбитражный суд работники юридической службы подшивают в претензионно-исковое дело.

  1. Отзыв на исковое заявление.

Ответчик обязан не позднее трех дней со дня получения определения о возбуждении дела направить:

  1. арбитражному суду – отзыв на исковое заявление и все документы, подтверждающие возражения против иска;
  2. истцу, другим ответчикам, а также прокурору, участвующему в арбитражном процессе, — копию отзыва.

Отзыв подписывается руководителем предприятия, организации или его заместителем.
Отзыв должен содержать: наименование истца и номер дела; мотивы полного или частичного отклонения требований истца со ссылкой на законодательство, а также доказательства, обосновывающие отклонение искового требования; перечень прилагаемых к отзыву документов и других доказательств (в том числе о направлении копии отзыва и приложенных к нему документов истцу, другим ответчикам, прокурору).
Готовый отзыв на исковое заявление работник юридической службы передает работнику, отвечающему за ведение делопроизводства, который заказным письмом направляет либо вручает под расписку копии отзывов сторонам, а квитанции приобщает к отзыву на исковое заявление, которое направляется в арбитражный суд заказным письмом. После этого, работник, отвечающий за ведение делопроизводства, обязан предать работнику юридической службы квитанцию об отправке отзыва в арбитражный суд. Работник юридической службы приобщает ее к копии отзыва на исковое заявление и подшивает все материалы в претензионно-исковому делу.

4. Решения, определения, постановление арбитражного суда исполняются юридической службой с соответствующим структурным подразделением, анализируются и по результатам анализа руководителю выносятся предложения по:

  1. подаче в арбитражный суд заявления о пересмотре решения, определения, постановления в порядке надзора;
  2. о возмещении убытков за счет виновных лиц.

Заявление о пересмотре решения арбитражного суда должно содержать:

  1. наименование арбитражного суда, который принял решение, определение, постановление;
  2. номер дела и дату принятия решения, определения, постановления;
  3. наименование сторон, цену иска. Требования заявителя;
  4. основания, по которым возник вопрос о проверке решения, определения, постановления в порядке надзора с ссылкой на законодательные акты и материалы дела.

Указанное заявление подписывается руководителем предприятия или его заместителем и подается в порядке надзора не позднее двух месяцев со дня принятия решения, определения, постановления в арбитражный суд, который рассматривал дело. Копия заявления направляется другой стороне (сторонам).
После получения копии заявления о проверке решения, определения, постановления в порядке надзора или протеста прокурора сторона направляет отзыв в арбитражный суд, который осуществляет проверку, другим сторонам или прокурору, который внес протест. Отзыв подписывается руководителем предприятия или его заместителем.

5. Исковые материалы, полученные предприятием, регистрируются в книге входящей корреспонденции, а те, что отправляются предприятием – в книге исходящей корреспонденции.
К полученным исковым материалам прилагается конверт со штампом почты с датой отправки, который является единственным доказательством своевременной или несвоевременной отправки материалов. При регистрации претензии проверяется наличие всех документов, указанных в приложении к ней. При отсутствии или несоответствии документов, указанных в приложении, работниками канцелярии составляется акт и подписывается не менее чем 3-мя лицами.
Канцелярия после регистрации претензии или искового заявления и резолюции руководителя предприятия в тот же день передает эти документы в юридическую службу (при отсутствии таковой – структурному подразделению, которому поручена подготовка отзыва на исковое заявление), которая осуществляет их регистрацию в журнале учета (Приложение) и первичную правовую оценку, формирует исковое дело, готовит отзыв на исковое заявление.
Исковые материалы предприятия и те, которые поступают, хранятся в отдельных папках (незаконченные исковые материалы; законченные исковые материалы).
Законченные исковые материалы хранятся юридической службой на протяжении 3-х лет до передачи их для хранения в архив. Эти материалы подшиваются в соответствующие папки в той последовательности, в которой они были зарегистрированы.
На основании данных, полученных от структурных подразделений, юридическая служба проводит анализ состояния исковой работы за квартал, год. Осуществление анализа производится в следующем порядке:

  1. по каждому виду претензий, исков приводятся самые распространенные виды нарушений, допускаемых структурными подразделениями, отделами;
  2. вносятся предложения о необходимых действиях для улучшения исковой работы, предупреждения непродуктивных затрат и убытков, возмещения вреда, причиненного предприятию за счет виновных лиц.

Результаты анализа исковой работы в письменном виде подаются руководителю предприятия или его заместителю для рассмотрения и принятия решения.

Журнал учета исковых заявлений, предъявляемых предприятием.
______________________________________________________________________

«>

  1. № по порядку.
  1. Дата получения претензионных материалов юридической службой.
  1. Наименование предприятия, местонахождение.
  1. Суть искового заявления.
  1. Сумма иска (если иск подлежит денежной оценке).
  1. Дата и номер искового заявления.
  1. Наименование арбитражного суда, номер арбитражного дела.
  1. Дата и суть решения.
  1. Дата и номер заявления о пересмотре решения и кому она подается.
  1. Результат рассмотрения заявления.
  1. Дата передачи приказа и решения арбитражного суда в бухгалтерию (финансовый отдел), отметка о зачислении суммы на счет предприятия.

Журнал учета исковых заявлений, предъявленных предприятию.
______________________________________________________________________
1. № по порядку.
______________________________________________________________________

  1. Дата получения и входящий номер искового заявления.
  1. Дата и номер искового заявления.
  1. Наименование предприятия, местонахождение.
  1. Суть иска.
  1. Сумма иска (если иск подлежит денежной оценке).
  1. Наименование арбитражного суда, номер арбитражного дела.
  1. Дата, номер и короткое содержание отзыва.
  1. Дата и суть решения арбитражного суда.
  1. Дата направления заявления о проверке решения в порядке надзора.
  1. Результат рассмотрения заявления.
  1. Отметка о взыскании суммы иска по решению арбитражного суда.

Претензионная работа в организации

Претензионная работа – это один из способов защиты прав и законных интересов предприятий. Она дает возможность (и в этом ее основное значение) предупреждать возникновение хозяйственных споров и устранять причины, их порождающие.

Поскольку не все компании могут позволить себе иметь отдельное структурное подразделение (претензионно-исковой или претензионный отдел), часто работу по подготовке обращений к контрагентам – претензий – и ответов на них поручают непрофильным подразделениям организации, в т.ч. секретарям или отделу делопроизводства. Такой подход обычно оправдывается фразой наподобие «Ну вы же все равно письма пишете».

В настоящей статье мы обсудим, что сотрудникам-делопроизводителям делать с такой «нештатной» работой, и рассмотрим ситуацию с двух сторон: как написать претензию и как ответить на нее.

Наш словарик Претензия – выражение неудовлетворенности продукцией и/или работой организации, или непосредственно процессом управления претензиями в ситуациях, где явно или неявно ожидается ответ или решение.
Претензионный порядок урегулирования споров – форма защиты гражданских прав, представляющая собой урегулирование спорных вопросов между кредитором и должником до передачи спора в суд. В соответствии с ППУС кредитор обязан предъявить к должнику требование (претензию) об исполнении лежащей на нем обязанности, а должник – дать на нее ответ в установленные срок. При полном или частичном отказе должника удовлетворить претензию или неполучении от него ответа кредитор вправе предъявить иск.

СИТУАЦИЯ 1: ВАША ОРГАНИЗАЦИЯ НАПРАВЛЯЕТ ПРЕТЕНЗИЮ

Кому это поручить?

Претензия представляет собой требование к контрагенту о выполнении им своих обязательств, которые имеют под собой конкретное и четкое основание. Обычно таким основанием является сделка (договор), однако это могут быть также обязательства, возникающие из причинения вреда – например, офис залили соседи сверху или произошло ДТП. Информацию по факту возникновения проблемы или просрочки первыми получают сотрудники, ответственные за конкретные участки работы: с поставщиками общаются менеджеры, за техническим состоянием помещений следят сотрудники хозяйственного отдела, за автопарк отвечает начальник транспортного цеха.

Что с такой информацией делать дальше? В крупных организациях существуют специализированные службы, прямой обязанностью которых является отстаивание интересов компании перед третьими лицами. В юридической службе может быть отдел или специалист, в обязанности которого входит подготовка подобных обращений.

Вместе с тем примерно 90 % претензий требуют не столько специализированных знаний, сколько знания конкретной ситуации. Для таких типовых претензий привлечение специализированных сотрудников или просто других специалистов (например, секретарей) является нецелесообразным. Действительно, если есть человек, который владеет стандартной ситуацией, он затратит на подготовку документа 10–15 минут, тогда как новичку потребуется еще и дополнительное время на то, чтобы разобраться в ситуации. Поэтому подготовку стандартных претензий разумно доверить тем специалистам, которые ведут соответствующие участки работы. Так, подготовку претензий, связанных с нарушением сроков оплаты, поставки и т.п., разумно возложить на менеджеров, ответственных за данные сектора работы. И только в том случае, если ситуация выходит за рамки обычной, следует привлекать профильных специалистов-юристов, которые будут заниматься ею с оглядкой на возможные последствия, среди которых может оказаться судебное разбирательство в рамках административного и даже уголовного дела.

Самый простой способ распределить ответственность за претензионную работу – это разработать соответствующий документ. Это может быть Положение о претензионной работе, Регламент работы с поставщиками или Регламент по взысканию задолженности. Инициировать разработку такого документа может отдел делопроизводства (секретарь-референт), поскольку именно на него возложена функция по формированию номенклатуры дел внутреннего и частично внешнего документооборота компании. Поскольку документ является, по сути, т.е. затрагивающим область ответственности нескольких служб, для работы над ним необходимо привлечь всех заинтересованных лиц. Положение о претензионной работе утверждается приказом руководителя. Порядок подписания приказа и последующего ознакомления с ним сотрудников компании ничем не отличается от других приказов по общей деятельности.

Как оформить документ?

Претензия по сути является разновидностью делового письма и оформляется на бланке письма организации.

В претензии должно быть указано полное наименование организации, в которую направляется претензия предъявляется, и ее почтовый адрес.

В претензии должны содержаться ссылки на дату и номер договора, в связи с которым предъявляется претензия, ссылки на даты и номера документов, подтверждающих претензию. Например, если претензия предъявляется в связи с недостачей товара, в ней должны быть даны ссылки на товарно-транспортную накладную, доверенность и другие документы, по которым получен товар, ссылки на документ, в котором зафиксирована недостача товара (коммерческий акт, акт приемки товара по количеству и т.д.). Если в претензии обосновываются штрафные санкции или возмещение убытков, она должна содержать ссылку на законодательный акт или договор, в котором установлена эта ответственность.

Требования, заявленные в претензии, подтверждаются необходимыми документами, которые прилагаются к претензии в виде заверенных копий или выписок из документов.

Претензия подписывается руководителем организации или его заместителем.

Если претензию подписывает другой сотрудник, то его право подписи должно быть подтверждено доверенностью, которая прикрепляется к направляемой претензии.

Претензия регистрируется в журнале регистрации исходящих документов как исходящее письмо.

Как принято писать претензию?

Текст претензии обычно включает несколько частей:

  • первая – вводная – содержит описание правоотношений, существующих между сторонами;
  • во второй части описывается характер нарушения обязательств, допущенных контрагентом;
  • третья часть содержит требования отправителя к адресату.

Кроме того, в претензию может быть добавлена и четвертая часть, касающаяся возможных последствий отказа от исполнения обязательств.

Важно! В претензии необходимо указать срок, в который ожидается ответ на нее. Срок выполнения содержащихся в претензии требований должен быть реальным, с учетом возможности исполнить претензию в указанный срок и (или) известить заявителя претензии о принятом решении. Как правило, на исполнение требований претензии предоставляют срок в 30 календарных дней.
В претензии желательно указывать почтовый адрес, по которому следует отправить ответ на претензию, в т.ч. для того, что если с момента заключения договора у организации изменится местонахождение, то юридический адрес будет не совпадать с фактическим местонахождением организации.

ГОСТ Р ИСО 10002-2007 не устанавливает специальных требований к оформлению претензии, но дает схему, которая иллюстрирует, какая информация должна быть в претензии (см. Пример 1).

«Бумажная» или «электронная» претензия: что предпочесть?

В наше время, когда большое количество документов переводится в цифровую форму, а общение с покупателями или поставщиками в большинстве случаев сводится к обмену электронными письмами, постоянно возникает вопрос: можно ли отправить претензию в электронной форме, не дублируя ее на бумаге? Ответ на него не так прост, как может показаться на первый взгляд.

Дело в том, что в дальнейшем претензия может быть использована в качестве доказательства в суде. Причем по целому ряду споров (по транспортным и страховым отношениям либо когда такой порядок указан в договоре) претензионный порядок разрешения спора является обязательным, и при его несоблюдении суд просто откажет в иске.

Необходимость использовать документ в качестве доказательства в суде накладывает свой отпечаток на его подготовку. В настоящее время при соблюдении определенной процедуры можно предоставить и распечатки электронных документов, но этот процесс потребует большего объема трудозатрат и выполнения ряда дополнительных условий по сравнению с обычным бумажным документом. Так, во избежание проблем электронные адреса для переписки нужно закреплять в тексте договора, соответственно, необходимо отслеживать и адресатов переписки. До предъявления в суд электронную переписку необходимо перевести в бумажную форму, причем осуществить это в рамках особой нотариальной процедуры по обеспечению доказательств. Если этого не сделать, возрастает риск того, что судья не примет представленные в качестве доказательств распечатки электронной переписки.

Кроме того, электронные письма в большинстве случаев составляются без соблюдения элементарных правил и представляют собой скорее обмен репликами, нежели полноценные документы. Это затрудняет их адекватное восприятие человеком, не участвовавшим в переписке с самого ее начала, не владеющим той информацией, которую получили стороны помимо данной переписки в личном или телефонном общении.

Так что письменная форма претензии хотя и требует текущих трудозатрат, но экономит время в дальнейшем. Электронная же переписка должна служить для дополнительного информационного обмена между сторонами.

Наш совет Требования в претензии должны излагаться конкретно и четко. Если претензионные требования подлежат денежной оценке, в претензии должна быть указана требуемая сумма и приведен ее расчет. Это необходимо для того, чтобы ответчик мог проверить обоснованность претензии.
Претензия может содержать альтернативные требования: например в случае недостачи товара получатель может потребовать возвратить стоимость оплаченного, но не полученного товара либо дослать недостающее количество товара.

Претензия может быть краткой, требующей минимальных усилий со стороны исполнителей (Пример 2) и расширенной, в которой более детально описываются разногласия между сторонами (Пример 3).

Каким способом лучше отправить претензию?

Вопросу отправки претензии следует уделить особое внимание. Это связано с тем, что при доведении дела до судебного разбирательства заявителю необходимо будет доказать в суде о том, что претензионный порядок был соблюден и должнику отправлена именно претензия, а не иной документ.

Претензии целесообразно направлять по адресу местонахождения оппонента заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении через отделения «Почты России» либо курьером с предоставлением расписки о получении претензии адресатом.

При отправлении претензии по почте у заявителя, кроме квитанции об отправлении, на руках будет еще два документа: уведомление о вручении и опись вложения с датой отправки. Такой тандем документов будет являться доказательством направления претензии (в случае пропуска срока на ответ). При возникновении судебного спора почтовая квитанция предъявляется в арбитражный суд в качестве доказательства того, что организация принимала меры по досудебному урегулированию спора.

Извлечение
из постановления ФАС Московского округа от 13.12.2012 по делу № А40-104387/11-28-899 Если истец в суде представил доказательства принятия необходимых мер для надлежащего извещения ответчика направлении соответствующей претензии ответчику в установленном законом порядке, то есть по юридическому адресу и всем известным истцу адресам, претензионный порядок считается соблюденным независимо от того, получена ли претензия ответчиком. Извлечение
из Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.11.2011 № 15АП-13299/2011
по делу № А32-12238/2011 Возврат почтового отправления обоснованно приравнивается к ответу на претензию, поскольку она направлялась по юридическому адресу ответчика, а информации о других адресах ответчика у истца не было. Извлечение
из Гражданского кодекса Российской Федерации Статья 165.1. Юридически значимые сообщения
1. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.
Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.
2. Правила пункта 1 настоящей статьи применяются, если иное не предусмотрено законом или условиями сделки либо не следует из обычая или из практики, установившейся во взаимоотношениях сторон.

СИТУАЦИЯ 2: В ОРГАНИЗАЦИЮ ПОСТУПИЛА ПРЕТЕНЗИЯ

Что делать?

Для начала – зарегистрировать. Как правило, регистрация происходит в день поступления ответственным лицом – секретарем или делопроизводителем – в журнале входящей корреспонденции.

Важно! Получение претензии должно быть немедленно подтверждено предъявляющему претензию (например, по почте, телефону или электронной почте).

Регистрация претензий может вестись параллельно юристом для более удобного контроля за процессом работы по претензиям. В этом случае юрист вносит данные о претензии в учетный журнал юридического отдела (Пример 4) и передает документ в подразделение, которое ведет договорную работу.

Важно! Претензию следует прослеживать от момента ее получения до полного завершения процесса управления претензией, когда предъявляющий претензию будет удовлетворен или принято заключительное решение. Предъявляющий претензию по запросу и через запланированные регулярные интервалы времени, по крайней мере во время первоначально установленного срока исполнения, должен иметь доступ к информации о текущем состоянии процесса управления претензией.
После регистрации должна быть проведена первоначальная оценка претензии с точки зрения таких критериев как важность, безопасность, сложность, возможные последствия, а также должна быть проведена оценка необходимости и возможности проведения немедленных действий по рассмотрению претензии.

Какие действия должны быть предприняты для расследования обстоятельств, ставших причиной претензии?

Для расследования всех обстоятельств и данных, которые повлекли претензию, проводится документальная и служебная проверка: детально изучаются предшествующие обстоятельства дела; ответственные сотрудники, причастные к обстоятельствам дела, готовят служебные и объяснительные записки. На основании данных документов проводится оценка работы данных сотрудников. Если вина будет доказана, то руководитель организации имеет право по своему усмотрению привлечь виновных к материальной или дисциплинарной ответственности.

Важно! Масштаб расследования обстоятельств, повлекших претензию, должен быть соразмерным важности, частоте возникновения и тяжести последствий претензии.

Что можно сделать для урегулирования ситуации?

После расследования обстоятельств и данных по претензии организация должна предложить ответные действия для исправления проблемы и/или предупреждения ее повторного появления в будущем, например: оплата, замена, ремонт/переделка, замена на товары-субституты, техническая помощь, финансовая и другая помощь, компенсация, извинение, ценный подарок или знак от фирмы и др. Если претензия не может быть немедленно удовлетворена, то организация должна найти способ ее решения, который приведет к наиболее эффективному результату в максимально более короткие сроки.

Как подготовить ответ на претензию?

Официальный ответ на претензию оформляется на фирменном бланке и подписывается руководителем организации (Пример 5).

Ответ направляется по адресу местонахождения ответчика ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении или телеграммой с уведомлением о вручении в срок, указанный заявителем в претензии (например, 10 или 20 дней), а если срок не указан – в течение 30 дней с момента получения претензии. Этот срок считается самым оптимальным, т.к. общего срока ответа на претензию законодательством не предусмотрено, как и не предусмотрены какие-либо санкции в случае оставления претензии без ответа. По истечении указанного срока и неисполнении обязательства должником указанный порядок считается соблюденным, и у заявителя есть законное право обратиться в арбитражный суд. Решение или любые действия, связанные с претензией и имеющие отношения к предъявляющему претензию или вовлеченному персоналу, должны быть доведены до них немедленно после принятия решения или выполнения соответствующих действий.

И наконец…

Если предъявляющий претензию согласен с предложенным решением и/или действием, то такие решение и/или действия должны быть выполнены и зарегистрированы;

Если предъявляющий претензию не согласен с предложенным решением или действием, то претензия должна оставаться открытой. Такой статус претензии должен быть зарегистрирован, а предъявляющий претензию должен быть информирован относительно альтернативных форм и вариантов решений и/или действий.

Организация должна проводить мониторинг действий по управлению претензией до тех пор, пока не будут использованы все разумные внутренние и внешние возможности для удовлетворения предъявляющего претензию.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *