Архив личных дел уволенных работников

Что такое личное дело сотрудника

Личное дело – это совокупность всей документации, касающейся определенного человека. Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке. Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован (за исключением государственных учреждений), поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать. Также список документов, зависит от специфики работы либо категории сотрудника.

Личное дело состоит из следующих бумаг, оригиналов либо копий:

  • копии основных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом и т.д.);
  • документы, с помощью которых оформляется прием на должность (заявление о приеме, копии приказов по личному составу, трудовой договор и т.д.);
  • документы, образующиеся в ходе трудовой деятельности (приказы о наказании, поощрении, повышение квалификации и т.д.);
  • прочие бумаги (медкомиссии, удостоверения, дающие право на льготы и т.д.)
  • документы, которыми оформляется расторжение трудовых отношений (заявление, копия приказа, служебное расследование и т.д.).

Важно! Трудовую книжку нельзя держать вместе с прочими бумагами личного дела, так как правила и место ее хранения определено на законодательном уровне.

Опись документов в личном деле работника: бланк

Поскольку законодательные акты не обязывают работодателей вести такой документ, как опись в личное дело, бланк может быть разработан ими самостоятельно. Либо можно использовать бланк, который находится в Приложении 10 к Правилам работы архивов.

В нее записывается следующая информация:

  • Номер по порядку;
  • Индекс документа, его можно взять в номенклатуре дел. Данный реквизит не обязателен для бумаг обычных организаций, поэтому в самостоятельно разработанном образце данная колонка может отсутствовать;
  • Дата документа, указывают ту дату, когда он попал в личное дело;
  • Название документа;
  • Номера листов. Здесь указывается, какой лист занимает та или иная бумага в деле. Например, копия диплома — лист 1, копия паспорта — листы 2-4, копия приказа о расторжении договора — лист 5 и т.д.
  • Примечание. В этой колонке ставятся пометки об особенностях документа (срок медкомиссии истекает в 2018 году) или о его передвижениях (личная карточка Т-2 изъята для проверки).
  • В конце указывается общее количество бумаг (по их наименованиям) и сколько листов находится в деле.

Законченная опись заверяется подписью составившего его сотрудника, в отдельных случаях, также проставляется гриф утверждения руководства.

Опись документов личного дела образец

Скачать бланк, одобренный решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, можно ниже.

Совет 1: Как оформить дела при сдаче в архив

В соответствии со статьей 17 Федерального закона 125-Ф3, дела уволившихся работников подлежат передаче в архив. Перед сдачей документов их нужно подшить, пронумеровать, произвести опись и оформить обложку. Делать это должен уполномоченный работник отдела кадров.
Вам понадобится

  • – папка;
  • – все документы;
  • – карандаш;
  • – опись;
  • – сдаточная опись.

Инструкция

1. Для передачи дела уволившегося работника в архив разложите документы в обратном хронологическом порядке. Это обозначает, что при трудоустройстве вы составляли личное дело, первым листом которого являлось заявление о приеме на работу. При передаче дела в архив первым листом будет заявление об увольнение.
2. Подшивая личное дело работника, единовременно составляйте опись подшиваемых документов. В личное дело для передачи в архив подшейте все имеющиеся документы: анкету либо резюме, копии документов об образовании, копии приказов о приеме на работу, увольнении и иных приказов, которые издавались в процессе работы работника. Это могут быть приказы о возрастании либо понижении зарплаты, о переводе, об исполнении дополнительных обязанностей и т.д. Также приложите все справки, которые когда-либо предъявлял работник в вашу организацию, копию трудового договора, добавочные соглашения, нормативные акты, относящиеся к работе работника.
3. Подшейте дело в папку скоросшивателем, пронумеруйте все листы в правом верхнем углу. Делать это нужно простым карандашом. Сверху подшейте опись, подпишите папку, поставьте буквенный код по исходной букве фамилии работника, а также на переплете папки огромными цифрами год увольнения с вашего предприятия.
4. Контроль года увольнения вы можете проводить по одному работнику либо по нескольким, уволившимся в один год. Если вы проводите контроль по нескольким работникам, то сложите все папки личных дел в одну всеобщую папку и подпишите год увольнения на переплете. В одной папке дозволено беречь не больше 250 листов. Всякое комплексное дело формируйте не только по году увольнения, но и по алфавиту фамилий.
5. При передаче всех дел в архив составьте сдаточную опись. В первой графе укажите порядковые номера дел, во 2-й индексы всех дел по номенклатуре. Третья графа заполняется по названию заголовков, четвертая – по датам, пятая – по числу листов, шестая – по срокам хранения, седьмую графу вы можете заполнить, если имеются примечания либо дополнения.

Совет 2: Как сдать документы в архив

Подготовка и сдача дел в архив – неотделимая часть документооборота. Их оформление начинается в организации с момента заведения документов, а заканчивается передачей в архив по окончании календарного года либо сроков хранения. В некоторых случаях дела хранятся дольше одного года. К ним относятся, скажем, документы , касающиеся кадрового учета.

1. Дабы процедура сдачи дел в архив не заняла много времени, следует соблюдать правила их оформления во время нынешнего документооборота. При передаче дел в архив на непрерывное либо временное хранение надобно сброшюровать документы , пронумеровать листы, оформить заключительную надпись, если это предусмотрено рабочими инструкциями, а также составить внутреннюю опись.
2. При этом на титульном листе сдаваемого в архив дела указывается название организации либо предприятия, индекс в соответствии с номенклатурой дел, отмечается дата открытия и закрытия дела, а также срок хранения.
3. Документы, подлежащие сдаче в архив , подшиваются в отдельную папку с твердой обложкой. Если документ имеет специальную ценность, его, как водится, не прошивают, а вкладывают в файл либо конверт и прилагают к делу. В конце прошитого и пронумерованного дела помещается заверительный лист, а в начале – внутренняя опись. При этом толщина дела не должна превышать 40 мм, а число листов не должно быть больше 250.
4. На дела, которые хранятся в архив е непрерывно, а также временно, но не менее 10 лет, составляется опись для передачи дел в архив . При этом на документы , которые имеют отношение к кадровому учету, составляется отдельная опись. В нее вносятся названия дел, всему из которых присваивается порядковый номер, а также указывается номенклатурный шифр. Описи делаются в 2-х экземплярах, если дела остаются в архив е организации. Если дела подлежат передаче в государственный архив , экземпляров должно быть четыре.
5. Дела, которые подлежат хранению позже их заключения менее 10 лет, могут сдаваться в архив по усмотрению начальства организации. Надобность сдачи дел будет зависеть от загруженности архив а, частоты обращения к ветхим документам и т.д.

Совет 3: Как оформлять личное дело для архива

Собственные дела всех уволившихся и вышедших на пенсионную выплату работников нужно отправить для хранения в архив (статья № 17 Федерального закона № 125-Ф3). Коллега отдела кадров обязан подготовить папки с документами и передать их уполномоченному работнику архива из рук в руки.

Вам понадобится

  • – папки;
  • – скоросшиватель;
  • – карандаш;
  • – опись;
  • – передаточная опись.

1. Перед сдачей личных дел в архив скрупулезно подготовьте все имеющиеся документы, которые остались в отделе кадров позже увольнения работников. Правом установлены определенные сроки, в которые необходимо поспеть передать собственные дела работников для архивного хранения. Они не обязаны превышать 12 месяцев позже состоявшегося увольнения.
2. Всякое личное дело разложите в обратном хронологическом порядке. Если при трудоустройстве первой страницей было заявление, написанное работником о приеме на работу, в архивных документах первой страницей будет заявление, написанное на увольнение.
3. Все листы, сложенные в надобном порядке, подшейте скоросшивателем, пронумеруйте по порядку. На отдельном листе сделайте опись. Под порядковым номером внесите в нее все скрепленные листы личного дела.
4. Опись прикрепите сверху всех страниц. Если вы оформляете личное дело по всякому работнику отдельно, разместите его в картонную папку, огромными печатными буквами напишите первую букву фамилии работника и год увольнения.
5. При передаче дел в архив возможно складывать несколько дел уволившихся работников в одну папку, но число листов в ней не должно превышать 250. В одну папку сложите дела уволившихся работников в один год, чьи фамилии начинаются на идентичную букву. Такое оформление личных дел почаще каждого применяется на огромных предприятиях, где в течение одного года проходит огромный поток кадров.
6. По каждому подготовленным делам составьте передаточную ведомость, которая имеет унифицированную форму. В графе №1 запишите порядковый номер всякого дела, в графе №2 – индекс всего дела по номенклатуре, №3 – название заголовков дел, №4 – даты, №5 – число передаваемых листов по всем делу отдельно, №6 – сроки хранения, №7 – дополнения либо имеющиеся примечания.
Обратите внимание!
Сроки архивного хранения документов составляют 75 лет.

Совет 4: Как оформить обложку дела

Согласно действующему праву РФ, личное дело заводится не на всех работников. Это требование непременно только в отношении государственных служащих. Тем не менее, во многих торговых организациях также существует сходственная практика, исключительно в отношении тех работников, которые занимают ответственные должности.

1. Личное дело работника представляет собой папку со всеми нужными документами (заявление о приеме на работу, анкета либо индивидуальный лист по учету кадров, биография либо резюме, копия приказа о приеме на работу, приказы о вознаграждениях и взысканиях и т.д.). Следственно для его составления снимите все нужные копии и возьмите у работника оригиналы.
2. Обложка личного дела должна составляться по форме, установленной ГОСТом 17914-72. Правда в текущее время (исключительно, в торговых организациях) это соблюдается не неизменно. Но во избежание недоразумений и задач с контролирующими инстанциями, нужно следить, дабы на обложке личного дела содержался нужный минимум информации.
3. В верхней правой части обложки укажите порядковый номер дела (традиционно – табельный номер). Именно под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (журнале) учета личных дел». В этой книге должна содержаться дальнейшая информация: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, а также дата постановки дела на контроль и дата снятия дела с учета.
4. В некоторых организациях, помимо порядкового (табельного) номера дела в правом верхнем углу обложки еще заполняют графы: «Фонд №____» и «Опись №____».
5. В средней части обложки напишите полное название организации. Скажем, «Социум с ограниченной ответственностью «Восток». Под ним сокращенное наименование организации: «ООО «Восток», а еще ниже – название структурного подразделения, где трудится работник. Скажем: «отдел снабжения». Под этими данными указывается: «Личное дело №…» – в соответствии с табельным номером, упомянутым в верхней правой части. Сразу следом за этим напишите фамилию, имя и отчество работника в именительном падеже.
6. В правом нижнем углу обложки личного дела обязаны быть такие записи:- «Дата начала»;- «Дата окончания»;- «На _____ листах»;- «Беречь _______».
Обратите внимание!
Срок хранения дела в всяком случае определяется действующим правом РФ.

Совет 5: Как оформить резюме

Работодатель при выборе соискателей на замещение вакансии выбирает проводить первичный отбор по резюме. Эта бумага представляет вас еще до собеседования, следственно резюме должно быть составлено так, дабы работодатель был убежден в полном соответствии ваших деловых качеств, умений и знаний требованиям свободной вакансии.

1. Перед составлением резюме нужно определить его отчетливую конструкцию. Прекрасно и положительно оформленный текст всякого документа класснее понимается и анализируется. Различные блоки информации обязаны описывать свою определенную тематику.
2. В начале резюме следует расположить собственные данные, включающие в себя полную информацию об имени, фамилии, отчестве, возрасте соискателя. Также обязаны быть указаны актуальные контактные данные.
3. Название должности, на которую вы претендуете, должна быть указана сразу позже личных данных. Тут нужно обратить внимание на полное совпадение названия вакансии, которое указывается работодателем, потому что ложное написание может оставить неправильное ощущение о резюме.
4. Дальше – информация о себе как о эксперте, всецело соответствующем данной вакансии. Приведите информацию о ваших познаниях и знаниях, а также основных навыках, которые являются особенно главными для приобретения работы.
5. Значимы информационные данные об образовании. Принято указывать учебные заведения и форму обучения в обратном порядке, начиная с последнего места учебы. Коротко сообщается о полном названии образовательного учреждения, о дате поступления и его окончания, а также о присвоенной квалификации.
6. Дальнейшим пунктом нужно расположить навык работы. Как водится, администратора по персоналу волнует информация о последних местах работы за период от пяти до десяти лет. При изложении навыка указывать информацию нужно определенно и коротко, а также желанно указать, помимо исполняемых ранее обязанностей, ваши достижения.
7. Добавочные данные указываются в основном только в том случае, если этого требует особенность грядущей работы. Такая информация может включать в себя: присутствие водительского удостоверения, владение зарубежными языками, навык работы с компьютерной и оргтехникой и так дальше. В дополнительных сведениях также допускается указывать короткую информацию о семейном расположении, об энергичных пристрастиях.
Обратите внимание!
Для комфорта ознакомления с данными соискателя рекомендуется размещение каждой информации на одном печатном листе. Нужно оформить резюме с поддержкой рассудительного и отлично читаемого шрифта на белом фоне (допускаются разные ясные цвета фона). Желанно применять форматирование текста для создания внешней его притягательности.
Полезный совет
При отправке резюме по электронной почте правилом отличного тона считается совпадение электронных адресов: адреса, с которого идет отправка сообщения и адреса, указанного в резюме в разделе контактных данных. Электронное сообщение должно содержать сопроводительный текст и приложенный файл с резюме, имеющий имя в виде вашей фамилии. В сопроводительном письме дозволено подчеркнуть свою увлеченность в вакансии и подготовленность к сотрудничеству.При составлении резюме зайдите на сайт полагаемого места работы и постарайтесь обнаружить информацию о предпочтительной его форме и требованиях, предъявляемых к оформлению.

Совет 6: Как оформить документы для сдачи в архив

Оформление документов для сдачи в архив осуществляется позже заключения года. Таким образом подготавливают документы к хранению в связи с установленными правилами. В зависимости от сроков хранения, а также ценности документов, дела оформляются всецело либо по упрощенной системе.

1. Составьте номенклатуру дел для документов временного хранения (до 10 лет включительно). Проверьте правильность образования дела (нет ли там документов с непрерывным сроком хранения). Дела оставьте на скоросшивателях, они обязаны быть классифицированы по номенклатуре дел и нумеровать их не требуется. В архив дела сдаются по номенклатуре дел.
2. Для дел долговременного хранения (свыше 10 лет)осуществляется:1. Переплет дела ( подшиваются в твердую папку либо обложку крепкой ниткой в четыре прокола либо могут быть переплетены).2. Нумерация листов (осуществляется черным графитным карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа).3. Составление заверительной надписи (указываете сколько подшито листов, имеются ли повреждения, подписываете и ставите дату).4. Составление внутренней описи документов (для дел с особенно дорогими документами, личных, судебных и следственных дел и др.). В конце описи укажите число документов в деле и число листов описи.5. Оформление всех реквизитов обложки дела (название учреждения, структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, срок хранения дела.
3. На документы непрерывного либо долговременного срока хранения составьте опись. Она должна включать в себя личный номер дела, а также раскрывать в заголовке дела его оглавление и состав. В описи также неукоснительно должен быть указан срок хранения дела. Укажите число дел и номер первого и последнего дела, поставьте подпись и дату. На дела по личному составу составляется отдельная опись.
4. Сдайте подготовленные дела в архив. Работник архива в вашем присутствии проверит по номенклатуре либо описи число дел, сделает заверительную надпись, подметит номера отсутствующих дел, поставит дату приема-передачи дел. Опись скрепляется подписями лиц, осуществившими прием-передачу дел.

Совет 7: Как оформить личное дело

Личное дело представляет собой общность документов, которые содержат данные о работнике с момента подписании приказа о приеме на работу до даты издания приказа об увольнении. В нашей стране в непременном порядке предусмотрено ведение личных дел только для государственных служащих. Впрочем множество предприятий и организаций выбирают упорядочить и рассматривать данные о работниках.

1. В личном деле, как водится, содержатся следующие данные о работнике: индивидуальный лист по учету кадров, копии документов об образовании, копия приказа и заявление о приеме на работу, трудовой договор, метаморфозы и дополнения к нему, документы об аттестации и возрастании квалификации, а также иные документы, которые нужны кадровой службе (копия свидетельства о завершении брака, о рождении детей, паспорта, военного билета и т.д.).
2. Личное дело всего работника оформляется в отдельную папку с картонной обложкой – скоросшиватель. На ней проставляется реквизиты: фамилия, имя, отчество работника, дата открытия дела. Позже увольнения работника личное дело закрывается. Документы в непременном порядке подлежат к сдаче в архив.
3. Закрытые собственные дела нумеруются, составляется внутренняя опись документов дела. Документы в папке собираются в хронологическом порядке – с момента поступления работника до даты увольнения. В такой же очередности составляется внутренняя опись. Нумерация листов описи отдельная от нумерации документов личного дела.
4. Собственные дела работников выдаются только начальнику либо иным лицам по распоряжению начальника, а также самому работнику. Информация, хранящаяся в личном деле, является конфиденциальной, а значит, не подлежит разглашению сторонним людям. Запрещается вносить метаморфозы в предыдущие документы личного дела, а также извлекать их.
5. В отделе кадров хранятся дела только нынче работающих работников. Документы уволенных работников передаются в архив. Там они хранятся 75 лет, а собственные дела начальников, руководящих, а также лиц, имеющих награды и степени, бессрочно.
Видео по теме

Совет 8: Какие обязанности у инспектора отдела по кадрам

Инспектор отдела кадров (администратор кадрового делопроизводства) относится к экспертам службы персонала. У него ответственная работа с документами, которая требует фактических навыков и безукоризненных познаний трудового права. За последние десятилетия возникло отчетливое разграничение функций инспектора отдела кадров и других экспертов службы персонала.

Основная обязанность инспектора отдела кадров – работа с документами. Было время, когда он занимался документооборотом, делопроизводством, проводил собеседования при приеме на работу, исполнял функции контролирующего органа по охране труда, на предприятии решал управленческие вопросы с начальниками отделов.Когда случилось разделение ролей между всеми работниками службы персонала, в должностной инструкции были прописаны обязанности, права и ответственность, которую несет инспектор по кадрам.Основательный подход к оформлению документов и проверка правильности их заполнения – вот что отличает опытного специалиста кадрового делопроизводства.

Кадровые документы
Документы по личному составу (трудовые договоры,
личные карточки сотрудников, лицевые карточки,
счета работников)
75 лет**
50 лет (75 лет – если оформлены
до 2003 года)*, **
Стр. 657, 658 перечня, утвержденного
приказом Минкультуры России от 25
августа 2010 № 558
Личные дела (заявления, копии приказов и выписки
из них, копии личных документов, листки по учету
кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)
На руководителей – постоянно
На сотрудников – 75 лет** либо
50 лет (75 лет – если оформлены
до 2003 года)*, **
Стр. 656 перечня, утвержденного
приказом Минкультуры России от 25
августа 2010 № 558
Табели (графики), журналы учета рабочего времени 5 лет (при тяжелых и опасных
условиях труда – 75 лет)
5 лет (при тяжелых и опасных
условиях труда – 50 лет; 75 лет –
если оформлены до 2003 года)*
Стр. 586 перечня, утвержденного
приказом Минкультуры России от 25
августа 2010 № 558
Правила трудового распорядка 1 год после замены их новыми Стр. 773 перечня, утвержденного
приказом Минкультуры России от 25
августа 2010 № 558
Графики предоставления отпусков 1 год Стр. 693 перечня, утвержденного
приказом Минкультуры России от 25
августа 2010 № 558
Штатные расписания и изменения к ним:
– по месту разработки или утверждения Постоянно Стр. 71 перечня, утвержденного
приказом Минкультуры России от 25
августа 2010 № 558
– в других организациях 3 года после замены новыми
Подлинные личные документы сотрудников
(трудовые книжки, дипломы, аттестаты,
удостоверения, свидетельства)
До востребования
(невостребованные – 75 лет)
До востребования
(невостребованные – 50 лет; 75 лет
– если оформлены до 2003 года)*
Стр. 664 перечня, утвержденного
приказом Минкультуры России от 25
августа 2010 № 558
Документы по командировкам (служебные задания,
отчеты, переписка), о командировании работников
5 лет (по долгосрочным
зарубежным командировкам – 10
лет)**
Стр. 669 перечня, утвержденного
приказом Минкультуры России от 25
августа 2010 № 558
Вид документа Срок хранения Основание
Командировочные удостоверения 5 лет после возвращения из
командировки (для
командированных в районы
Крайнего Севера и приравненных
к ним местностям – 75 лет)
5 лет после возвращения из
командировки (для
командированных в районы
Крайнего Севера и приравненных
к ним местностям – 50 лет; 75 лет –
если оформлены до 2003 года)*
Стр. 668 перечня, утвержденного
приказом Минкультуры России от 25
августа 2010 № 558
Документы о несчастных случаях на производстве 45 лет Ч. 6 ст. 230, ч. 2 ст. 230.1 ТК РФ
Документы по ККТ
Кассовый чек и бланк строгой отчетности 6 месяцев со дня их выдачи на
бумажном носителе
П. 8 ст. 4.7 Закона от 22 мая 2003 №
54-ФЗ
Книга кассира-операциониста и другие документы,
подтверждающие проведение денежных расчетов с
покупателями
5 лет после отчетного года Ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 №
402-ФЗ
* Сроки хранения кадровых документов, которые установлены приказом
Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558, должны быть приведены
в соответствие со статьей 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. То
есть если документы были созданы до 2003 года, они должны храниться
75 лет со дня создания. Если начиная с 2003 года – 50 лет со дня
создания.
** Часть документов нужно хранить постоянно.

После увольнения сотрудников на предприятии в отделе кадров должны знать, как правильно и в течение какого времени следует сохранять документы. Организуют процесс хранения личных дел рабочих, покинувших организацию, не по их фамилии, имени, отчеству, а по порядку согласно датам составления приказов. Далее их аккуратно сшивают за год по номерам, прикладывают опись и передают в архив личных дел уволенных работников с распределением по годам.

Систематизация хранения

По инструкции сдать в архив можно только подлинники документов. Ксерокопии разрешается оставлять в виде приложений к приказам на приём, увольнение или перемещение. Хранить личные карточки рабочих следует по правилам:

  • Карточки на бывших работников ведутся на бумаге.
  • Их складывают в папки с дальнейшей нумерацией и прошивкой.
  • На обложке любой созданной папки ставятся номера и число имеющихся в ней дел.
  • В отделе кадров можно хранить карточки сотрудников, работающих по настоящее время.
  • Все личные карточки уволенных из организации служащих кадровик сдаёт в архив и хранит их по датам, а внутри дат распределяет по алфавиту.

Хранение организовывают в специальных шкафах, чтобы уберечь от воздействия огня и влаги.

Законодательством установлено время, за которое документы положено сохранять. Главные правила утверждены ещё в феврале 2002 года Коллегией Росархива.

Правила создания архивного фонда на бумаги с периодом хранения менее десяти лет не распространяются. Личные дела уволенных граждан хранят следующим образом:

  • Трудовые договоры, карточки и личные дела сберегают 75 лет.
  • Данные о приёме и перемещении — 5 лет.
  • Анкеты — не менее 12 месяцев.
  • Выписки из отчётов — 75 лет.
  • Списки работников — также 75 лет.
  • Информативные данные о тарифах и окладах — 10 лет.
  • Акты учёта трудовых книжек — 36 месяцев.
  • Заявления на замещения сохраняют 3 года.

Дела уволенных работников передают в архив. Оформление их происходит после окончания года. В зависимости от времени хранения и ценности документов дела можно оформить полностью или по упрощённой схеме. Документы руководителей, управляющих и лиц, имеющих степени и награды, хранятся бессрочно, тогда как личные карточки уволенных работников, не занимающих руководящих должностей, хранятся 75 лет.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *