Документы при заключении договора

Перечень необходимых для заключения договора документов

Для чего нужна проверка контрагента и как ее провести

Список для контрактов между юридическими лицами: учредительные и иные документы

Договор с ИП: какие документы нужны, требовать ли копию паспорта при заключении договора

Для чего нужна проверка контрагента и как ее провести

В России превалирует свобода в выборе делового партнера (ст. 421 Гражданского кодекса РФ), однако надо учитывать, что непроявление должной осмотрительности при этом может повлечь следующие неблагоприятные последствия:

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

  • нарушение или неисполнение договорных обязательств со стороны контрагента;
  • невозможность реального возмещения убытков;
  • повышение риска проведения выездной проверки;
  • получение необоснованной налоговой выгоды с вытекающими последствиями в виде привлечения к ответственности, предусмотренной ст. 122 Налогового кодекса РФ, и доначисления суммы налога (см. в качестве примера постановление АС ЗСО от 03.06.2016 по делу № А75-5310/2015).

Одним из способов проверки контрагента на благонадежность является истребование у него определенных документов.

В системе Консультант Плюс можно найти готовое решение по проверке контрагента, основанное на этих источниках — его соблюдение обеспечит доказательства добросовестности.

Представляются они в виде надлежащим образом заверенных копий. Далее рассмотрим такие списки документов подробнее, в зависимости от статуса контрагента.

Список для контрактов между юридическими лицами: учредительные и иные документы

Рекомендуемый перечень для обмена между юридическими лицами:

  • учредительные документы;
  • свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
  • выписка из ЕГРЮЛ;
  • протокол (решение) о назначении руководителя;
  • документ, подтверждающий законность нахождения по юридическому и фактическому адресу (договор аренды или свидетельство о праве собственности);
  • документ, подтверждающий полномочия лица на право заключения договора (доверенность);
  • бухгалтерская отчетность;
  • копия паспорта директора.

В соответствии с письмом ФНС России от 23.03.2017 № ЕД-5-9/547@ (далее – Письмо ФНС) дополнительно желательно иметь:

  • документально закрепленный порядок отбора партнеров;
  • документы, в которых отражены результаты отбора партнера, обоснование выбора контрагента;
  • источник информации о нем (сайт, письмо о сотрудничестве);
  • сведения о мониторинге рынка требуемых работ, товаров, услуг;
  • деловая переписка.

Договор с ИП: какие документы нужны, требовать ли копию паспорта при заключении договора

Рекомендуемый перечень документов для заключения договора с индивидуальным предпринимателем (далее — ИП):

  • свидетельство о постановке на учет в налоговом органе на территории РФ;
  • свидетельство о госрегистрации в качестве ИП;
  • выписка из ЕГРИП;
  • паспорт (рекомендуется запросить у контрагента копию документа и подлинный — для сравнения с копией);
  • документ, подтверждающий законность нахождения по юридическому и фактическому адресам;
  • документ, подтверждающий полномочия представителя ИП на право заключения договора.

Кроме того необходимо иметь документы в соответствии с письмом ФНС, о котором мы рассказали применительно к выбору контрагента – юрлица. Подробнее с правилами выбора контрагент можно ознакомиться в нашей статье Критерии и обоснование выбора контрагента.

***

Дабы минимизировать экономические, правовые и иные риски, которые могут возникнуть из-за сотрудничества с неблагоприятным контрагентом, следует проверить его перед оформлением сделки. Сделать это можно, предъявив к нему требование о представлении определенного перечня документов для заключения договора: информацию о государственной регистрации, местонахождении, полномочиях руководителя, лицензии (если сделка подразумевает ее наличие), бухгалтерскую отчетность и иные документы, которые могут подтвердить реальность исполнения сделки.

Перечень правоустанавливающих документов предъявляемых Заказчиком до заключения договора

Перечень правоустанавливающих документов предъявляемых Заказчиком до заключения договора.

В соответствии с порядком установленным для заключения договора с юридическими лицами необходимо направить в адрес филиала ( Санкт-Петербург, набережная реки Фонтанки, д. 117) надлежащим образом заверенные копии следующих документов:

§ копии учредительных документов (Устав, Положение), либо выписок из них, в частности, первый и второй лист, и листы с полномочиями органов управления организации;

§ копию свидетельства о внесении в государственный реестр юридических лиц;

§ копию свидетельства о постановке на налоговый учет;

§ копию протокола или приказа о назначении исполнительного органа;

§ копию доверенности, если в договоре имеется ссылка на то, что представитель контрагента действует по доверенности;

§ копию бухгалтерского баланса и отчет о прибылях и убытках на последнюю отчетную дату с подтверждением их принятия налоговым органом;

§ копию выписки о контрагенте из единого государственного реестра юридических лиц не более чем трех месячной давности;

§ копия банковской карточки с образцами подписей.

Типовая форма договора актуальна на дату размещения на сайте.

ДОГОВОР №

на выполнение проектно — изыскательских работ

титул

г. Санкт-Петербург «___»_______ 2008г.

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1.Заказчик поручает, а Исполнитель принимает на себя обязательство разработать документацию по титулу: ___________________________________________________.

Срок начала работ — в течение 10 (Десяти) календарных дней с даты получения аванса, в соответствии с п. 2.2 настоящего Договора и предоставления Заказчиком всех необходимых исходных данных в соответствии с п.3.2.1 настоящего Договора. Срок окончания работ (этапов работ) устанавливается Календарным планом (Приложение ) к настоящему Договору.

1.2. Научные, технические, экономические и другие требования к выполняемой работе должны соответствовать нормативным документам Российской Федерации, ведомственным документам субъектов Российской Федерации, а так же Заданию на разработку обоснования инвестиций (Приложение , к настоящему Договору).

1.3. В случае необходимости Исполнитель имеет право привлечь иные организации для выполнения субподрядных работ.

1.4. Заказчик обязуется оплатить Исполнителю затраты связанные с выполнением работы по настоящему Договору в соответствии с порядком, установленном в разделе 2 настоящего договора.

2. СТОИМОСТЬ РАБОТ И ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ

2.1.Договором устанавливается открытая договорная цена на выполнение Работ по состоянию на ___________2008г., которая может увеличиваться в связи с увеличением объемов работ, изменением цен на материалы, оборудование, условия оплаты труда и других ценообразующих факторов. Изменение стоимости работ по договору в целом или отдельных его этапов оформляется дополнительным соглашением, подписываемым уполномоченными представителями сторон.

В том числе стоимость работ выполняемых в 2008 году составляет: _________________, кроме того НДС 18% -______________________, всего с НДС:_____________________.

Указанная цена определяется на основании Сметы на проектно-изыскательские работы (Приложение ).

2.2.Расходы Исполнителя связанные с сопровождением проекта в экспертных и утверждающих организациях не включены с цену договора установленную п. 2.1., и оплачиваются отдельно при представлении подлинных подтверждающих документов.

2.4. Погашение аванса производится при окончательном расчете за выполненную работу. В случае досрочного расторжения настоящего договора по инициативе Заказчика аванс погашается только в части выполненных Исполнителем работ на момент получения извещения от Заказчика о расторжении настоящего Договора. Непогашенная часть аванса подлежит возврату в течение 45 (сорока пяти) банковских дней с момента приемки выполненных работ.

2.5.Оплата за выполненную работу по настоящему Договору производится Заказчиком поэтапно, в течение 5 (пяти) банковских дней после подписания Сторонами акта сдачи-приемки выполненных работ (этапа работ).

3. ОБЯЗАННОСТИ, ПРАВА СТОРОН

3.1.Исполнитель обязан:

3.1.1.Своевременно и качественно выполнить принятые на себя обязательства в соответствии с условиями настоящего Договора.

3.1.2.Согласовывать с Заказчиком готовую документацию, а также выполнить все обязательные согласования, включенные в стоимость работ, принять участие в защите проекта в экспертных и утверждающих организациях.

3.1.3.Передать Заказчику результаты работы (готовую документацию) в сроки, предусмотренные настоящим Договором. Документация выдается Заказчику в печатном виде в 4 (четырех) экземплярах, а так же один экземпляр на электронных носителях. Дополнительные экземпляры передаются Заказчику по его просьбе за отдельную плату.

3.1.4. Выполнять указания Заказчика, представленные в письменном виде, в том числе о внесении изменений и дополнений в документацию, если они не противоречат условиям настоящего Договора, Заданию на проектирование (Приложение ) и действующему законодательству. В случае если указания Заказчика выходят за рамки объема работ по настоящему договору, Стороны подписывают дополнительное соглашение к настоящему договору, в котором определяется объем требуемых дополнительных работ, сроки выполнения и условия их оплаты.

3.1.5. Не вносить без предварительного согласования в письменной форме с Заказчиком изменения в документацию.

3.1.6.Информировать Заказчика по его конкретному запросу о состоянии дел по выполнению настоящего Договора.

3.1.7. В случае обнаружения недостатков в работе по вине Исполнителя устранить их за свой счет в согласованные с Заказчиком сроки.

3.1.8. Если в процессе разработки документации выяснится неизбежность получения отрицательного результата или нецелесообразность дальнейшего проведения работы, Исполнитель обязан приостановить ее, поставив об этом в известность Заказчика немедленно. Вопрос о целесообразности продолжения работы решается Сторонами в течение 10-ти рабочих дней с момента получения Заказчиком уведомления о приостановлении работ.

3.2. Заказчик обязан:

3.2.1. Своевременно представить Исполнителю исходно-разрешительную документацию в соответствии с Графиком представления исходно-разрешительной документации (Приложение ).

3.2.2. В случае несвоевременного представления исходно-разрешительной документации, срок выполнения работ по договору продлевается соразмерно сроку задержки предоставления такой документации.

3.2.3. Принять выполненную работу и оплатить Исполнителю установленную цену в порядке и на условиях, предусмотренных настоящим Договором.

3.2.4. В случае изменения полностью или частично исходных данных и/или Задания на проектирование, Заказчик обязан возместить Исполнителю стоимость выполненных работ на день уведомления Исполнителя о таком изменении, приемка и оплата выполненных Исполнителем работ производится в соответствии с порядком установленном гл. 2 и гл.4 настоящего договора.

3.3.Права Исполнителя:

3.3.1. Расторгнуть Договор в случае:

— не предоставления необходимой исходно-разрешительной документации в срок более 30 (тридцати) календарных дней в соответствии с Графиком представления исходно-разрешительной документации (Приложение ).

— установления, в порядке определенном законодательством Российской Федерации, финансовой несостоятельности Заказчика, или систематической (не менее двух раз подряд) задержки им расчётов за выполненные работы более чем на 20 календарных дней.

3.4. Права Заказчика:

3.4.1.Давать обязательные для Исполнителя указания (в письменном виде), в том числе о внесении изменений и дополнений в документацию, если они не противоречат условиям настоящего Договора и действующему законодательству, и соответствуют выданному Заданию (Приложение ).

3.4.2.Проверять ход и качество работы выполняемой Исполнителем по настоящему Договору.

4. СРОКИ, ПОРЯДОК СДАЧИ И ПРИЕМКИ РАБОТ

4.1.Сроки выполнения работ определяются Календарным планом работ (Приложение ). Срок окончания работ (этапа) действителен при условии подписания настоящего договора в течение 10 (десяти) дней. В случае несоблюдения пункта 2.3. настоящего Договора, Исполнитель имеет право перенести сроки окончания работ, о чем составляется дополнительное соглашение.

4.2. Сдача разработанной документации осуществляется, в соответствии со сроками, определенными Календарным планом работ (Приложение ).

4.3. Готовность документации подтверждается подписанием Заказчиком акта сдачи-приемки, который оформляется в следующем порядке:

4.3.1. В сроки, установленные Календарным планом работ (Приложение ), Исполнитель передает уполномоченному представителю Заказчика по накладной документацию, разработанную Исполнителем, и акт сдачи-приемки выполненных работ.

4.3.2. Приемка работы Заказчиком осуществляется в течение 15 (пятнадцати) календарных дней с момента получения документации. В указанный срок Заказчик обязан рассмотреть документацию и подписать акт сдачи-приемки выполненных работ или направить Исполнителю мотивированный отказ от приемки работ. Основаниями для отказа в приемке работ является некомплектность документации, несоответствие документации требованиям действующего законодательства, нормативным документам Российской Федерации, Заданию на проектирование (Приложение ), государственным и отраслевым стандартам.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

5.1.Стороны несут ответственность за неисполнение или ненадлежащие исполнение своих обязательств по настоящему Договору в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

5.2. Исполнитель несет ответственность за ненадлежащее составление и разработку проектной документации, выполнение изыскательских работ.

5.3. При нарушении Исполнителем сроков сдачи работ, он уплачивает неустойку в размере 0,1 % от стоимости несданных работ за каждый день просрочки, но не более 10 % стоимость просроченной сдачей работ.

5.4. При нарушении Заказчиком сроков оплаты, он обязан уплатить Исполнителю неустойку в размере 0,1 % от невыплаченных сумм за каждый день просрочки, но не более 10 % от этой суммы.

5.5. Если Заказчиком вносятся изменения в исходные данные и/или Задание на проектирование, штрафные санкции к Исполнителю предусмотренные п. 5.4. не применяются.

5.6. Применение любой меры ответственности, предусмотренной Договором, равно как и действующим законодательством Российской Федерации, распространяющимся на отношения, регулируемые Договором, должно сопровождаться направлением претензии (уведомления) с указанием в ней характера нарушения и расчёта суммы ущерба (неустойки, иных санкций). Направление указанного уведомления является обязательным условием.

6. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ

6.1. Стороны обязуются соблюдать конфиденциальность в отношении информации и документов, полученных ими друг от друга или ставших известными им в ходе выполнения работ по настоящему Договору, не открывать, не передавать и не разглашать в общем или в частности информацию и документы какой-либо третьей стороне без предварительного письменного согласия другой Стороны настоящего Договора.

6.2. Требования п. 6.1 настоящего Договора не распространяются на случаи раскрытия конфиденциальной информации, передачи документов по запросу уполномоченных органов случаях, предусмотренных законом, а так же на условия п. 1.3 настоящего Договора. При этом Стороны обязаны информировать друг друга об объеме и характере представленной информации и документов, а также Исполнитель обязан принять меры по обеспечению конфиденциальности передаваемых информации и документов.

6.3.Любой ущерб, причиненной Стороне несоблюдением требований раздела 6 настоящего Договора, подлежит полному возмещению виновной Стороной.

7. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА, ПОРЯДОК ИЗМЕНЕНИЯ И РАСТОРЖЕНИЯ ДОГОВОРА

7.1. Настоящий Договор вступает в силу с момента его подписания и действует до полного выполнения принятых Сторонами обязательств.

7.2. Действие настоящего Договора может быть прекращено досрочно, по взаимному соглашению Сторон, оформленному в письменной форме.

7.2.1.Сторона решившая расторгнуть настоящий Договор направляет письменное уведомление другой Стороне за 15 календарных дней до даты расторжения, указанной в уведомлении.

7.3. По инициативе Исполнителя Договор может быть расторгнут досрочно:

— в случае не предоставления необходимой исходно-разрешительной документации в срок более 30 (тридцати) календарных дней в соответствии с Графиком представления исходно-разрешительной документации (Приложение );

— установления в порядке, определенном законодательством Российской Федерации, финансовой несостоятельности Заказчика, или систематической (не менее двух раз подряд) задержки им расчётов за выполненные работы более чем на 20 календарных дней.

7.3.1. При досрочном прекращении работ по основаниям установленным п.7.3. настоящего Договора, Исполнителем составляется акт на прекращение работ с указанием выполненных объемов работ и их стоимости, который направляется в адрес Заказчика в срок установленный п.7.2.1. настоящего Договора.

7.4.В случае досрочного прекращения работ по Договору по инициативе Заказчика, Заказчик обязан принять от Исполнителя по акту разработанную им документацию по степени ее готовности на момент получения Исполнителем уведомления о прекращения работ и оплатить часть установленной настоящим договором цены пропорционально части выполненной работы.

8. ОБСТОЯТЕЛЬСТВА НЕПРЕОДОЛИМОЙ СИЛЫ (ФОРС-МАЖОР)

8.1.Стороны освобождаются от ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств, принятых на себя по настоящему договору, если надлежащее исполнение оказалось невозможным вследствие наступления обстоятельств непреодолимой силы.

8.2.Понятием обстоятельств непреодолимой силы охватываются внешние и чрезвычайные события, отсутствовавшие во время подписания настоящего договора и наступившие помимо воли и желания сторон, действия которых стороны не могли предотвратить мерами и средствами, которые оправданно и целесообразно ожидать от добросовестно действующей стороны. К подобным обстоятельствам сторон относят военные действия, эпидемии, пожары, природные катастрофы, акты и действия государственных органов, решения инвесторов о приостановке финансирования, делающими невозможными исполнение обязательств по настоящему договору в соответствии с законным порядком.

8.3. Сторона по настоящему договору, затронутая обстоятельствами непреодолимой силы, должна немедленно известить телеграммой или с помощью факсимильной связи другую сторону о наступлении, виде и возможной продолжительности действия обстоятельств непре­одолимой силы, препятствующих исполнению договорных обязательств. Если о вышеупо­мянутых событиях не будет своевременно сообщено, сторона, затронутая обстоятельством непреодолимой силы, не может на него ссылаться как на основание освобождения от ответ­ственности.

8.4. В период действия обстоятельств непреодолимой силы, которые освобождают стороны от ответственности, выполнение обязательств приостанавливается, и санкции за неисполнение договорных обязательств не применяются.

8.5. Наступление обстоятельств непреодолимой силы при условии, что приняты установленные меры по извещению об этом других сторон, продлевает срок выполнения договорных обязательств на период, по своей продолжительности соответствующий продолжительности обстоятельств и разумному сроку для устранения их последствий.

8.6. Если действие обстоятельств непреодолимой силы продолжается более 3 месяцев, стороны должны договориться о судьбе настоящего договора. Если соглашение сторонами не достигнуто, любая из сторон вправе в одностороннем порядке расторгнуть настоящий договор путем направления заказным письмом другой стороне соответствующего извещения.

9. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

9.1. Исполнителю принадлежат исключительные права на результаты интеллектуальной деятельности (объекты интеллектуальной собственности) созданные им в ходе выполнения работ. Результаты работ (документация) используется Заказчиком исключительно для целей строительства по титулу: ______ и не может быть передана третьим лицам и использована для иных целей без ведома и согласия Исполнителя. Последующее использование результатов работ (не связанных с деятельностью Заказчика по указанному выше титулу) производится на возмездной основе.

9.2. Любая договорённость между Сторонами, изменения и дополнения, влекущие за собой новые обязательства, не предусмотренные настоящим Договором, оформляются Дополнительным соглашением.

9.3. Все споры и разногласия Сторон по настоящему Договору разрешаются путем переговоров. В случае если Стороны не придут к соглашению, споры подлежат рассмотрению в Арбитражном суде г. Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

9.4. Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим Договором, стороны руководствуются действующим законодательством Российской Федерации.

9.5. Обо всех изменениях своего юридического и фактического адресов, номеров телефонов, факсов, платёжных реквизитов и т. п. Стороны обязаны извещать друг друга в письменной форме в трёхдневный срок. При отсутствии таких сообщений письменные уведомления и требования, направляемые Сторонами друг другу, отправляются по адресам, указанным в разделе 10 договора и считаются доставленными, даже если адресат по этому адресу более не находится.

9.6. Все приложения к настоящему Договору являются его неотъемлемой частью.

1. Задание на выполнение проектно-изыскательских работ — Приложение .

2. Сметы на проектно — изыскательские работы — Приложение .

3. Календарный план работ — Приложение .

4. График представления исходно-разрешительной документации — Приложение

10. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА И РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

ЗАКАЗЧИК

ИСПОЛНИТЕЛЬ

Юридический адрес: Российская Федерация, 107078. «Ленгипротранспуть» — филиал

Фактический адрес: Россия, Санкт-Петербург, наб. р.Фонтанки, д. 117,

, ,

р/с в филиале

г. Санкт-Петербург,

к/с

,

,

ЗАКАЗЧИК

ИСПОЛНИТЕЛЬ

Документы (личное дело военнослужащего)

Перечень документов оформляемых в личное дело кандидата поступающего на военную службу по контракту.

  1. Послужной список, который составляется на основании военного билета (послужной список в формате А3);
  2. Фотографии размером 9х12 см (анфас);
  3. Личное заявление о желании поступить на военную службу по контракту;
  4. Автобиография, написанная собственноручно и печатная в произвольной форме (пример автобиографии);
  5. Анкета поступающего на военную службу по контракту;
  6. Копии документов, подтверждающих профессиональное или иное образование, заверенные гербовой печатью военного комиссариата;
  7. Копия трудовой книжки, заверенная гербовой печатью военного комиссариата;
  8. Служебная характеристика с последнего места работы (учебы, службы);
  9. Справка из органов дознания, предварительного следствия и внутренних дел, заверенная гербовой печатью военного комиссариата. В запросе обязательно указывать, чтобы была проведена проверка по наличию судимости, привлечению к административной ответственности и проверке по информационному центру ГУВД (пример запроса в ИЦ ГУВД Московской области).;
  10. Выписка из домовой книги;
  11. Копия свидетельства о рождении, заверенная гербовой печатью военного комиссариата;
  12. Копия военного билета, заверенная гербовой печатью военного комиссариата;
  13. Копия паспорта, заверенная гербовой печатью военного комиссариата;
  14. Копии свидетельств о браке и рождении детей для женатых (замужних) кандидатов, заверенные гербовой печатью военного комиссариата
  15. Карта медицинского освидетельствования гражданина, поступающего на военную службу по контракту;
  16. Результаты социально-психологического изучения и психологического (психофизиологического) обследования кандидата;
  17. Выписка из книги протоколов заседания комиссии военного комиссариата по отбору кандидатов, поступающих на военную службу по контракту;
  18. Результаты проверки физической подготовленности;
  19. Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства (ИНН);
  20. Копия страхового номера индивидуального лицевого счета (СНИЛС);
  21. Справка из банка где указаны банковские реквизиты.

Кроме того к делу должны быть приобщены сведения по ИНН и банковским реквизитам с копией паспорта супруги (супруга) или одного из ближайших родственников.
В кармане личного дела:

  • карта профессионального психологического отбора с результатами профессионального психологического отбора кандидата и заключением о его профессиональной пригодности;
  • флюорография (рентгенограмма) органов грудной клетки в двух проекциях;
  • результаты ЭКГ с описанием и расшифровкой (в покое и после нагрузки);
  • результаты общего анализа крови;
  • результаты анализа крови на вирус иммунодефицита человека (ВИЧ) и серологических реакций на сифилис, гепатит;
  • результаты общего анализа мочи;
  • справка из психоневрологического диспансера;
  • справка из противотуберкулезного диспансера;
  • справка из кожно-венерологического диспансера;
  • справка из наркологического диспансера;
  • результат исследования на наркотест;
  • справка об отсутствии инвалидности (из МСЭ);
  • амбулаторная карта;
  • для граждан женского пола (справка от гинеколога, анализ мазка);
  • другие медицинские документы, требующиеся для прохождения окончательного медицинского освидетельствования (ВВК);
  • 3 фото 3х4.

На всех медицинских справках ставится угловой штамп лечебного учреждения и печать лечебного учреждения.

В военном билете:

  1. Отметка об изъятии мобилизационного предписания (снятие с учета);
  2. Наличие отметки о группе крови;
  3. Отметка о прохождении дактилоскопии.

Записи в военных билетах и учетно-послужных карточках гражданам (кандидатам), принятым на военную службу по контракту, производятся в воинских частях после подписания командирами этих воинских частей приказов о зачислении их в списки личного состава.
В УПК:

  1. Отметка о прохождении дактилоскопии.

В паспорте:

  1. Отметка о регистрации (прописка);
  2. Отметка об отношении к воинской обязанности.

Пример типового контракта о прохождении военной службы;
Пример приказа Министра обороны Российской Федерации по личному составу.

Федеральный законы, указы и постановления:

  1. Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 г.;
  2. Федеральный закон «Об обороне» от 31 мая 1996 г. № 61-ФЗ;
  3. Федеральный закон «О воинской обязанности и военной службе» от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ;
  4. Федеральный закон «О статусе военнослужащих» от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ;
  5. Федеральный закон «О гражданстве Российской Федерации» от 31 мая 2002 г. № 62-ФЗ;
  6. Федеральный закон «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ;
  7. Федеральный закон «О накопительно — ипотечной системе жилищного обеспечения военнослужащих» от 20 августа 2004 г. № 117-ФЗ;
  8. Гражданский кодекс Российской Федерации от 30 ноября 1994 г. № 51-ФЗ (в редакции федеральных законов от 20 февраля 1996 г. № 18-ФЗ, от 12 августа 1996 г. № 111-ФЗ, от 8 июля 1999 г. № 138-ФЗ);
  9. Указ Президента Российской Федерации от 16 сентября 1999 г. № 1237 «Положение о порядке прохождения военной службы);
  10. Постановление Правительства Российской Федерации от 25 февраля 2003 г. № 123 «Об утверждении положения о военно-врачебной экспертизе»;
  11. Постановление Правительства Российской Федерации от 30 декабря 2003 г. № 793 «О сроке временного пребывания в Российской Федерации иностранных граждан, поступающих на военную службу по контракту, и порядке их регистрации и учета»;

Обязана ли организация предоставлять копии учредительных и иных документов по запросу своих контрагентов?

12 августа 2011

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Организация вправе самостоятельно решить, следует ли предоставлять контрагенту копии учредительных и иных документов. При этом организация по запросу контрагента должна обеспечить ему возможность ознакомиться со своей бухгалтерской отчетностью. Предоставлять копии паспортов генерального директора или иных лиц без их согласия нельзя.

Обоснование вывода:
Прежде отметим, что нормы гражданского, налогового и иных отраслей законодательства РФ не содержат требования об обязательном предоставлении контрагентам копий учредительных документов юридического лица, копий договоров аренды и других.
На практике хозяйствующие субъекты зачастую вынуждены просить потенциальных контрагентов предоставить определенную документацию (учредительные документы, свидетельство о присвоении ИНН, выписки из ЕГРЮЛ и другое) в целях проверки партнера на наличие признаков «фирмы-однодневки». Это обусловлено не только возможными рисками по сделке (в результате, например, исчезновения покупателя после того, как ему передан товар с отсрочкой оплаты), но и необходимостью соблюсти так называемую «должную осмотрительность» для целей налоговых правоотношений. Напомним, что согласно п. 10 постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53 налоговая выгода (признание вычета по НДС, признание расходов для целей исчисления налога на прибыль и т.д.) может быть признана необоснованной, если налоговым органом будет доказано, что налогоплательщик действовал без должной осмотрительности и осторожности и ему должно было быть известно о налоговых нарушениях, допущенных контрагентом. Наличие пакета документов о контрагенте рассматривается в судебной практике в качестве одного из доказательств проявления должной осмотрительности (смотрите, например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 05.03.2008 N Ф04-1545/2008(1778-А46-14)).
Таким образом, организация вправе самостоятельно решить, следует ли предоставлять своему партнеру копии учредительных и иных документов.
Однако даже в случае отказа организации предоставить учредительные и иные документы ее партнеры вправе самостоятельно обратиться с соответствующим запросом непосредственно в орган, регистрирующий юридические лица. В отношении коммерческих организаций таким органом является Федеральная налоговая служба России в лице своих территориальных подразделений (п. 5.3.1 постановления Правительства РФ от 30.09.2004 N 506).
На каждое зарегистрированное юридическое лицо ведется регистрационное дело, в котором содержится вся необходимая информация как в электронном виде, так и на бумажных носителях. В совокупности все эти сведения составляют Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ). В частности, в ЕГРЮЛ содержатся сведения о наименовании, местонахождении организации, сведения об учредителях, о руководителе юридического лица и другая предусмотренная законом информация. Также в ЕГРЮЛ содержатся решения уполномоченных органов юридического лица, устав, изменения к нему, которые требуют государственной регистрации или уведомления регистрирующего органа (в частности, о назначении руководителя общества).
Общий порядок получения сведений из ЕГРЮЛ установлен Федеральным законом от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (далее — Закон N 129-ФЗ). Содержащиеся в ЕГРЮЛ сведения и документы о конкретном юридическом лице представляются в виде выписки из ЕГРЮЛ, копии документа (документов), справки об отсутствии запрашиваемой информации. Срок предоставления из ЕГРЮЛ сведений и документов не должен превышать пяти дней со дня получения регистрирующим органом соответствующего запроса (п.п. 1-3 ст. 6 Закона N 129-ФЗ). Предоставление сведений из ЕГРЮЛ является платным (п. 1 ст. 7 Закона N 129-ФЗ).
Сведения, полученные из ЕГРЮЛ, позволяют убедиться в том, действительно ли то или иное юридическое лицо создано, т.е. обладает необходимой правоспособностью, чтобы быть участником сделок. А сведения реестра о лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица, в значительной степени снижают риск заключения договора неуполномоченным лицом.
Необходимо учитывать, что в соответствии с п. 89 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н, годовая бухгалтерская отчетность организации является открытой для заинтересованных пользователей: банков, инвесторов, кредиторов, покупателей, поставщиков и других, которые могут ознакомиться с годовой бухгалтерской отчетностью и получать ее копии с возмещением затрат на копирование. Организация должна обеспечить возможность для заинтересованных пользователей ознакомиться с бухгалтерской отчетностью.
Таким образом, по нашему мнению, организация не вправе отказать своему контрагенту, обратившемуся с соответствующим запросом, в предоставлении годовой бухгалтерской отчетности.
В тоже время обращаем внимание, что речь в указанной норме идет именно о годовой отчетности, а не об отчетности на последнюю отчетную дату. Предоставлять ли бухгалтерскую отчетность на последнюю отчетную дату, организация вправе решать самостоятельно.
При этом контрагент вправе обратиться за предоставлением годовой бухгалтерской отчетности также в органы статистики. В соответствии с п. 5.10 постановления Правительства РФ от 02.06.2008 N 420 «О Федеральной службе государственной статистики» в обязанности Росстата входит обеспечение заинтересованных пользователей данными бухгалтерской отчетности юридических лиц, осуществляющих свою деятельность на территории РФ. Предоставление бухгалтерской отчетности заинтересованным пользователям производится на платной основе по договору (п. 3 постановления Правительства РФ от 21.04.1995 N 399 «О совершенствовании информационной системы представления бухгалтерской отчетности»).
Отметим также, что иногда организации просят от своих контрагентов копии паспортов, например, генерального директора, подписывающего договор от имени общества. В этой связи необходимо учитывать, что они содержат персональные данные указанных лиц, а передача таких данных является обработкой (распространением) персональных данных в соответствии со ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ). Обработка персональных данных может осуществляться в рассматриваемой ситуации только с письменного согласия субъектов персональных данных (ст. 6, 9 Закона N 152-ФЗ), которое должно включать в себя ряд обязательных реквизитов, указанных в п. 4 ст. 9 Закона N 152-ФЗ. Поэтому организация не вправе предоставлять копии паспортов без согласия их владельцев.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Бахтина Анастасия

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат юридических наук Кузьмина Анна

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *